谈如何做好建设工程项目监理的信息管理工作

杨 海 平

(山西省煤炭建设监理有限公司，山西 太原 030006)

谈如何做好建设工程项目监理的信息管理工作

杨 海 平

(山西省煤炭建设监理有限公司，山西 太原 030006)

分析了建设工程项目监理信息管理的重要性，对信息资料管理存在的施工单位重施工轻统计、数据虚假、不完整等问题进行了详细论述，并提出了有效的资料管理措施，以确保工程项目监理信息资料的准确性及实用性。

建设工程项目，信息，资料管理，监理

工程项目信息管理在施工项目的进度、质量、投资、安全、现场的监督管理过程中对信息资料进行收集、加工整理、储存、传递与应用等一系列工作。在建设工程项目监理工作中，信息资料的管理是重要环节。下面就建设工程施工阶段监理单位如何做好工程项目的信息管理工作谈谈体会。

1 信息管理的重要性

信息管理在工程建设中具有十分重要的作用，是检验工程建设目标是否得以实现的直观体现，特别是随着信息化管理精细化的不断提高，在项目的具体实施过程中加强对项目工程信息的收集、加工和整理议案尤为重要。快速有效地梳理和整合有用的信息资源，从而使整理好的信息数据为工程建设决策者提供有力的数据依据，使领导能直观有效的利用这些信息资源进行项目决策并确定项目目标要实现的标准。在工程的施工阶段监理工程师也是利用收集信息和整理加工信息来管理项目建设的方方面面和协调各种关系，促使项目管理目标的实现，同时也把整理好的信息资源提供给建设单位等参建各方，以便建设单位及时调整和优化工程建设方案，有效地保证建设项目目标的顺利实现。

监理工程师在工程建设实施阶段，主要工作内容为“三控制、两管理、一协调”。而这个工作内容目标的实现恰恰是由监理工程师在平时工作中，收集和加工整理的包括基础资料、质保资料(主要材料的出厂证明材料和出厂试验报告以及通过具有相应资质的检测单位的专业检测与其提供的监测数据)、施工单位的报验资料(主要包括施工单位的自检结果等)、监理单位日常的巡检抽查记录、监理日记、工程师通知单等信息资料来实现的，而监理工程师对工程项目最终的质量评估则是依据上述信息资料，经过综合分析得出的结论。因此信息资料的收集、记录整理和分析是监理工作的重点，也是衡量监理工作效果的重要依据，同时为工程评估验收提供了有效的资料依据。因此，在工程建设项目实施过程中信息管理的重要性显而易见。而建设工程的信息管理工作，作为反映工程项目施工、生产活动、完成计划、信息反馈的工具，在工程项目管理中同样发挥着巨大的作用，不仅反映生产指标，而且能够反映经济指标，是经济核算的基础。按照规定的统计制度，对工程信息进行分析，为准确及时把握建设投资的趋势、结构和效益，有效监控投资建设和投资的安全性，及时发现问题，改进管理措施，保证工程建设的顺利进行，提供了重要的基础数据支撑。

2 建设工程信息资料管理现状与存在的问题

目前建设工程项目信息管理层次为：建设单位—监理单位—施工单位。虽然建设单位对工程信息管理负总责，是工程建设的核心，但对于工程项目的信息资料管理来说，监理单位是受建设单位委托，对建设工程实行监督管理，监理信息直接接触施工一线，所以信息数据来源可靠，建设单位对工程信息资料的来源是依靠监理的，而施工单位是收集工程信息资料的第一线。但是在工程实施过程中，信息资料的数据收集和管理还存在一些问题，主要表现如下。

2.1 施工单位重施工轻统计

信息资料管理工作就是在工程建设过程中对施工的信息资料进行收集、整理和保存工作，而工程验收时，如果工程资料不合格，即可视为工程质量不合格，因此显得尤为重要，但是施工单位一般都不配备专业信息统计人员，未建立有效的数据质量控制体系和质量保障体系。竣工验收资料中常常出现分部分项工程验收签证日期与实际施工日期不符，比如现场进行隐蔽工程施工后，没有立即填写隐蔽工程验收记录表内的验收日期，造成其与实际验收日期不符，这些资料往往是为了通过竣工验收而补办的施工资料。

2.2 信息数据存在虚假现象

在工程项目立项阶段也没有按有关要求及时将项目的有关情况如实公开，如项目建设目的、意义、目标、可能产生的社会和环境影响、投资估算、移民政策、补偿补助标准、环境影响等内容。由于现阶段边设计、边报建、边施工的“三边”工程现象严重，往往许多工程已经建设过半甚至已经建设完成才补资料，虽然在施工过程中有一些简单的资料，但均不能真实反映工程施工过程中的实际情况，所以就出现了虚假的数据，从而造成监理资料不真实。而在具体实施中，施工目标的实现常受各种因素的影响，而监理单位本着为建设单位服务为主宗旨，报送资料也就因建设单位的意愿而不真实。

2.3 信息资料的数据前后矛盾，存在逻辑性的错误

这种情况在资料填写日期上显得尤为突出，在具体的施工过程中施工单位、监理单位等参建各方为了以后更改资料方便，日期一般都不填写，但往往在填写日期时出现前后不一、互相矛盾的情况，使之失去逻辑性。另外在有设计变更要求的项目上在本期报送的数据较上期小或项目内容变更，前后报送数据不合逻辑，各个数据、项目之间相互矛盾，变更批复后，批复内容和报请变更的内容不完全相符，而统计人员按进度早已将数据报送上级，如果再按变更批复调整数据就会出现本期报告数据小于上期数据的现象。

2.4 信息资料存在数据短缺、不完整现象严重

在施工过程中由于建设单位、施工单位、监理单位等参建各方均不同程度存在人员更换现象，施工资料的接替过程中或多或少存在丢失和数据不完整现象，就不可能真实的反映施工过程的全貌，也就难以正确记录施工项目进展情况，从而对整个工程的目标实现做出错误的判定。另外由于现实工程项目实施过程中，只注重施工过程的信息资料收集和整理，往往造成施工前期准备、费用、临时工程、环境等内容的缺失，而施工前期赔偿由于项目迫于当地群众的干扰不能按时完成，而施工前期准备、临时工程、环境等内容只有根据监理日志或建设单位的一些记录等记载来补充信息资料的数据，因此信息资料存在数据短缺和不完整现象。

2.5 信息数据资料互不相通

实际工作有时存在沟通不及时，比如施工合同、设计、施工图，监理工作中的来往通知、会议纪要等。特别是施工人员，各人手中的一些资料互不相通，使得监理员手中缺乏基础资料。因此，基础资料的缺乏增加了信息资料的动态管理的难度。

3 如何做好建设工程的信息资料管理

目前，建设工程管理体制是实行项目法人负责制，因此能否做好建设工程的信息资料管理工作，项目法人是关键，也就是说施工单位项目经理和监理单位项目总监理工程师必须对工程建设有统一的认识，在监理单位和施工单位统一组织、协调和监督下确保在工程完工时施工单位的技术资料规范和不欠缺，监理就能得到准确的基础信息资料。因此，只有监理做好信息资料的管理，才能最大程度地满足建设单位项目管理的要求。

3.1 加强组织领导，完善高效的运行管理制度

加强组织领导，实行总监理工程师负责制，建立完善高效的运行管理制度，实行集中管理与分级分工负责制相结合，分清工作范围和责任，勤于检查督促和奖励，才能保证资料的连续、准确、完整及安全性，并按图1所示的流程处理和整理资料。

另外，监理单位要对从事信息资料管理工作的人员进行定期考核，把信息资料的适时提供及资料的质量作为考核的一项重要内容。

3.2 要做好工程施工过程中信息资料的收集和整理

3.2.1 信息资料的收集

信息资料是对建设活动的真实记载，是对现场进行观测、计量取得的数据，是原始资料、过程资料，是工程参建各方质量责任的凭证，施工单位和监理单位都必须做好施工资料的收集和管理工作。监理和项目办要强调施工资料的重要性，交代有关施工情况、报验工作的程序和要求，必要时在工程例会上多次重申。众所周知，工程建设监理工作实行报验制，也就是说，在施工准备阶段一定要坚持报验且必须资料先行，监理工程师在报验的基础上核查各项施工资料真实性和有效性，并结合资料对实体工程质量进行检查评定。因此，加强信息资料的收集工作就显得尤为重要，根据笔者的经验认为具体要收集以下几方面的资料：

1)建设前期资料，包括工程建设前期相关的审批手续等；2)工程管理资料，包括施工管理资料(建设工程施工合同，开工报告等)、施工过程中报监理审批的各种报验报审表、单位(子单位)工程竣工验收资料等；3)工程技术资料，包括施工组织设计及施工方案、技术交底记录、设计变更等；4)质量控制资料，包括施工物资资料、施工记录资料、施工试验资料、过程验收资料等；5)工程竣工阶段的资料，包括各专业竣工图等；6)建设工程项目监理的记录。为规范原始资料，应建立原始记录制度，原始记录项目指标应包括建设投入的人工、机械等。根据统计任务的要求，还要对这些原始资料在审核、纠正错误差的基础上进行科学地加工整理、分组汇总，使之系统化、条理化，并按一定的要求制成表格反映建设活动的数量特征。从收集、整理的原始资料来看，不但可评估该监理人员的工作水平，也可评价建设单位统计人员的工作质量。因此，在工程项目施工的全过程中，还必须重视对施工资料的检查和收集整理。

3.2.2 信息资料的整理

信息资料在收集齐全以后，还需运用科学的手段进行整理，并对信息资料进行检索和传递，同时利用有效信息做好工程建设的“投资、进度、质量”三大控制以及合同管理的工作。对信息进行科学有效地整理，首先要对监理信息进行分类，按照工程建设三大目标控制的监理工作的内容可分为：施工管理资料信息、工程技术资料信息、质量控制资料信息、投资控制资料信息、进度控制资料信息、履行建设工程安全管理的信息、行政要务管理信息和有效协调参建各方关系的信息等方面；其次对监理信息进行加工处理：根据信息分类分别对监理信息进行检索和传递，按照国家有关规范和相关验评标准对信息资料进行分类整理并装订成册，以达到信息资料的有效利用。一套完整的工程信息资料好像一部工程建设电影能真实反映出工程建设的全过程，它既能反映工程建设施工过程中多方面的进展情况，又能让看的人从中借鉴经验，为提高工程建设水平提供有价值的参考，为监理工程师在进行质量评估时作出正确的判断提供可靠的依据。

3.3 要加强信息沟通，建立信息资料库

信息数据质量的问题主要产生在信息资料的收集、整理阶段，任何一个信息疏漏或沟通不及时都会影响整个工程项目的进展，在信息资料的管理过程中，要加强信息沟通，建立信息资料库，以检查工程各环节执行情况。因此在工程建设过程中加强沟通是做好信息管理工作的关键，通过加强沟通可以及时发现新的信息进行整理以及对发生变动的已有信息及时更正数据。沟通对象包括建设单位、设计单位、施工单位、材料设备供货单位等，只要是与建设工程项目相关联的单位，均应列入沟通对象，减少有效信息遗漏。需要注意的是，在项目建设启动开始，就应建立项目信息资料库的目录，并应在项目建设过程中及时补充，完善。信息管理不是单纯地罗列数据，如同点连成线，要有机结合，否则只是满纸涂鸦，毫无意义，也不是单纯的技巧和手段，数学技巧往往容易使人们对精确性和可靠性产生错误印象，一切要以科学分析为基础，建立资料信息库。通过建立合理的数据库体系，整合各类综合信息资料，实现各类基础数据资源的共享和充分利用，或使用信息管理系统，网站和网络服务器，进行项目重要信息的存储。

3.4 提高信息管理人员素质

提高信息管理人员素质是做好信息资料管理的关键环节，因此要求信息管理员要熟练掌握监理规范的内容，并能熟练按照规范要求管理资料。这样，工程项目竣工后就能留下一份真实全面的历史资料。

4 结语

在建设工程项目的管理中，信息资料的管理是至关重要的，在项目实施过程中，参建各方都有责任做好信息资料的收集和管理工作。信息资料管理的好坏直接影响项目建设目标能否顺利实现、信息资料管理水平的高低直接反映项目建设的水平。因此，加强建设工程项目监理的信息管理工作，充分发挥其作用，才能为建设工程领导决策提供丰富的建设工程建设信息和参考依据，这是所有建设监理工作者的责任。

On information management of construction engineering program inspection

Yang Haiping

(ShanxiCoalConstructionInspectionCo.,Ltd,Taiyuan030006,China)

The paper analyzes the importance for the inspection information management of construction engineering program, indicates some problems in the information document management of construction parties, including the neglecting of statistics, false and incomplete data, points out effective document management measures, so as to ensure the accuracy and practice of engineering program inspection information.

construction engineering program, information, document management, inspection

1009-6825(2015)02-0241-03

2014-11-05

杨海平(1970- )，男，教授级高级工程师

TU712.2

A