加强与完善高校办公室行政管理精细化的新思考

涂麟俊，丁　康(武汉大学 艺术学系，湖北 武汉　430072)

加强与完善高校办公室行政管理精细化的新思考

涂麟俊，丁康(武汉大学 艺术学系，湖北 武汉430072)

摘要〔〕高校是高等教育的基本场所，其主要功能为教学、研究、服务，教学、研究是树人的百年工作，其功能旨在教导、培养人才，其成效最不易评估，不似一般企业或机构，可由其生产效率、利润来评估其绩效；服务是高校行政的工作，其功能是在支持教学、研究，教学研究与服务是异质性的工作，本文将重点阐述如何加强与完善高校办公室行政管理精细化。

关键词〔〕高校；办公室；行政管理；精细化

中图分类号〔〕G647〔

文献标识码〕A〔

文章编号〕1009- 4733(2015)06- 0097- 03

doi:10.3969/j.issn.1009-4733.2015.06.025

[收稿日期]2015-06-04

[作者简介]涂麟俊，女，武汉大学艺术学系讲师，研究方向为公共管理。

一、引言

高校行政是教育行政的一部份，欲了解高校行政的意义，必须先了解行政一词的意义，行政即是公务的推行与处理，举凡政府机关或公务机构的业务，如何使其有效的加以推行，即是行政。社会的发展，科技的进步，赋予高校新的历史使命，高校必须置身于科学技术的前沿阵地。计算机网络、通讯技术和多媒体技术的迅速发展和广泛应用，既提高了办公效率和质量，又节省了工作人员大量脑力和体力劳动，也为管理的科学化、现代化建设创造了前所未有的有利客观条件[1]。

精细化管理是一种理念，一种文化。它源于发达国家(日本20世纪50年代)的一种企业管理理念，它是社会分工的精细化、服务质量的精细化对现代管理的必然要求，是建立在常规管理的基础上，并将常规管理引向深入的基本思想和管理模式，是一种以最大限度地减少管理所占用的资源和降低管理成本为主要目标的管理方式。推动教育改革，追求卓越、绩效的高校教育，有赖于高校行政的运作，提供适切的支持，协助师生的教学研究，激发学生学习潜能，做好行政服务的工作，以实现高校教育目标。因此，推展有品质观念的高校行政，应用开创性的观念，活化高校经营绩效，是高校行政改革应有的作法。21世纪教育环境的变迁，使高校行政改革形势将比以前更加严峻和具有挑战性，一方面须适应变动不居的社会需要，另一方面又须配合瞬息万变的时代需要，又要根据教育原则。高校事务日趋繁杂，如何应用此潮流的管理理论、企业经营理念，追求卓越的办学绩效，透过计划、组织、执行、查核、评鉴等处理过程，持续不断的改善，让高校组织发挥更大的行政效能，提升高校教育品质，确保国家的人力素质，掌握竞争的优势，促进社会繁荣进步，是当前高校行政改革应有的作法[3]。

二、当前高校办公室行政管理的现状

(一)高校办公室行政管理的内涵

高校办公室作为行政领导的综合管理机构，在高校管理系统中处于沟通上下、联系左右、连接内外，保证各项工作正常进行的枢纽位置。随着我国高等教育事业改革的不断深入和发展，学校的办学规模不断扩大，各种矛盾和问题层出不穷。办公室的地位和作用更显重要，任务日益加重，要求也越来越高，传统的管理系统已经不适应新形势的发展需要，管理创新势在必行。

从市场经济的观点而言，高校是教育的重要机构，教学、研究、服务是高校主要的工作。21世纪是顾客导向的世纪，面对汹涌而来的教育改革，追求卓越、绩效的教育品质，是高校机构应思考努力的方向。而高校行政工作是经由计划、执行、协调、查核、改善措施等历程处理高校一切事务，支持教学、研究的工作，追求行政效能，提升教学、研究成果，达成组织目标，因此，若将高校教育视为生产系统，并应用企业界的品质概念，将人力、物力、预算、社会资源等投入高校系统，经处理转化后产出符合教育目标也满足全体顾客需求的教育结果，其间过程概称为教育品质[2]。

(二)高校办公室行政管理存在的问题

1.行政职能定位不准确：我国教育行政发展，在政府、高校、家长和学者专家努力之下，已经建立一套相当不错的制度，但因社会变迁实在太快，很多教育行政作为不能及时赶上社会大众的需求，所以产生一些亟待解决的教育行政问题，比如，高校办公室行政管理过程中缺乏竞争力及经营意识，致使高校教育与社会需求脱节；高校办学用学生考试成绩来检定高校的效能，教育品质一直无法有效提升;高校教育只重视智育，不重视高校经营品质，致使高校整体发展有所偏差。

2.办公室的供给与需求的不平衡：高校办公室管理创新是一项系统工程，涉及到管理思想、管理方法和管理制度的创新，它并不是一次就能够完成的，而是不断地处在变革当中。同时，它也带来动态的不平衡——办公室的供给与需求的不平衡。创新的目的就是寻求一种能够平衡或发挥最佳效益的途径，从而维持健康高效的办公室管理。

3.服务意识不强：在普及型高等教育阶段，许多学生是延迟进入的，意指许多学生在具备工作经验后，才进入高等教育机构就读，或者许多是具有正职工作的兼职学生。这时强调“终身学习”的理念，重视生活体验与正规教育的结合，高等教育机构组成的性质呈现极度多样性，没有一定相同的水平，学生数并无限制性，社会与高等教育机构之间的界线渐渐淡化，高等教育权力及决策主体也渐渐交由到一般社会大众手上。

三、影响高校办公室行政管理效能的因素

(一)高校行政体制的影响

高等学校领导体制与办公室的管理职能密切相关，前者制约并决定着后者。长期以来，由于整个国家政治体制的原因，高等学校强调“一元化”领导，党政不分，党委包揽一切的现象严重。在党委和校长的关系上，党委是决策者，校长是执行者。与这种领导体制相适应，学校的党委办公室和校长办公室自然形成了各自的职能与工作重点。

(二)传统服务理念的影响

服务观念既是办公室基本的工作观念，也是最高层次的观念，因为它体现社会主义的人生观、价值观和公仆思想，反映着人际关系、公共关系的进步趋向。从管理的角度看，服务观念是管理活动中最活跃、最具有潜力的主体意识。在这种意义上，我们可以说，服务观念是一种现代的和科学的观念。

(三)行政管理思想的影响

改善教育品质及提升高校行政效能，新的发展契机是教育界开始去运用企业管理的理念，来改善高校教育的体系，期望化危机为转机，缔造教育成果的新气象，使国家在世界舞台上能继续保有优势与竞争力。高校必须应用开创性的观念，建构学习型组织，培养创新应变的能力，提升教职员知能；应用合宜的企业管理方法，激励组织成员全面参与，建立规划(Plan)、执行(Do)、查核(Check)、改善(Action)这一套PDCA流程管理的系统，持续不断的改进高校教育品质，实施评鉴，满足学生和家长的需求。有关学校行政领导阶层方面，负责学校组织规划，订定学校组织目标、质量、计划、标准作业程序。在实际执行方面，最了解高校行政处理流程运作的是基层人员，为追求组织执行绩效，学校领导阶层在规划、执行、查核、改善的行政流程运作中，宜对主任及组长层级作适度之授权，让他们能参与决策，激励员工士气，订定标准作业程序，自主管理，持续改善，提升执行效率和工作满意度，达到教育目标。这些都是相当重要的变革工作，也正是全面品质管理的精髓所在，对高校经营与管理，确有参考和应用的价值。然而，全面品质管理系统并非提升教育品质的万灵丹，需各成员对教育品质有共识和承诺，且身体力行，集思广益，领导者采用积极、权变性的行政领导，排除万难，才能彰显全面质量管理系统在高校行政组织应有的功效[4]。

四、加强与完善学校办公室行政管理精细化的新思路和新对策

(一)实施全面质量管理

TQM(Total Quality Management，全面质量管理)理念应用可全面性的推广，适用于任何机关团体、企业组织，各级学校，其应用TQM能提高经营绩效，减少成本支出，树立组织新形象，强化组织功能，促进组织体质突破，组织革新，组织再造，发挥组织的创意及竞争力。

1.全面参与：一个机构或组织，从校长至全校教职员所有人员全面参与，运用PDCA流程管理的方法，努力经营管理，提升高校行政效能。从非常同意到非常不同意，得分愈高者表示其对全面参与的认识感受程度愈强，得分愈低者表示其对全面品质管理的认识感受程度愈低，

2.流程管理：高校行政管理系统为了达到组织目标、顾客满意，运用规划、执行、查核、改善的PDCA管理循环手段，将输入资源经过流程管理的转化、处理转换为输出，以达到组织的效能。从非常同意到非常不同意，得分愈高者表示其对流程管理的认识感受程度愈强，得分愈低者表示其对流程管理的认识感受程度愈低[5]。

3.教育训练：品质管理是全面品质管理的基本知识，高校应提供一套完整的品管训练计划，增进组织成员品质管理、统计分析方法等相关知识，鼓励教师不断地自我学习，提升其科学管理的专业能力，并发展个人潜能。教育训练层面与学校行政效能、学校气氛、工作满意、学校建筑设备、校长领导等因子相关。

4.持续改善：高校行政必须持续不断地改进缺点，消除不良因素，做好每一项改善工作，才能维持教育品质于不坠之地。从非常同意到非常不同意，得分愈高者表示其对持续改善的认识感受程度愈强，得分愈低者表示其对持续改善的认识感受程度愈低。

(二)用制度推动办公室行政管理工作的持续健康运行

1.校长领导：是高校领导者藉着其人格特质、风范，运用领导行为，激励关怀部属，影响组织成员共同努力，创造温馨、专业的校园文化，以达成高校教育目标。从非常同意到非常不同意，得分愈高者表示其对校长领导的认识感受程度愈强，得分愈低者表示其对校长领导的认识感受程度愈低[6]。

2.行政绩效：高校行政系统，基于事先预防的品质观念，依据教育原则、顾客需求，运用PDCA流程管理的方法，高校成员全面参与，共同努力，持续改善，提升服务品质，有效率的处理高校事务。从非常同意到非常不同意，得分愈高者表示其对行政绩效感受程度愈强，得分愈低者表示其对行政绩效感受程度愈低。

3.工作满意：工作满意指高校成员对其工作本身、工作过程及工作结果有无得到满意的感觉，是高校成员个人对组织角色或工作情况之心理感觉程度。从非常同意到非常不同意，得分愈高者表示其对工作满意程度感受程度愈强，得分愈低者表示对工作满意程度感受程度愈低。

(三)强化办公室行政管理工作的规范运行

高校行政的主要工作是在安置高校的人、事、财、物及其它资源，透过计划、沟通、协调、组织等行政管理方法，加上其它专业管理方法，如：管理学的激励技术、哲学的理性化、管理科学的、未来学的管理知识，来达成资源、人力、物力、事物资源效率的高度发挥。环境中的资源、政治、竞争，都会影响高校组织内部的运作，高校组织从环境中获取人力、物资、经费等资源，将这些资源投入教育转化的历程，以产出学生成就、校长领导、教师成长、家长支持等效能[7]。

高校效能是指一所高校在各方面均有良好的绩效，它包括学生学习成就、校长领导、高校气氛、教学技巧和策略、高校文化和价值，教学技巧和策略、教师专业成长、以及社区家长支持等，因而能够达成高校所预定的目标。

总之，我国高校作为人才和信息的集散地，应尽快适应现代管理的迫切需求，努力提高办公自动化水平，加强与完善高校办公室行政管理精细化，高校办公室工作人员承担起促进教育科技事业发展和科学管理现代化的双重社会责任。

[参考文献]

[1]范宝祥，荣芳倩，李静. 加强高校办公室团队建设的思考[J]. 学校党建与思想教育，2014，20(5)：84-86.

[2]马臻. 在办公室工作的点滴体会[J]. 科技导报，2014，21(9)：90.

[3]裴森森. 地方高校二级学院办公室人员的角色冲突及调适[J]. 中国成人教育，2014，18(8)：73-74.

[4]谢千帆. 秉承高校优势，"走出去"工作攻坚求发展[J]. 出版广角，2014，16(3)：29.

[5]孔玫. 定位与作用：谈高校图书馆办公室工作[J]. 中国成人教育，2014，19(3)：78-79.

[6]陈卫安. 高校办公室档案服务保障及拓展研究[J]. 兰台世界，2013，29(11)：51-52.

[7]张伟锋. 试论高校办公效能发挥的影响因素及策略[J]. 教育与职业，2012，20(4)：172-173.

(责任编辑：胡乔)