计算机技术在档案管理中的应用浅析

陈健民

(福建水利电力职业技术学院, 福建永安366000)

计算机技术在档案管理中的应用浅析

陈健民

(福建水利电力职业技术学院, 福建永安366000)

如今计算机技术已经在社会生活各个领域中得到广泛的应用,在人们日常生活、工作与学习中起着越来越重要作用的工具和手段;而档案资料的信息化管理在各个领域也得到充分的重视,如何把计算机技术充分应用到档案管理工作中,提高档案工作管理水平,更好地提供利用、服务社会,并促进档案管理实现现代化、信息化、社会化的方向发展;在这发展过程中同时也不断伴随着一些问题的出现,如何解决这些问题的工作也在同步开展;主要就是针对计算机技术在档案管理中的应用进行探讨。

计算机技术; 档案管理; 应用研究; 现代化

随着信息成为知识经济时代最为重要的资源,人们对法律、政策、科技等社会信息的掌握和运用需求日益增长。档案资料作为忠实记录人类活动痕迹、有机地融合着这些信息并有着凭证作用的史料载体,在人们日常生活中发挥着越来越重要的作用,国家、社会对档案工作也越来越重视。如2013年3月15日福建省人力资源和社会保障厅、福建省财政厅联合发文《福建省解决未参保高龄职工老年生活保障和特殊困难人员基本医疗保险的实施办法》(闽人社文〔2013〕139号)后,各档案管理部门通过为我省大量符合条件的相关人员提供原始档案资料利用,给他们带来实实在在的切身利益。用户信息需求在制定档案信息开发政策和服务模式时显得尤为重要,如何利用计算机技术推进档案管理信息化,更好地将档案信息资源开发利用已成为档案界研究的中心课题。

一、计算机技术在档案管理中的重要作用

传统的档案管理一般仅以简单的人工或辅助工具对档案的实体进行管理,不够重视档案信息的开发利用,未将实体档案资料同步数字化处理归档,这样不方便人们的查阅利用且管理效率低下,已难以适应新形势的要求。计算机以系统管理、超大容量和运算快捷的特点改变了传统管理模式的状况,减少了大量简单、重复的人工劳动,骤增的电子文件得到及时收集、有效管理与开发利用,大大提高了工作效率,实现了科学保管、有效利用的目的。快速的网络信息传递、复印、缩微、激光扫描等技术,极大地方便人们对需求信息的获取,也为档案工作的创新提供了强有力的技术支持,减小了实体档案因频繁取出使用、外借造成的损坏或遗失可能性,彻底改变了档案工作完全靠人工管理的历史。

(一)档案管理的信息化

档案信息是社会信息系统中一种独特的资源,具有一定的职能性、凭证性、史料性等特点,有着信息价值及凭证价值。计算机技术、信息技术迅猛发展和广泛应用,还有数码相机、扫描仪等电子数码产品的普及应用,为档案的信息化科学管理和有效开发利用创造了前所未有的契机。计算机技术以存储量大、处理速度快、输出形式多样等特点进行档案信息的科学管理,比传统的人工管理模式更具有方便快捷的优势,可实现档案信息资源共享,实现档案安全管理并高效提供利用的目标。随着社会的发展,人们对档案信息利用的要求越来越高,这必将促使档案管理的信息化发展。

(二)储存信息的海量化

国家机构、社会组织以及个人形成的各种形式的档案资料,许多档案管理部门利用扫描、拍照等手段数字化后录入计算机与实体档案同步并行保管,特别是实现办公自动化(行政机关中大都叫做电子政务,企事业单位就大都叫OA)后产生了大量的电子文件,经过鉴定整理归档后这些信息形成了一个庞大的信息源,传统的档案载体发生了质的变化。而海量档案信息资源必须系统地进行存储管理,从而实现向社会提供高效率使用的初始目标,这些工作的完成则必须要借助计算机技术及设备等海量存储、快速运算及复杂的逻辑判断能力等来加以解决,甚至建成数字档案馆(室)或各种类型的计算机网站来实现现代化的档案管理模式。

(三)档案管理的自动化

传统的实体档案管理中,信息查阅利用只能通过人工操作,面对大量的电子文件涌现,其管理的效率很难提高。计算机以强大的逻辑判断能力,对文字与声像等的处理具有相当大的优势,能够实现档案信息的数字化、系统化、标准化管理,提高档案信息的管理及利用效率。档案管理编著过程中利用应用软件,可快速将需归档的电子资料根据档案管理要求进行分类编录储存,原先凌乱的信息得到系统化的整理。采用自动化办公模式后,还可将办理完成的文件资料实时整理归档。利用相应的管理软件按不同的要求进行检索利用,真正实现档案信息管理、检索等流程的自动化,方便信息资料提供利用。以前已开放的档案信息使用只能到档案管理部门单机检索,现在只要已经共享到开放性的网络上的档案信息资源,利用网络在任何一个地方都能进行检索,还可将不同文件进行比对使用,更高质量地满足不同的信息需求,实现真正意义上的资源共享。

二、计算机技术应用在档案管理中的问题

(一)计算机网络安全性过低

计算机技术应用于档案管理,在带来方便同时也存在一定的安全隐患。首先计算机软、硬件发生故障或损坏会造成保存的数据损坏丢失,其次网络安全问题也影响着计算机技术在档案管理当中的应用。虽然计算机用户端有防火墙及杀毒软件等安全防护措施,但对黑客、木马病毒等恶意非法入侵防不胜防。而档案又具有原始性、凭证性及真实性等特点,如果被恶意损坏或删改,很难再进行修复,致使档案的安全性和可靠性受到威胁。

(二)档案管理中对计算机技术的应用认识不清

目前有的单位工作重点还是放在实体档案管理上,仅把计算机当作是简单地给实体档案编目著录的辅助性工具,未同步建立与实体档案相并行的档案信息数据库。档案工作属于信息管理服务范畴,除保管档案实体延长其保存寿命维护历史真实面貌外,更重要任务是开发档案信息提供档案信息服务,随着工作对象的拓展、工作手段的更新,档案工作的现代化信息化管理才是发展方向。计算机在数据处理与信息管理方面又具有无与伦比的优势,为档案的信息化建设提供强大的技术支持。充分使用计算机与互联网等技术,实体档案与数字化档案的管理有机结合并进行有效开发利用,才能发挥它在档案事业中的积极作用。

(三)工作人员素质低

因为单位或个人不够重视的原因,档案管理人员仅愿意采用熟悉的传统人工管理方式,满足于会操作计算机,根本不重视档案信息的开发利用,知识结构老化,服务内容、技能单一。《档案法》也规定要“采用先进技术,实现档案管理的现代化”,如果仅凭原有的知识、技能、经验很难适应新技术应用的要求。档案工作者的专业知识仍然是档案信息化管理的基础,人员素质的提高和培养是关键所在。

三、加强计算机技术在档案管理中的应对对策

(一)加强计算机信息存储保管及利用的安全管理

针对档案安全管理问题,我国档案管理职能部门已经相应的在标准化以及科研方面作出大力度的支持,制定了一系列管理标准和安全防护技术措施来应对安全威胁,比如可以采用最成熟和应用最广泛的技术平台,选择用身份认证技术、安全加密技术、网络限制等方式,支持分不同的角色控制信息数据,采用横向和纵向结合的矩阵权限控制模式保证各种信息安全,有效地保护和利用档案信息资源;数据在传输过程和数据库中采用高加密技术来保证数据的安全性,防止数据丢失或被破坏;日常中应及时做好信息数据的安全备份工作。

(二)提高计算机技术在档案管理中应用水平

1.充分认识计算机技术的作用

要形成利用计算机对档案进行管理的意识,且相关部门要加大设备的投入。档案信息化管理包括信息数字化、数据格式标准化、管理模式自动化、提供利用便捷化等方面。计算机和网络等领域技术发展十分迅速,系统软、硬件将不断被更新,系统的可扩充性及版本的兼容性,直接影响着应用系统和用户需求的发展和功能的提升。因此,应当重视所选用硬件、管理软件等的高标准化程度和可扩展性,应当能很容易地适应调整、扩充和删减需求;另一方面,它还应具有与其它系统的接口能力,利用各系统功能之长,进行优势互补,这样才能为档案的信息化管理营造出良好环境。

2.重视技术创新,提升管理水平

管理中所用的硬件设备及操作系统、数据库产品、应用软件应选用先进及成熟的技术产品,应遵循统一的国家规范公文格式和交换接口标准,具有良好便捷的升级能力并不断进行技术创新。档案管理人员也需要有创新思维、重视创新管理,制定出可行的管理思想、管理方法来适应新技术的发展,不断地学习应用新技术,才能提升管理水平保证档案的科学管理。

3.完善档案管理的制度化

档案管理现代化不仅是先进设备的配置,还包括制度的现代化和质量管理的标准化,各级各类档案管理部门都应该制定相关的规章制度进行有序规范,保证档案管理在各个环节都做到有法可依、有章可循,保证档案资料得到系统完整地收集、保管,提高档案管理水平和安全地有效开发利用。

(三)重视人才的培养

要实现档案管理现代化,档案管理者必须具备相适应的管理能力,这就要求国家重视人才的培养。档案工作人员在管理工作中,不仅要具备档案专业知识,还要懂得现代化科学管理的内涵和特点,要经常参加专业技能和现代信息技术应用能力的培训,转变旧的思想观念自觉地不断更新自身的知识结构,熟练掌握档案专业新知识、新技术和培养创新性思维,有效利用现代工具开展工作,在创新中提高管理质量和效率。

计算机管理档案,不是各门类档案简单集中收集、录入,而是一项实现档案管理工作规范化、制度化、科学化的高标准系统工程,是档案工作人员的工作方向。随着社会的发展,档案存储量及利用率也会随之增加,未来计算机信息技术在档案管理中一定会更广泛、深层次地应用,其地位会越来越重要。档案工作人员要学习先进的管理知识、计算机应用等现代化技术并熟练运用,不断提高自身的素质,才能实现自动化、信息化的现代化档案管理目标。

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G270.7

A

1671-4733(2015)02-0078-03

10.3969/j.issn.1671-4733.2015.02.022

2015-03-15

陈建民(1974-),男,福建永安人,馆员,研究方向为档案管理,电话:13123058680。