高校档案功能的社会化利用

苏全玉

(潍坊学院，山东 潍坊 261061)

高校档案功能的社会化利用

苏全玉

(潍坊学院，山东 潍坊 261061)

高校档案信息服务的社会化是高校档案部门为满足社会各个领域社化会需求而产生的一种新型的快速有效服务。高校档案工作只有在拓展社会服务功能上下功夫,实现多方位的社会化服务,自身的档案管理功能才能得到快速发展。

一、高校档案信息服务社会化产生的原因

高科技经济的发展对各种信息的广泛需求的外部动力。社会经济结构的转变，造成我国由传统的经济发展模式向创新型经济发展模式转变。社会许多行业对高新技术和创新性人才展开激烈的争夺，而高新技术与创新型人才大多出自高等学校，社会自然会对高校的科研技术与人才抢先了解，争得先机，主要了解的信息：一是高校科研成杲转化为市场需求的可行性产品;二是高校优秀毕业生信息特别是创新型人才;三是高校毕业生工作后跟踪档案信息求证。

为社会提供最便利信息服务——内在动力。高校档案信息规范化优势。人才高度集中的高等学校，有很强的科研能力和信息收集、加工、处理能力。在开发档案信息资源的同时，所有信息资源规范化，这是开展社会化服务的重要保证；高校科研信息前瞻性优势。高等学校前瞻科研课题多，有众多优秀的科学文化成果，这些社会急需的很高价值的教学、科研档案信息,通过社会化服务后，对社会各部门学习、实验、研究时能发挥出巨大的作用；高校信息化平台优势。高校数字化信息平台逐步形成，为校内外信息资源共享提共了便利条件，这是档案信息服务社会化的可靠保证。

二、实现高校档案信息服务社会化的基本要求

一是服务优先要求。高校根据服务社会的需求规律，把档案信息对社会需求进行服务作为最高宗旨，真正发挥出高校档案信息应有的价值；二是查询与利用方便要求。高校有效的档案信息要做到面广、真实、快速，最大限度的方便社会利用者；三是档案信息全面性要求。高校档案要做到多层次多部门档案信息资源配置，社会有何种需求，档案信息就有对应共享；四是服务有偿的要求。高校在做好档案社会化服务的同时，对一些重要信息资源实行有偿提供，以利于档案信息社会化服务的良性发展。

三、实现高校档案信息服务社会化的具体措施

首先，把高校档案社会化服务理念放在首位。高校档案人员要在服务好本单位的教学、科研等各项工作的基础上，寻求高校档案工作满足社会的需求点，然后再开展全方位的社会化服务。

其次，高校档案社会化服务目标实行多样化。一要优化传统性质的服务项目，包括学历鉴定、复印服务、档案证明服务、档案代存代递服务；二要理顺服务方式，如服务时间是否合理、馆舍环境是否舒适、设备利用手续是否简化；三是高校的科研成果通过多渠道向社会推销，特到社会的认可，逐步转化成生产成果。

再次，增强高校档案网络平台实力，提供优质社会化服务。提供社会化服务的高校档案网络平台内容要面广有特色，主要包括学籍、学位论文、科研成果、学生成绩等档案数据库；扩大高校档案数字信息保有量，网上档案检索目录更为便捷、文件信息的可查率更加开放;实现高校档案信息的资源共享，重点要把知识含量较高的科研信息、科技成果等全部上网服务于社会。

第四，提升高校档案信息社会化服务的穿透力。要与政府相关部门、各级宣传部门、社会各类档案信息资源丰富部门实现强强联合，提升高校档案社会化服务的层次；与各级档案研究部门合作开展档案专题调研、编研、论坛等，提升高校档案服务社会化的质量；与各层次高校及社会各类档案拥有部门多方位合作，取长补短，提升高校档案社会化服务的影响面，为高校档案社会化服务争取到更多的机会。

第五，重视档案信息增值服务工作。要加大对档案信息内容的研究和开发力度,对已公布档案信息内容进行再研究和开发,努力提高档案信息资源开发利用的深度，为档案社会化服务增加后劲。

四、高校档案信息服务社会化的应注意的几个问题

一是市场需求定位问题。高校档案信息的社会化服务，最关键的一点是找准市场位置，尤其是是区分不同的服务对象，显得非常重要。

二是服务标准与收费问题。各地高校目前开展档案信息社会化服务项目各有特色，其服务项目没有统一标准，收费也是各自为政，要注意服务引起的纠纷问题。

三是高校档案有偿与无偿利用制度的问题。现行的学校档案管理制度与社会利用档案制度还没有完全统一，高校应当及时调整档案信息社会化服务制度，使高校档案社会化利用的经济与社会效益同时显现出来。

责任编辑：孙延波