云数据时代下的高校院系资料室的功能转变

摘要:从图书文献的专业化和系统化、资料室网络平台功能、灰色文献资源的开发、为师生提供专业化特色服务等几个方面入手，探讨在云数据时代下资料室功能应如何转变。

文献标识码: A

文章编号:1009-2714( 2015) 01-0061-03

doi:10．3969/j．issn．1009－2714．2015．01．014

收稿日期:2014—09—05

作者简介:方芳( 1980—　)，女，湖北黄石人，馆员，主要从事高校院系资料管理工作.

0　引言

云数据时代下，海量数据已经渗透到当今社会每一个行业和业务职能领域，成为重要的生产因素，从而引起人们的广泛关注。高校院系资料室是学校文献体系的重要组成部分，是学校院系教师进行教学和科研活动的重要场所，是衡量学校院系办学水平的重要标志。传统的资料室的作用也只是学校图书馆的一个补充和延伸，当人们在图书馆查阅不到相对专业的文献书籍时，才会想到去院系资料室查阅。随着网络时代的到来，几乎所有文献资料都可以在互联网上查到，人们可以足不出户就可以获取相关专业文献。因此，院系资料室单一提供文献查阅的功能几乎等同虚设。云数据时代下，资料室的功能该如何转变，资料室工作质量的好坏会直接影响到本院系教学、科研进程的发展与提高，也影响到院系教师为教学科研多出成果的愿望。下面对院系资料室的功能转变做些粗浅的探讨。

1　利用网络资源实现图书文献的专业化，系统化

由于院系图书经费的有限，不可能做到所有相关专业书籍都要购买，所有相关文献都要订阅，这样做也是不必要的。俗话说，“好钢用在刀刃上”，因此，院系资料室的藏书要突出专业特色，在某一特色专业方向上做到“人无我有，人有我全”。对一般的专业文献，可以充分利用网络资源，与校图书馆或相关专业院校实现资源共享。对于本专业的核心资料，尤其是目前还没有上网的相关文献期刊，一定要保证其系统性和完整性。同时既要注重收藏学科发展前沿和核心资料，又要注意收藏与本学科相关的交叉学科的文献。

2　发挥院系资料室网络平台功能

在大数据时代，通常人们获取信息资料的手段主要是通过网络。但是，时至今日，还没有发现国内哪所高校校园网上图书馆(或院系)的站点上设有院系资料室的链接，那院系资料室的作用又怎能发挥。因此，院系资料室网络平台建设尤为重要。利用自己占有的文献资源和网络信息资源进行深层次的分析、重组、整合。注意做到“不需大而全，只要深而精”。资料室网络平台的建设应提供以下基本资源: 1)本专业相关网站地址，为教研人员提供网址查询; 2)本专业特色的专业文献数据库(如学士学位论文库，科研成果库等) ; 3)印刷型纸质信息与网上信息通过分解、梳理、综合归类，编制成二次文献。

3　充分开发灰色文献资源

云数据时代，资料室不仅仅是提供查阅的功能，它同时还具有电子档案馆的作用，要充分开发灰色文献资源。这里的灰色文献主要包括文件档案(如教育厅批文，学校的发文，院级指定的规章制度等)，教务档案(如教学计划、教学大纲、教学进度，课程安排，中期检查等)，科研档案(如教师科研立项，发表论文，学校举办的学术研讨会论文及教师参加国内外学术会议带回的文献等)，教师个人业绩档案(如教师个人每学年的教学、科研工作量，教案，电子课件等)，学生档案(如历届毕业生的毕业论文，毕业设计，学生获奖情况等)。原先这些资料都是各相关人员分别保存自己职责范围的文件，如学校发文，归教学的教学保存，归科研的科研保存，教师查阅时甚至不知道向谁去要文件，经常因为没有及时看到文件而耽误了工作。通过对这些灰色文献的整理汇总，资源共享，可以极大地服务于师生的教与学。

4　为教研人员提供网上专项服务

网络环境下文献信息资源呈现出多元化分布，许多对教学、科研有重要参考利用价值的文献信息都分布在网络上不同的页面中，院系资料室应当根据本院系的教学、科研和学科建设需要开发重点学科导航库，利用资料室文献资源和网上信息，按统一分类标准，组成条目清晰、结构合理、著录规范的特色数据库，更好地为教研人员提供定题服务和跟踪服务。特别是对学科带头人，及时了解他们的文献信息需求，了解他们的科研进展情况，为他们建立科研档案，揣度他们对文献信息的现实需求和潜在需求。

开展联合参考咨询服务。参考咨询是读者向图书馆工作人员或其它专家提问并获得解答的一种信息服务方式，是图书馆服务的重要组成部分。由于网络技术的飞速发展，传统的面对面、电话、书信等参考咨询方式已转变为电子邮件、qq对话、手机短信、视频等在线咨询、互动咨询、可视咨询等数字参考咨询，这种形式的改变，为院系与院系、院系与校图书馆之间联合起来开展咨询服务创造了有利条件。

5　为学生提供专业化服务

信息素养是人能够批判地确认何时需要信息、并能够对信息进行检索、评价和有效利用的能力。信息素养的高低会影响一个大学生思想的更新或专业知识的更新。所以在信息社会中，大学生是否会利用收集信息，已成为衡量大学生的整体素养的重要组成部分。许多学生读了四年大学，还不懂得使用图书分类法，更不懂的使用图书馆网站上的免费数据库，最多会在百度文库中搜索资料，这导致学生在学科竞赛，科技创新活动，乃至撰写毕业论文时困难重重。因此，学院有必要培养学生信息素养。

培养学生的纸质信息获取能力。在新生入学时，不仅应该指导校图书馆的位置，更应了解本院系资料室的所在地，因为院系资料室有更多的本专业的最新文献。利用资料室一般设在教学楼的地理优势，主动引导学生阅读新书，了解学科动态。

提高学生文献检索能力。有条件开设文献检索课，没条件至少开设文献检索讲座，根据本院学科专业的特点，建立一套针对性强、教学形式和内容符合本院专业特点的文献检索模式。让学生了解基本的检索工具，本专业常用网站，常用数据库等相关知识，提高他们文献检索的综合运用能力，从而进一步提高学生的信息素质。