信息技术下的高校行政管理效能提升探究

林 晓

（南京航空航天大学,210000)

0 引言

效率是行政管理的永恒话题。随着现代信息技术的的高速发展，高校行政管理信息化建设取得长足的发展，大大提高了行政管理的效能和服务水平。但同时，信息技术下的高校行政管理也面临新的问题和挑战。如何正确认识信息技术给高校行政管理工作带来的作用，明确目前存在的问题，提出信息技术下进一步提升高校行政管理效能的有效策略，是我们值得认真思考的问题。

1 信息技术对高校行政管理效能提升的作用

1.1 为科学、准确的决策提供依据

高校管理者做出决策，需要在对大量数据的收集整理、分析判断的基础上完成，因此，数据的准确、科学、全面，是决策的有力保障。首先，信息技术的应用，最大限度的实现了校内资源的共享，管理决策者可以通过信息平台，全面了解各类所需信息，保证了信息的全面性；同时，信息从源头直接到达接收点，有效避免了因人为中转造成的信息丢失、失真，确保了信息的准确性和及时性，有利于行政管理者作出科学、准确的决策，提高了决策的可行性。

1.2 提高管理服务的效率，降低管理成本

首先，信息技术的应用，在全校范围内建立有效的网络系统，使得传统管理模式中机构垂直化，上下级之间沟通经过层层机构的状态得以改变，省略了中间管理机构的介入，信息的非增值环节被简化，上下级沟通、反馈渠道更为通畅，大大提高了工作效率。其次，信息技术的广泛使用，将高校行政管理中大量繁杂、琐碎的事务交给计算机处理，节约了人力成本，减少了重复劳动。此外，信息技术在教务管理、学生信息管理等方面的应用，极大的提高了课程设置、学籍管理、成绩查询、入学报到、毕业生离校等工作模块的服务信息化水平，充分展现了信息技术的优越性，提高了工作的效能。

1.3 最大限度的实现资源共享

信息技术的应用，最大限度的实现了信息资源在学校范围内、校内外网络之间以及其他数据库之间的互联，打破了因时间、空间、机构设置等因素造成的部门之间、院系之间、个人之间的壁垒，有效扩大了信息的使用范围，最大程度实现了资源的管理和共享，从而提升行政管理服务的水平和效能。

2 信息技术下目前高校行政管理工作中存在的问题

2.1 管理理念尚未与信息时代要求相适应

在高校行政管理理念层面，对信息技术为行政效能带来的变化已经有了较为清醒的认识，对高校行政管理信息化建设的重视程度也比较高。但因为受传统行政管理理念的影响，实际过程中，还没有将信息化建设上升为关系到学校建设发展的高度，只是将信息技术作为行政管理的一个辅助，缺乏全局意识和可持续发展观念。此外，由于长期的习惯影响，在不少行政管理人员特别是年纪稍长的管理人员中，利用现代信息技术提高工作效率的意识不强，建好的信息系统，由于使用者缺乏计算机应用的能力或应用能力不强，造成很多系统功能模块的闲置，没有充分发挥信息系统的作用。再者，管理人员缺乏大局意识，部门之间沟通不够，信息不够通畅，数据共享率不高。以上几方面都限制了信息技术在行政管理工作中进一步发挥作用。

2.2 相关配套制度尚未健全

信息技术在高校行政管理工作中的有效应用，需要良好的制度作为支持和保障。从目前实际情况来看，高校行政管理中的配套制度仍然不够健全，或者制度实施过程中，尚未严格执行。完善的制度建设应该包括管理制度和技术策略两个层面。管理制度不完善或执行力不强，会导致各行政部门之间沟通配合力不强；而技术策略的不完善，更会导致信息技术在行政管理中的应用失败，对信息技术效用的发挥带来负面影响，从而影响高校行政管理工作的效能。

2.3 队伍建设尚未达到行政管理信息化的要求

当前各高校并不缺少对信息化建设硬件设施的投入，但在管理人员队伍建设方面并没有足够重视。第一，管理者队伍中缺少既懂得教育管理又掌握一定现代信息技术的人才。第二，专业技术人员在管理者队伍中地位较低，流动频繁，积极性不高，人员交接时并没有将信息技术工作交代清楚，造成很多信息数据因人事变动而不可用，需要重建。第三，高校行政管理人员队伍人数众多，水平参差不齐，不少管理人员缺乏基本的计算机操作技术和信息素养，导致行政管理信息化的作用难以得到充分发挥。以上几方面原因，严重影响了高校行政管理信息化的进程。

3 信息技术下提升高校行政管理效能的策略

3.1 转变观念，思想上充分重视

高校行政管理信息化工作，是一个复杂的系统，涉及到体制建设、人员管理、基础设施建设等方方面面。要想充分发挥高校行政管理信息化的作用，首先应该转变思想观念，充分认识信息技术对行政管理效能提升的巨大作用，高度重视行政管理信息化建设工作，不断提高管理人员在信息技术应用方面的积极性和主动性。对信息化进程中出现的问题和困难不回避，不退缩，对信息化建设初期带来的不习惯能够积极去适应，从思想观念上建立起信息技术的应用意识。行政管理信息化建设不只是从上而下，而是上下一盘棋，全员参与，从根本上促进信息技术在高校行政管理工作中的应用和发展。

3.2 统一规划，做好顶层设计

高校行政管理信息化建设，是一个不断完善和发展的过程，需要从全局出发，根据其自身发展的规律，制定切实可行的发展战略和顶层设计。第一，注重规划的整体效应，高校行政管理工作涉及面广，业务众多，目前，各高校都建立了自己的校园网和信息系统，但多数单位和部门的信息系统是各自研发，甚至一个部门出现运行几套软件现象，导致重复建设和资源浪费以及信息交换不畅现象，需要站在全局高度，统一规划设计，建设综合集成的信息系统。第二，随着经济社会的发展，教育的政策导向变化，高校建设发展的目标也在发生变化，因此，高校行政管理信息化工作因根据学校整体建设和发展目标适时调整，更好的为促进学校发展服务。

3.3 保持技术先进性，确保信息安全

信息技术的更新换代非常快，在高校行政管理信息化建设工作中，要特别注意确保技术的先进性和可拓展性，及时对信息系统进行升级，确保其稳定运行。此外，高校要根据软件使用情况制定严格的维护规定，定期通过专业人员进行维护更新，保障系统健康运行。

3.4 加强制度建设，提供有力支撑

随着信息技术在高校行政管理中的应用向纵深发展，高校管理者需要及时加强相关配套制度的建设，在制度层面为高校行政管理信息化发展提供有力的支撑。唯有此，高校行政管理信息化建设才能走上良性发展的轨道，从而确立信息技术在高校行政管理工作中的重要地位，信息技术对提升高校行政管理工作效能的作用才能真正发挥。

3.5 加强人员培训，提升信息素养

“人”是高校行政管理信息化建设的一个核心因素。除了专业技术人员以外，广大行政管理人员的信息素养直接影响高校行政管理信息化建设的水平。加强行政管理人员的培训学习，提高信息素养，是高校信息化建设的一个重要内容，也是艰巨的任务。第一，要提高管理人员的信息意识，对信息技术保持一定的洞察力和敏感性，在工作中能够积极主动收集、利用各种有用信息，服务本职工作。第二，要掌握基本的信息知识，掌握计算机和网络技术的常识。第三，要提高管理人员的信息能力，包括信息搜集获取、评价选择、处理生成和运用协作的能力。通过培训学习，提高高校行政管理人员的信息素养，更好的适应教育信息化建设的要求。

5 结束语

高校行政管理效能可以反映一所高校行政管理的水平。现代信息技术介入高校行政管理工作系统，不仅有效优化了工作流程，提高了工作效率，降低了行政成本，而且为高校科学发展决策提供了有力依据。当然，在利用信息技术优化行政管理工作的过程中，还存在一些问题，高校应该采取积极有效的措施，促进信息技术与高校行政管理的深度融合，推动高校行政管理信息化可持续发展。

[1] 陈芬华.高校行政管理信息系统的若干问题研究[A].第六届全球华人计算机教育应用大会论文集.北京中央广播电视大学出版社.2002

[2] 张正伦.中国公众的科技素养[M]北京.中国科技出版社.1991

[3] 邓集文.网络技术的行政价值探微:基于生产力的视角[J].中南大学学报:社会科学版,2009