针对我国事业单位管理职能之档案管理工作的优化路径

王丽苹

摘 要：档案管理工作的开展虽不能直接生产物质财富或直接形成经济收益，但它却是事业单位管理系统中至关重要的组成部分，是一项服务性、管理性、政治性的工作，所以也是事业单位中信息系统的基石。为了更好地发挥档案管理在事业单位中的作用，开启探索档案管理工作的优化途径将具有重要的现实意义与参考价值。该文主要分析了事业单位内部管理职能分支的档案管理工作重要性，藉此提出了当前新形势下我国行政事业单位档案管理工作的优化路径，以期为档案事业有序发展提供助力。

关键词：事业单位 档案管理 优化工作 管理体系

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2014）12（B）-0210-01

1 事业单位内部管理之档案管理的重要性分析

档案管理在工作实践之中不仅具有当前的、现实的重要意义，同时也兼具着长远的历史内涵。具体档案管理重要作用分析如下。

其一，促进工作效率的提高。档案管理工作实现信息化处理的转变后，将过去的集中立卷改变为随时整理文件归档，将集中的工作量化为分散的工作量，同时随时拾遗补漏，确保档案资料不会形成存积，不仅能完成档案管理工作及时归档，还极大提升了信息检索的便利。此外，信息网络管理的推广与应用让新增文档资料的插入设置十分方便，档案管理员只需简单几步键盘操作，辅以修改档案目录即可完成项目增设。

其二，确保档案的原始性。用扫描仪和数码相机等电子设备将原资料文件直接扫描，档案完整进驻管理系统，便可以直接查看档案的电子格式文档，又能够直观地将原文无损呈现。

其三，提升档案整理与使用率。采取模糊检索、高级检索等细化辅助功能，能让档案管理与利用频率在保持高质量、高精度的基础上得到极大地提高。此外，借助网络设置专用VPN通道，还能够对异地档案进行远程管理与查阅，将档案管理功用覆盖直径无限扩大。

其四，增加信息保密等级。通过对档案管理将档案按照内容涉猎面的敏感程度、机密程度等进行明确的等级划定，将档案有针对性地建立防护墙，能够让保密档案得到一一相对的有效保护。同时，对每一查阅涉密档案的情况记录在案亦有利于事后跟踪追查责任归属。

2 新形势下行政事业单位档案管理的工作优化路径

（1）加大档案管理业务建设力度。档案管理工作的存在对于问题决策至关重要，在每一个事业单位中都应有举足轻重的地位。档案作为记录事业单位中珍贵历史的载体，加大对档案管理工作的建设力度，不仅可以记录下事业单位在不同时期所发生的变化，还可以为今后事业单位的建设提供前车之鉴。为了不断提高档案管理的水平，事业单位首先应要求相关管理人员在选择归档文件材料上，慎重辨识来源的可靠性，尽可能收集可靠且全面的资源信息。其次，管理人员自身必须严守管理制度，严格按照档案管理的标准进行整理归档，确保档案类别清晰规范，符合调阅习惯。最后，管理人员载明档案的具体情况应该做到记录完整，字迹规范。

（2）增强管理层人员自身认知能力。新时期优化我国事业单位档案管理工作，首先需要强化管理层从业人员对本职工作的认知能力及业务能力。其次，档案管理需要健全管理制度，即应加大法律法规的宣传力度，适时举办专业知识以及相关法规的培训活动，使得管理人员清晰明确各自职责，强化工作责任感以及管理意识。需要注意的是，在管理层人员的培训指导活动中可以适当穿插档案管理的发展历史，向其强调档案管理工作的重要性，使其意识到档案作为其他部门工作得以顺利开展的基础，是单位可持续发展的根基所在，从而调动档案管理层人员的工作积极性以及自豪感，继而推动管理工作取得实质进步。

（3）提高工作人员全面素质技能。素质技能是对从业人员具备多方面综合条件的能力体现，对于事业单位档案管理人员来说，素质技能的优劣常常会对档案管理工作的效率和水平产生影响。由此，为了更好地提高管理人员的工作进度，事业单位可以适时举办一些相关的进修活动以及宣传讲座，以达到不断提高工作人员素质技能的目的。该研究者者建议可以将档案管理人员的学习拆分为以下四个方面作为培训重点。

第一，事业单位应全面推广普及档案管理法律、法规宣传。比如通过讲座以及小组会议的模式，对与此相关的法律法规进行正面宣传，加深事业单位中档案管理人员的法律意识，防止档案管理人员作风不当，触犯法律底线，同时也鞭策管理人员努力做好自身工作。

第二，事业单位应积极做好观念纠正工作，让广大员工领导体会档案在单位各部组成中的重要地位，以提高档案管理人员档案意识，也使其认识到档案管理的重要性及其可能产生的巨大价值，确保档案管理工作能够依时、依事高效完成。

第三，事业单位应注重培养档案管理人员的现代技术操作能力，使得工作人员可以使用先进的计算机技术准确快速地处理档案管理工作中遇到的问题，节省档案管理工作的时间。

第四，事业单位还应注重档案管理人员业务能力和思想政治水平的考察工作。通过对管理人员的工作跟踪、考评以及理论知识的培训，挑选出合格的档案管理人员，在进行思想培训以及业务锻炼之后，筛选既具备档案管理工作相关的理论知识，又拥有广阔的知识面的人员留用档案管理岗。

（4）建立健全档案管理制度规范。“无规矩则不成方圆”，在任一单位的任何部门都需要建立完善的管理制度，档案管理工作也不例外。首先，为了档案管理工作更具规范性，事业单位应加大对《档案法》及其相关法律的教育指导力度，提高全体人员的基本法律意识，保证档案管理工作能够按照法律指引落实到根本。同时，在法律制度的基础上，档案部门还需要建设一个合理、科学的管理体系，从档案管理工作的基本内容开始，针对档案管理工作建立完善档案管理制度，进一步增强管理人员的责任感，将档案管理工作落到实处，发挥档案管理基石的作用，极大程度地促进了档案管理工作规范化的形成，为事业单位未来发展规划与年度计划更好地服务。

（5）推广现代化的档案管理手段。信息技术日新月异的当代，事业单位的档案管理工作应该适时融入现代化的管理手段，利用计算机技术实现档案管理的电子信息化，将档案资源储存在计算机之中，在进行资源分类、整理之后，构建出一个完整且稳定的档案管理系统，为今后档案资源提取、利用、查阅等省却手续，节约时间，提高档案使用与管理效率。实践中，现代化的档案管理手段，也确实让档案管理工作避免了多余资源的浪费，实现了提高档案管理的水平之余，也巩固了档案管理部门的重要地位。

参考文献

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