做好新时期水利工程档案管理工作探析

□张 颖

水利工程档案是水利技术基础资料，反映了水利工程建设的全过程。目前，国家正处在水利建设快速发展时期，我省也正在加快推进南水北调配套工程建设和引黄工程建设等工作，如何做好水利工程档案管理工作尤为重要。为此，必须加强水利工程档案管理，做好水利工程档案的收集、整理与归档工作，确保水利工程档案的全面性、真实性。

1.水利工程档案管理的重要性

水利工程档案是水利工程建设与管理工作中的一个重要组成部分，是提高工作质量和工作效率的必要条件，是维护历史真实面貌的一项重要工作。完整的水利工程档案是水利建设成果的历史记录，是未来水利建设重要的信息资源,是水利管理工作决策的重要依据。其在建设时期可以用来全面鉴定工程质量；在投入运行过程中，方便查明出现故障或事故的原因，可为追究事故责任提供依据；在未来利用中，为后人在水利工程使用、管理、运行、养护、维修、改建、重建、扩建等工作中提供必不可少的依据；在学术研究方面，可通过查阅档案，参考丰富、准确、可靠的历史资料，可以更好、更快、更经济地取得研究成果。科学规范的水利工程档案管理，是衡量单位档案管理水平的重要尺度，它能够真实地反映水利工程建设质量及水利工程的最终成果。

2.水利工程档案管理工作中存在的问题

2.1 水利工程档案管理意识较为淡薄

水利工程建设档案管理牵涉单位多,且各单位相互独立，而档案文件的收集整理工作又具有持续性。由于部分单位档案管理意识较淡薄,重视程度不够，档案管理规章制度不太健全，缺乏完善的约束机制，加上个别人员档案认识较为模糊，档案意识不强，在日常工作中不注意积累、收集保存资料，造成在建设过程中形成的资料未及时收集和妥善保管,档案资料不能及时移交和定期整理归档等问题。

2.2 水利工程档案管理与服务存在脱节现象

水利工程建设大都点多、面广、量大，在工程建设过程中，部分单位只注重文书档案的收集，而忽视声像、实物档案以及与工程有关资料的收集，导致个别档案资源损毁、流失或丢失，造成档案无法存档，影响了档案的系统性和完整性。

2.3 水利工程档案管理力量较为薄弱

由于水利工程建设时间长，人员变动频繁，各单位档案管理员一般由临时行政事务人员兼任，一般不具备档案管理专业知识，且大多数没有经过专门档案培训，有的档案员只掌握立卷归档的基本知识，对档案的全宗号、目录号、类别号、案卷号、保管期限混淆不清和目录索引不全，存在不懂不问、不会不学的现象，导致档案管理质量不够高，档案整理、管理混乱。使得部分档案难于查找，用时用不上，不能很好地为工作服务。

2.4 水利工程档案管理观念较为落后

由于缺乏专业档案管理人员，档案管理大部分是以手工管理为主，档案的收集、整理、编目、检索和查阅沿袭传统的手工模式，存在着重视纸质文件的归档,轻视电子文件的收集归档，纸质档案与电子文件档案未同步管理,致使档案管理质量较低，查找速度慢，使用效率低。

3.规范水利工程档案管理的几点看法

3.1 加强水利工程档案组织建设和制度建设

建立健全水利工程档案管理机构，提高对档案工作的重视程度，把档案管理纳入日常工作中，安排专人负责工程档案的具体管理工作。并根据国家法律法规,建立科学、合理、适用、可操作性强的档案管理制度,规范档案管理，完善档案工作职责。

3.2 强化水利工程档案基础管理

档案是利用的基础，为实现档案及时归档和案卷的真实性、完整性、准确性,自工程立项开工前就将档案工作列入议事日程，建立健全档案管理体系,并根据工程建设进展情况，做好档案事前介入、事中控制、事后把关各环节中。要从管理上保证档案的完整，做好档案的收集、归纳、整理、分类、鉴定工作，确保档案资料的保存价值。

3.3 提高水利工程档案管理人员综合素质

加强队伍建设,提高业务素质，一方面要配足档案人员,保证档案人员队伍的相对稳定。另一方面要加强档案管理培训,根据工作性质，对档案管理人员进行相关业务知识培训，使他们掌握档案管理方面的有关规定和要求,使之尽快做到业务熟练，具备档案专业知识水平，为水利工程档案管理工作奠定良好的基础。特别注意在水利工程档案管理人员变动时，做好档案交接工作，防止人员变动导致资料丢失现象。

3.4 建立电子档案管理系统

电子档案是信息时代的产物，是现代档案管理工作中不可回避的。因此，要加强水利工程档案信息化建设和管理，档案管理工作要尽快实现计算机管理模式。水利工程档案管理人员应及时将文件、图纸、资料等档案输入电脑转化为电子档案，随时为各部门提供更全面的信息资源。□