工程档案管理中的问题及对策

董梅

摘 要：最近几年，随着新技术新思路的发展，工程建设项目的各项管理都发生着不小的变化，工程档案也由最初的纸质化文件演变出无纸化电子文件，以适应计算机及网络技术的发展，从而实现高效率的信息传递。由于工程项目具有投资大、周期长、环节多、内外协作关系复杂等特点，因此工程档案管理虽投入大量人力物力，但要满足档案管理的三性要求：及时性、完整性和准确性，却并不容易[1]。做好工程档案管理工作是实现行业可持续发展的重要保障。

关键词：工程档案 存在问题 档案管理 档案文件 对策

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2015）11（a）-0135-02

最近几年，随着新技术新思路的发展，工程档案文件的形式也呈多样化，如文字、图表、图形、声像等，这就给档案管理工作带来了新挑战，也带来新的机遇。

1 工程档案的含义及意义

工程档案和工程建设相伴相生，它包括立项、审批、勘察、设计、施工、监督、管理、竣工等各个阶段，是对于国家和社会具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式的全部文件材料[2]，具有广泛性、复杂性、阶段性和多样性等特点[3]。

工程档案是一种信息资源，是工程建设整个过程和结果的真实反映。在工程建设过程中，会形成大量的文字、声像、图表等多种形式的资料，这些资料不管是纸质的还是电子的，都客观反映了工程建设中的勘察、施工、监理等活动过程，能为整个工程的建设、投产、预算、决算及审核提供重要依据。

另外，标准的、规范的工程档案资料有助于实现工程管理的标准化、高效化。众所周知，将制度和要求落实到基层，是保障公司良好运营的基础，而工程资料便是这一环节最好的执行手段。可以说，如果没有标准的档案资料，工程管理便存在极大的随意性，只是人治，还没有实现法制。

2 当前工程档案管理中存在的问题

2.1 内容混乱，缺乏统一的标准

首先，工程档案虽然包括多种形式， 如文字、图纸、图表、声像等，但何种文件究竟该通过何种形式表现，并没有相关详细的管理规定来进行规范。有些隐蔽工程的资料文字多，影像图片少，缺少有说服性的材料，难以使人信服，这就为真实反映建设项目的实际情况造成了障碍。同时，文件表现形式的不明确也导致很多档案分类的不明确，使档案产生形式混乱，并且造成了很多工程档案的重复生成，为日后的整理带来了不必要的麻烦。

此外，并没有详细的规定来规范和指导工程档案管理过程中的有效归档、真伪及价值大小的区分、档案内部关联性的辨别等， 这势必会影响工程档案的后期服务质量[4]。

2.2 档案资料管理没有实现真正的信息自动化

信息的自动化不仅仅体现在用电脑办公，这只是自动化办公及自动化管理工程档案的基础。

而要实现档案资料管理真正的信息自动化，则需要借助于相应的软件管理程序。目前，工程档案管理还缺乏统一的、适合工程档案管理人员使用的系统，某些公司的档案室虽然也使用了看似配套的档案管理系统，但只具有档案的归类、查询等简单功能，并不适合工程现场的使用[5]。

2.3 工程现场的档案资料容易缺失，不易保存

工程档案涉及到工程建设活动的各个阶段，因此涵盖范围较广，数量较多，在任何一个环节发生疏忽都有可能造成资料的丢失，而且档案在各个环节中经过多次传递和移交，最终到达档案人员手上，很可能已经缺失。

有些工程的档案资料在当时资料人员的努力下做得非常好，但如果缺乏必要的维护和日常管理，时间一长，可能会出现一些各种各样的问题，如办公软件版本不同，文件的格式要求不同，相关的设置不同，以及电脑病毒的感染等等。因此，文件在转换格式或在系统传递的过程中将会出现信息的缺失，甚至导致整个工程档案资料的彻底损毁。

专业的档案管理人才严重匮乏。目前，我国工程档案管理的从业人员普遍存在知识结构单一、专业能力不足等问题。有些公司在选配工程建设项目档案管理人员时，首选新参加工作的同志，其次选择工程技术人员。我们知道，懂工程的不一定懂档案，懂档案的也不一定懂工程。这些人员对管理工程档案工作比较陌生，缺乏相应的专业知识，甚至不了解相关的档案管理的常规要求。

3 解决工程档案管理问题的几点对策

3.1 加强法制建设，建立健全管理制度

首先应加大对《档案法》等档案法律法规的宣传力度，增强各个阶层工作人员对档案管理的意识。同时加大对地方性相关法律法规的宣传力度，使相关项目建设单位及有关部门从领导开始重视，认识到档案工作的重要性，从而在制度完善、人员选配、管理设备增添等方面认真对待，使之规范化，制度化。

应根据各单位实际情况，拟制工程档案资料管理制度标准，根据工程档案资料管理的有关法规制度，制定该单位工程档案资料的管理细则，严格按照细则管理档案归档工作。

对工程档案中的各种形式如文字形式、图纸形式、声像形式等有明确规定，做到有的放矢，避免产生重复档案。

要加强工程档案的依法治档，积极开展工程档案工作的执法检查，对工程档案的产生、收集、整理等环节进行严格的审查与监督，及时发现并解决工程档案管理中的问题，从而有效保证工程档案的质量，督促档案管理工作的落实。

3.2 做好档案管理的常规工作，确保基础措施的完善

（1）配备专职的档案管理工作人员，使档案管理专业化。一些重要的审批件和图纸既要进行纸质档案归档保管，又要实行电子档案归档保管机制，尤其是隐蔽工程必须有这些东西为佐证。一些工程档案不仅要有纸质和电子文件，同时还要保存声像和视频资料。此外，还应明确工程档案的份数和编号，以便于日后查阅和整理。这些都需要具有专业知识的人去完成，而非兼职人员所能做到的。

（2）严格原始文件管理，确保法律责任明确无误。为了保证档案资料的真实性和可靠性，应规定：需要由负责人签字的，必须由其本人签字，不允许代签。而由于特殊情况本人无法签字的，应写一份授权委托书，由受委托人代签，同时档案管理人员应连同授权委托书一并归档，以此保证档案资料的真实性、有效性及可追溯性。如果资料中有失误性的表达，应由责任人修改，并由责任人在修改处亲笔签字，同时注明修改日期。这样的制度，确保了档案管理工作更具有法律的责任性和严肃性。

（3）建立统筹管理体系，确保档案管理工作的有条不紊。由于工程档案涉及的范围比较广，业务环节比较复杂，这就要求在档案管理过程中要做到统筹安排，实行系统化管理。项目立项后首先要考虑文件材料的编制工作；项目开工后，要将文件编制的有关要求提供给施工单位，在管理过程中要建立档案室、项目档案科、施工档案管理人员三级档案管理体系，以便做到档案的跟踪收集和及时归档；项目验收时，要做好档案的及时核对，及时交接，及时验收，避免有缺项、漏项等问题的出现，真正做到四个同步：工程立项、开工与文件编制工作同步；施工进度与文件材料同步；项目竣工与文件材料整理归档同步；项目验收与档案接收同步。

4 结语

工程档案记录了整个建设项目实施的全过程，是国家和社会的宝贵财富，是至关重要的信息资源。因此我们需要及时总结档案管理中的经验，分析已经出现的问题，预测可能出现的新情况，提出行之有效的解决方案，不断改进、拓宽工作思路，这样才会使工程档案管理水平有新的跨越。

参考文献

[1] 杨建英.加强电力工程档案管理[J].华北电业，2006（4）：54-55.

[2] 李艳茹，徐英美.重视企业科技档案的管理和开发利用[J]. 黑龙江档案，2002（3）：32.

[3] 吴蓉.现代地铁工程档案管理之我见[J].陕西档案，2008（3）： 98-100.

[4] 刘梅.工程档案管理问题与对策研究[J].四川档案，2010（4）：46-47.

[5] 吴炜.基于 JSP+Mysql 技术构建工程资料管理系统[J].科技资讯，2010（27）：162.