高校固定资产信息化管理研究——以江苏省省属高校国有资产管理信息系统应用为例

徐惠强（无锡商业职业技术学院　资产与设备管理处，江苏无锡214153）

高校固定资产信息化管理研究
——以江苏省省属高校国有资产管理信息系统应用为例

徐惠强
（无锡商业职业技术学院资产与设备管理处，江苏无锡214153）

随着高校资产数量的急剧增长，推进资产信息化管理已成为必然趋势，为及时、有效、系统、完整地反映高校资产现状，江苏省省属高校国有资产管理系统于2011年开始实施，几年来取得了明显成效，但是也存在着一些不足。文章从建立新型管理机构、完善管理制度、全面掌握资产信息、加强资产与财务的协同性、全面开展使用效益评价、增加房产管理信息功能、对接云计算数据中心、建设高素质管理队伍等方面提出了加强高校资产信息化管理的措施。

高校；固定资产；信息化管理；对策

为了有效贯彻 《事业单位国有资产管理暂行办法》（财政部令第36号）“事业单位应当按照国有资产管理信息化的要求，及时将资产变动信息录入管理信息系统，对本单位资产实行动态管理，并在此基础上做好国有资产统计和信息报告工作”的精神，江苏省教育厅与财政厅2010年联合监制了“江苏省省属高校国有资产管理信息系统”（以下简称“HSAM系统”），并于2011年在省属高校推广实施。该系统采用数据集中处理的模式，将省属高校资产数据集中到“省教育厅信息中心”进行管理，可以有效满足厅、校两级对资产管理的要求，实施以来取得了一定的成效，但也存在一些不足。本文认为需要进一步思考与完善。国有资产信息化管理的对策。

一、江苏省属高校国有资产信息化管理实施后取得的成效

江苏省省属高校国有资产管理信息系统依托信息化平台，建立起内容丰富、数字准确的资产信息库，同时将固定资产管理整个工作流程在平台上予以反映。教育与财政主管部门通过国有资产信息化平台，能够实时查看每个高校固定资产总体情况与构成情况，建立起了高校—教育主管部门—财政部门三位一体的管理模式。江苏省省属高校HSAM系统推广后取得的成效主要表现在以下几个方面。

（一）流程规范，责任明确

在HSAM系统平台下，资产管理有一套严密的流程，具有一定的操作性，在不同的管理层次和管理形式下都可以实时操作。各项业务流程都有严格的要求，数据录入必须按规范进行，否则不能完成本环节的录入任务，也无法进入下个录入流程。各资产使用单位和个人都要参与固定资产管理工作，学校每位教工都能够随时随地从信息化平台中查询自己名下的所有资产，各单位和个人都负有相应的固定资产管理责任，改变了以往高校固定资产由资产管理部门独自管理、各部门兼职资产管理员协助、广大教职工基本不太关心的局面。

（二）多方参与，强化内控

在HSAM系统平台下，固定资产管理信息资源对各个高校开放，高校资产管理部门、其他各个部门及每个参与资产管理的人员都能够通过账号进行实时查询，改变了以往高校固定资产管理停留在校级层面，缺乏二级管理的缺陷，增强了时效性、开放性。固定资产从经费预算、采购申请、购置计划、验收入库、经费报销等环节都有严格的要求，并分解到各单位，每个流程都要求进行数据录入，从而在管理部门之间形成了权利制约关系，有效加强了内部控制。

（三）资源开放，共享高效

在HSAM系统平台下，固定资产管理延伸到高校的任何一个结点，改变了过去局部、分散的管理，实现了向远程处理和集中管理的转变，从而可以及时、详尽了解高校固定资产信息，资产管理部门可以合理调配固定资产，使学校资产能够得到充分、合理、有效的利用，真正实现高校内部资源共享。

二、高校固定资产信息化管理存在的问题

（一）多头管理难以形成有效合力

目前，许多高校对固定资产管理仍然采用多头归口管理的模式，缺乏专门的资产管理机构。典型模式有以下几种：（1）国有资产管理部门负责非教科研设备、房屋及构筑物、家具的管理；（2）后勤管理部门负责植物资产的管理；（3）实验室与设备管理部门负责教科研设备的管理；（4）资产与设备管理部门负责除植物、图书以外的固定资产管理；（5）图书管理部门负责图书资料管理等。由于管理体制不完善，各部门缺乏协调，造成资产信息统计不畅，不及时。

（二）管理制度亟待建立健全

高校固定资产管理经过多年探索和实践，已建立起一套相应的规章制度，如固定资产购置、日常管理、报废处置、损坏丢失赔偿、出租出借等管理办法。但随着HSAM系统平台的建立和应用，以及资产管理信息化工作的不断推进，原有的固定资产管理办法已不能适应HSAM系统的要求。因此，HSAM系统平台下新的工作内容和操作规程需要建立相应的管理办法，以明确各工作流程和各部门的工作责任，如设备购置经费预算的审定及系统录入、设备购置项目平台下的具体实施及项目经费的使用、平台下的资产调拨、设备维修费用信息录入及经费报销等。

（三）基础工作不实导致录入信息失真

2011年，江苏省高校开始推广应用HSAM系统。由于时间紧、任务重，大部分高校没有查清固定资产实际数量，而是将由各资产归口部门管理的资产作为实际存量转入HSAM系统平台。另外，由于新旧系统的不匹配，资产信息无法进行系统导入，而只能采用人工录入，导致各高校在HSAM系统下的固定资产信息没能真实反映资产拥有量，表现为部分账外资产没有录入系统，部分盘亏资产仍留在系统中，同时大部分录入系统的固定资产存在使用责任人、存放地点、使用现状等信息不全、不实的问题。

（四）资产管理与财务管理结合度不够

目前高校资产管理与财务管理结合度不高，主要体现在两个方面。一是政策法规之间的差异。财政部颁布的《事业单位财务规则》、《高等学校财务制度》和《固定资产分类与代码标准》将高校固定资产分为6个门类，而教育部《高等学校固定资产分类及编码》却将高校固定资产分为16类，江苏省属高校国有资产管理信息系统也要求按十六大类进行分类录入、统计，双方在数据的转换和对接上存在着一定困难。二是高校内部资产管理部门与财务部门之间缺乏有效的联动机制。主要表现在：资产部门按照资产验收入库单进行资产入账，而财务部门由于没有付款无法同步进行资产入账；资产部门与财务部门未能定期核对总账与明细账；资产已投入使用，但财务部门因为财务票据未到而未能进行资产入账；资产部门与财务部门的信息系统各成体系，无法实现双方的对接，从而难以达到共享的要求；资产预算与财务预算不衔接，设备购置的预算管理不规范。资产配置管理缺乏科学合理的标准以及存量资产不清，导致设备购置预算编制比较随意，缺乏公平性和合理性。

（五）系统要求不全造成无法全面绩效考核

目前HSAM系统中的绩效管理，主要按照教育部《高等学校仪器设备管理办法》（教高〔2000〕9号）和“高等学校贵重仪器年度效益评价表”而设置，在系统中只对10万元以上的贵重仪器进行绩效管理，考核项目有使用机时、测样数、培训人员数、教学实验项目、社会服务项目、获奖情况、发明专利、论文情况等。这种绩效考核没有考虑到高校有大量的10万元以下的实验、实训设备，以及实训 （验）室需要整体进行使用效益考核的客观情况，由此导致目前在HSAM系统中，没有对实训（验）设备进行全面绩效考核。

（六）房产管理信息不全面

HSAM系统中的房产管理信息与北京化工大学房产管理信息系统相比，存在管理信息不全面和功能单一的不足。房屋及构筑物与设备资产有所不同，它有一个设计、建造的过程，设计单位、施工企业、建设周期等房产基础信息需要在房屋及构筑物资产入库时登记完整，但HSAM系统中房产只有资产来源（在建工程转入）、购置日期、建筑商、建筑面积等信息，导致房产信息不完整。另外，在房产管理信息功能上，只有入库信息功能 （部分），没有使用信息功能模块，通过系统无法了解房产在高校各部门的使用动态，满足不了高校对房产使用效益的评价考核。

（七）资产系统平台缺乏共享功能

目前，HSAM系统已基本满足了省属高校及主管部门对于资产管理的日常需要，它与其他信息系统如教务管理系统、学生管理系统、人事管理系统、科研管理系统等一样，都能提供各自的数据信息，但仅仅满足于各自的统计、查询，相互之间缺乏数据对接和共享，无法满足各部门相互间的需要和学校高层决策的需要，存在孤岛现象，不利于高校数字化校园的建设。另外，HSAM系统在各高校上报资产报表中，仅有实验室信息统计数据可以由系统生成，其他如高等教育事业基层统计表、高等职业院校人才培养工作状态数据报表无法实现系统生成和上报。

（八）资产管理队伍不适应新形势的要求

长期以来，高校对资产管理队伍的配备普遍重视不够。目前高校资产管理队伍主要由资产管理部门的专职人员和使用部门的兼职人员所组成。资产管理部门的专职人员缺乏专业水平，人员配备和结构不合理。而各使用部门的兼职人员往往缺乏资产管理必需的财务知识、计算机技术等，从而一定程度上影响各部门资产管理的质量。

三、加强高校固定资产信息化管理的对策

（一）建立新型管理机构

高校国有资产信息化平台的建立，需要打破原有的体制，改变以往固定资产多头归口管理的模式，整合原有部门，建立一个在高校国有资产管理工作领导小组领导下的资产管理部门，机构可以命名为国有资产管理处或资产管理处。该部门为唯一的固定资产管理机构，具有一定权威性，它不同于各个资产归口管理部门，其工作职责是：负责资产管理制度的制订；负责人员信息设置和用户管理权限的设定；负责资产处置的审批；负责资产的增减、使用、处置、绩效评价；负责全校资产信息的搜集、汇总、分析等工作。

（二）完善资产管理制度

在HSAM系统信息化平台下，目前迫切需要制订与资产信息化管理相关的制度。主要包括三个方面：一是基础信息管理制度。包括院系、部门、人员信息、用户管理等，特别是对于基础信息的调整，应由管理员统一完成。二是流程管理制度。包括资产申购、采购登记、采购入库、维修管理等工作流程制度，特别是新要求的设备购置项目的经费预算、财务审批、采购安排，以及维修费用等信息的登记。三是资产绩效管理制度。主要包括大型精密贵重仪器设备、实训（验）设备、办公用房及设备使用效益评价，要明确考核项目、评分标准、考核依据等，同时明确在平台下登记资产使用机时、培训人员数、教学实验项目等绩效情况；四是资产管理责任制度。资产管理责任除了落实到各院系、部门和资产管理员外，还要落实到每个员工，这就需要建立资产丢失损坏赔偿管理办法。同时借助HSAM系统平台，建立云资产管理方式，将每个员工的资产登记、变动以及学校公共资源等情况进行及时的告知，让每位教工能及时了解资产信息，树立起资产管理的意识和观念，从而真正对自己管理的固定资产负起责任。

（三）全面掌握资产信息

资产信息包括基础信息和过程信息。资产基础信息又包含两个方面的内容：一是设备原始相关信息，包括增加方式、经费来源、购置日期、资产分类、名称、型号、数量、金额、供应商等；二是资产使用相关信息，包括使用部门、使用责任人（保管人）、存放地、出厂日期、保修截止日期等。资产过程信息是高校固定资产管理上的创新，它涵盖了资产生命周期的所有信息。包括设备的立项申请、预算编制、经费审批、采购招标、合同审签、验收入库、维修登记、资源配置、出租出借、使用绩效等，从而搭建起资产信息化大平台。实现在不同地点，各部门、人员之间的协同工作，以提高资产管理工作效率。

（四）加强资产与财务的协同性

首先，财政部门和教育部门要打破条块分割，统一高校固定资产管理分类标准，并以技术手段规范资产管理行为，实现财政部门与教育部门之间的资产管理信息畅通。其次，高校内部建立校园数据交换平台系统，特别是连接资产管理信息系统和财务管理信息系统，将有关固定资产的财务处理业务、资产处理业务在系统中完成，从而彻底解决财务与资产业务脱节的问题，为预算管理与资产管理的有机结合提供技术保障。最后，将资产管理信息系统纳入校园一卡通信息工程中，彻底解决校园信息化建设中存在的“信息孤岛”现象，让高校每位员工都能通过校园一卡通了解与自己有关的资产信息，增加资产管理的意识。

（五）全面开展使用效益评价

不仅要继续对10万元以上的贵重仪器设备按单个设备进行使用考核，而且要增加以实训（验）室为单位绩效考核功能，考核指标包括使用时数、上机人数、实训（验）项目等。同时，要对高校各部门所占用的人均办公用房和办公设备、教学单位生均行政用房等进行评价分析。

（六）增加房产管理信息功能

根据高校对房产资产管理日益关注的客观要求，HSAM系统应加强房产管理信息模块。主要包括三部分内容：一是基础信息。在原有基础上增加设计单位、施工企业、开工日期、完工交付日期、设计费用、建造费用等信息。二是使用信息。包括单楼、单层、单房间、使用部门、使用人、维护维修等信息。三是效益信息。包括房间内使用人员、房间内设备资产、楼宇房间出租收益等信息。以有助于了解房产资源使用情况和使用效益，提高高校房产管理水平。

（七）对接云计算数据中心

今后HSAM系统应加强对内和对外两方面的平台建设。对内要按照数字化校园建设的要求，由共创软件公司会同高校资产管理部门，认真研究设计，统一数据的形成和使用，形成标准化、规范化的数据，将资产信息数据纳入到学校云计算数据中心，满足广大教职工、部门了解资产动态信息的需要，为各部门提供设备购置需求和论证等服务；对外要完善资产数据统计、查询功能，对接高等教育事业基层统计表、高等职业院校人才培养工作状态数据报表等工作。

（八）建设高素质的资产管理队伍

高校要重视资产管理队伍建设工作，打造一支高素质资产管理队伍。一是在资产管理部门配备好专职队伍，配备的人员要具备较高的财务管理、设备技术和信息化技术等知识；二是在其他部门要选择工作责任心强，经过培训具备一定财务管理、信息化知识的人员担任资产管理员。从而通过优秀的资产管理队伍，不断提升高校资产管理工作的质量。

［1］肖喜明，刘辉.浅谈高校固定资产的信息化管理［J］.广东外语外贸大学学报，2007（2）：105-108.

［2］蒙雪珍.基于预算管理为中心的高校资产管理新思路［J］.中国外资，2013（8）：167-168.

［3］汪代启，安广实.云计算与行政事业单位资产管理信息化［J］.中国财政，2012（22）：68-69.

［4］胡峰玮.高校资产管理存在的问题及对策［J］.行政事业资产与财务，2013（14）：147.

［5］罗雅过，赵宁社.高校数字化校园数据中心平台的研究与设计［J］.计算机技术与发展，2014（9）：217-221.

（编辑：赵善庆张雪梅）

Information-Based Management of State-Owned Property of Provincial Colleges and Universities in Jiangsu

XU Hui-qiang
（Department of Property&Facilities Management，Wuxi Institute of Commerce，Wuxi，214153，China）

With the rapid growth of college property，it is necessary to advance information-based assets management.In order to find out the status quo of colleges and universities'assets timely，efficiently and systematically，Jiangsu state-owned assets management system for provincial colleges and universities began to be implemented in 2011.The operation of the system has made remarkable advances but still shown some deficiencies.This paper puts forward concrete measures to strengthen information-based assets management from the following aspects：establishment of new management institutions，improvement of the management system，an overall possession of assets information，improvement of the synergy between assets and finances，a comprehensive evaluation of the assets utilization efficiency，addition of housing information management function，connection with cloud-computing data center，and training of high-quality management team，etc.

colleges and universities；fixed assets；information-based management；suggestion

F 647.4

A

1671-4806（2015）04-0044-04

2015-05-08

徐惠强 （1965— ），男，江苏江阴人，副教授，资产与设备管理处副处长，研究方向为高校资产管理。