高等学校财务内部控制的风险与控制方法

上海外国语大学　魏条妹

高等学校财务内部控制的风险与控制方法

上海外国语大学魏条妹

摘要:随着我国经济的不断发展，高等学校事业蓬勃发展，财务内部控制既是高等学校的一项重要管理活动，又是一项重要的制度安排，是高等学校内部治理的基石。强化内部控制，对于规范财经秩序，提高单位管理水平，改进高等学校公共服务的质量和效率，都具有重要意义。本文通过对现阶段高等学校财务内部控制中存在的主要风险的阐述，相应提出内部控制的有效方法。

关键词:高等学校内部控制控制方法

高等学校是按照国家规定的设置标准和审批程序批准举办的，通过全国普通高等学校统一招生考试，招收高中毕业生为主要培养对象，带有一定公益性的机构。我国高等学校向高等人才提供知识文化的传授服务，弘扬文化精神，这不仅在一方面对于改善我国国民的整体知识文化水平起着巨大的推动作用，在另一方面为促进我国经济的发展，推动整个社会的全面进步起着不可估量的动力。

随着国民经济的日益发展、国民观念的不断更新，对高等学校的财务控制和管理提出了更高的要求。为进一步提高高等学校内部管理水平，规范内部控制，加强廉政风险防控机制建设，财政部于2012年11月正式发布了《行政事业单位内部控制规范（试行）》，并于2014年1月1日起在我国行政事业单位范围内（包括高等学校）全面实施。内部控制是单位为实现控制目标，通过制定制度、实施措施和执行程序，对经济活动风险进行防控和管控。而高等学校经济活动风险的评估通常从单位层面和业务层面展开，本文主要关注业务层面的风险，进而分析内部控制的控制方法。

一、当前高等学校财务内部控制中存在的主要风险

(一)预算管理方面的风险

高等学校的预算业务主要包括预算编制、预算批复（包括高校内部的预算批复和上级主管单位的预算批复）、预算执行、决算和绩效评价等环节。此阶段的主要风险：一是业务部门不参与预算编制，导致预算编制不科学、不合理，业务活动与财务支持相脱节；二是没有将批复的预算在单位内部进行指标分解、审批下批，单位内部预算追加调整程序不规范；三是未按规定的额度和标准执行预算，产生无预算支出、超预算支出等情形；四是决算编制和绩效评价不及时、不准确，决算结果没有得到有效运用，没有起到事后控制的效果。

(二)收支管理方面的风险

高等学校的收入业务主要包括收费许可的审批或收入合同的签订、收款、会计核算等环节。支出业务主要包括支出事项申请、借款或报销、资金支付、会计核算等环节。收入业务主要风险包括未按收费许可规定的项目和标准收取，存在违规收取的风险；收入收款业务分散在各个业务部门，缺乏统一管理和监控，导致收入金额不实；票据、印章管理松散，存在收入资金流失的风险。支出业务主要风险，包括支出事项事前审核不严格，报销时单据审核不严格，存在使用虚假票据套取资金的风险。

(三)政府采购方面的风险

高等学校的政府采购业务包括政府采购预算和计划编制、政府采购需求的提出和审核、组织政府采购、合同签订、组织验收、质疑投诉答复、档案记录等环节。主要的风险：一是政府采购、资产管理和预算编制部门之间缺乏沟通协调，政府采购预算和计划编制不合理，出现资金浪费或资产闲置等问题；二是政府采购需求审核不严格，需求参数不公允，验收不严格，导致采购的货物或服务质次价高；三是政府采购活动不规范，不按规定选择采购方式、发布政府采购信息，甚至规避公开招标，导致单位被起诉或受到处罚，影响正常业务活动。

(四)资产管理方面的风险

高等学校资产管理涉及日常管理、清查盘点、处置等环节。主要风险：一是缺少有效的资产管理制度和信息系统，对资产保管不善引发资产流失，或资产使用效率低下、资源闲置浪费严重；二是缺少定期或不定期清查盘点的机制，资产清查不够及时，导致存在账外资产，账实不符的现象；三是对资产处置没有执行严格的审核审批程序，处置程序不合规，手续不健全，处置收入流失。

(五)建设项目管理方面的风险

高等学校建设项目主要包括立项、设计与概算编制、项目建设、竣工验收等环节。高等学校的大型建设项目一般由学校的基建处负责，国有资产管理办公室承担日常的小型采购项目。在高等学校建设项目中，存在的主要风险：一是前期研究论证不充分，审核管理流于形式，导致决策失误或影响项目进度，造成资产损失或资源浪费；二是施工设计和项目投资缺乏有效管控，工程变更频繁，存在超概算现象；三是竣工验收不规范，档案和资产移交不及时，影响财务信息的真实完整等。

(六)合同管理方面的风险

高等学校合同管理包括合同订立、合同履行、合同登记、纠纷处理等环节。主要风险：一是未明确合同签署权限和妥善保管合同专用章，对合同缺乏统一管理和监控，导致擅自以单位名义签订合同或违规签订合同的情况，造成合同收入流失或产生法律纠纷；二是未能恰当地履行合同约定的义务，或者发生合同纠纷时处理不善，造成经济损失并影响单位的声誉。

二、高等学校财务内部控制的控制方法

内部控制的控制方法实质上就是内部控制的机制，是指将经济活动风险控制在可承受的范围之内，结合风险评估的结果，针对风险点选择的措施和程序。因此，针对高等学校业务层面各种常见的风险，通常可以采取以下九种控制方法，其中归口管理、单据管理和信息内部公开更具有创新性。

(一)增强风险意识

加强内部控制建设，首要一条就是对其重要性、紧迫性有清晰的认识，特别是单位的负责同志，要时刻紧绷内部控制这根弦，否则难以有效抓落实。加强内部控制不光是企业应该做的事，作为公共服务提供者和知识文化传承者的高等学校，执行好内部控制具有更重要的积极意义。

例如，加强单位领导和职工的财务内部控制意识，对于内部控制的改善起着关键的作用。高等学校可以通过建立制度、培训学习、组织讲座，使全体教职员工加强思想认识，同时，明确各部门工作职责，落实内部控制责任，与部门负责人签订责任状，设立奖罚激励机制，强化内部控制意识，让单位全体人员都参与到内部控制工作中来。

(二)不相容岗位相互分离

要求合理设置内部控制关键岗位，明确划分职责权限，实施相应的分离措施，形成相互制约、相互监督的工作机制。所谓不相容岗位，是指从相互牵制的角度出发，不能由一人兼任的岗位。

例如，在某些规模较小的高等学校，可能受到人员和机构编制的限制，出纳人员既负责收款、开票，又负责登记收入账目，同时还负责保管票据和会计档案，一人办理了收入业务的全过程，这类单位就可能存在

出纳截留收入资金而且长期不被发现的风险。

(三)内部授权审批控制

要求明确各岗位办理业务和事项的权限范围、审批程序和相关责任，建立重大事项集体决策和会签制度。相关工作人员应当在授权范围内行使职权、办理业务。

例如，某些高等学校，“一支笔、一言堂、一张纸”的“三一”现象严重，与单位经济活动相关的重大决策、重大事项、重要人事任免及大额资金支付业务，即“三重一大”业务，没有建立起集体决策和会签制度，由一人说了算，容易产生决策风险和腐败风险。

(四)归口管理

要求根据本单位实际情况，按照权责对等的原则，按照管控事项的性质与管理要求，结合单位职责、组织机构和岗位设置，在不相容岗位相互分离和内部授权审批控制的前提下，明确单位内部各个业务的归口管理责任，采取成立联合工作小组并确定牵头部门或牵头人员等方式，对有关经济活动实行统一管理。

例如，一些经济活动涉及到的内部部门较多，需要各部门协同完成，如果不成立联合工作小组并确定牵头部门或牵头人员，明确权利和相应的责任，一旦发生问题，各部门就可能相互推诿，影响经济活动的顺利开展。

(五)预算控制

要求强化对经济活动的预算约束，使预算管理贯穿于单位经济活动的全过程。预算控制在高等学校的经济活动中发挥着事前计划、事中控制、事后反馈的作用。

例如，高等学校应当按照预算批复的额度和规定的开支范围办理资金支付业务，这就对资金的使用形成了预算约束。此外，政府采购业务也必须经过先预算、后计划、再采购的流程，形成了预算对单位资产购置行为的约束。

(六)财产保护控制

要求建立资产日常管理制度和定期清查机制，采取资产记录、实物保管、定期盘点、帐实核对等措施，确保资产安全完整。

例如，在高等学校中，资产的定期清查尤为重要，包括定期盘点、账实核对，定期核实各类资产的实际数量，将盘点结果与资产台账和会计账簿进行比对，发现不符的，及时查明原因，并按照国家相关规定进行处理。

(七)会计控制

要求建立健全本单位财会管理制度，加强会计机构建设，提高会计人员业务水平，强化会计人员岗位责任制，规范会计基础工作，加强会计档案管理，明确会计凭证、会计帐簿和财务会计报告处理程序。

例如，某些高等学校不重视制度建设，财会管理制度长期不进行修订完善，又如，不重视会计机构建设，未配备具有相应资格和能力的会计人员，从事会计工作的人员没有取得会计从业资格证书。

(八)单据控制

要求单位根据国家有关规定和单位的经济活动业务流程，在内部管理制度中明确界定各项经济活动所涉及的表单和票据，要求相关工作人员按照规定填制、审核、归档、保管单据。

例如，高等学校出差报销制度通常规定，工作人员出差必须要提交出差审批单，差旅费报销单据必须是正规的住宿发票、飞机票或火车票，不接受旅行社开具的发票或景点门票，必须附公务卡支付结算凭证等。单据控制可以有效地避免虚假交易，减少建立“小金库”的机会，同时也使“假发票”市场无处可循。

(九)信息内部公开

要求建立健全经济活动相关信息内部公开制度，根据国家有关规定和单位的实际情况，确定信息内部公开的内容、范围、方式和程序。

例如，高等学校应定期通报各部门预算执行情况，召开预算执行分析会议，这有利于督促相关部门合理安排工作进度，自觉提高预算执行的有效性。因此，内部信息公开是一种十分有效的控制方法，通过舆论监督、社会监督，一方面可以防范经济活动风险，及时堵塞管理漏洞；另一方面有利于持续地完善单位内部控制体系，使内部控制发挥更大的作用。