关于物业企业内部控制有效实施的探析

中征物业服务（上海）有限公司 许岩

关于物业企业内部控制有效实施的探析

中征物业服务（上海）有限公司 许岩

内部控制作为物业企业建设现代化管理体系的重要手段，其控制效果直接代表了物业企业未来的发展空间。为了完成现代化企业的建设，物业企业必须深入了解内部控制的作用，根据物业企业在内部控制过程中发现的问题，找出针对性解决方案，为物业企业实现长远发展提供助力。

物业企业内部控制 预算管理

内部控制主要由董事会、监事会、员工、经理共同开展，通过合理的内部控制手段，可以使现代企业的发展更加平稳。通过准确的会计信息，可以保证物业企业正常的运营活动，不仅为企业提供良好的财产保障，也可以加快企业发展方针的执行速度，为企业提高核心竞争力做出贡献。

一、物业企业内部控制问题

物业企业作为专业化服务企业，在1981年开始发展，已经经历了30多年的发展与进步。虽然相关政策法规不断完善，但是却缺少一套完善的内部控制方案，其中也出现了一部分问题，影响了物业企业的发展与进步。

(一)缺少对内部控制的认识

许多物业企业管理者并不了解内部控制的作用，认为企业的业务较为单一、设计金额较少、经营范围有限，完全没有必要投入大量资源建立内部控制体系。而且一些管理人员认为，内部控制就是通过各项规章制度，明确每位员工的岗位责任制而已，并不需要花费大量时间与精力建立系统的业务流程控制方案与评价考核方案。由于管理者并没有了解内部控制的重要性，所以也没有组织员工进行业务技能、思想教育方面的培训，员工无法全面了解内部控制的重要性，使员工无法满足岗位发展要求，导致内部控制工作无法顺利进行。

(二)内部控制体系不健全

内部控制应包含五大项目，分别为风险评估、信息交流、内部环境、监督管理、控制活动，但是许多企业并没有严格遵守五大基本要素开展相关活动，经营管理的水平较低，对日常经营的约束不断下降。导致物业企业无法完成内部控制工作的表现为：物业企业组织结构不合理，重复与交叉的管理职能导致企业权责过度集中，而且部分企业为了降低管理成本，经常出现一人肩负多职的现象，没有清晰明确的职权划分，也没有完全分割相容岗位，而且对关键岗位也没有采取有效的监管措施，无法实现不同岗位的牵制；目前，许多岗位的职责权限审批流程十分混乱，正常的企业内部控制方案中，审批工作需要由审核人员与审批人员共同完成，但是一些物业企业并没有一套完善的规范制度，在执行具体工作时，经常出现先开展工作，之后补批审批手续的现象，在出现问题后，随意推卸责任，降低工作效率；物业企业之中，并没有一套完善的财产管理与清查制度，缺少资产的有效控制，就会增加挪用、侵占问题的发生几率，给企业带来较大风险，危害企业的正常发展。

(三)缺少全面预算管理制度

全面预算管理是企业资产管理的重要工作环节，预算编制的效果直接决定了内部控制的最终效果。目前，物业企业普遍以小规模企业为主，企业内部并没有一套详细的预算组织结构方案，也有一部分企业建立的预算管理制度，但是管理工作并不规范，在进行预算编制过程中，经常出现问题。由于物业企业缺少有效的预算评价分析措施，在预算执行阶段就无法提高资金使用效率，而企业的预算结果准确性也会不断下降。

二、加强内部控制方案

(一)加强企业人员的认识

为了建设现代化物业企业，不能将所有工作目标放在物业管理工作之中，而是需要不断扩大经营面。在市场竞争不断加剧的时期，物业企业面临了更加严峻的问题，为了提高企业的核心竞争力，必须不断加强物业企业管理效率，优化企业的品牌信誉，降低企业的运营风险，而这些工作都是需要通过内部控制体系完成建设。

企业通过规章制度来完成岗位职责的确认，也是指引企业发展方向的重要措施，是帮助全体员工履行工作职责的重要方法。企业制定的规章制度，必须符合企业经营流程，通过有效的业务流程控制，可以提高企业发展效率，避免运营环节失去控制。通过有效的考核制度，可以快速发现业务流程中存在的问题与不足，并且可以第一时间进行修改，为所有员工提供可以依靠的工作依据。通过提高企业人员的认识，可以避免企业出现法律、财务上的问题，由所有员工组成的控制环节，可以有效提高内部控制的使用效果。

通过内控制度约束员工行为，加快员工了解企业标准业务流程的速度，并且使员工可以根据相关规定开展工作，提高企业的工作效率，降低错误发生几率。在日常活动中根据内部控制要求开展工作，对全体员工进行思想教育培训，提高每位员工的业务技能水平。通过全方位的提高，构建出完善的企业内部控制环境，使员工拥有更加优秀的工作环境。

(二)建立全面的内部控制体系

物业企业需要根据国家相关法规，制定出合理的公司组织结构，通过完善的管理结构，可以提高企业的持续发展能力。合理设置企业内部职能，明确机构职责与权限，避免出现职能交叉、缺失、过度集中等问题，营造出各司其职、相互协调与制约的工作结构。企业需要根据组织结构进行设计，全面梳理现有的管理结构与内部设置方案，确保企业内部职能机构符合现代企业发展需求。物业企业经理层通过设立多个职能部门，负责公司采购、人力、管理等方面的工作，下属部门则通过管理处的方法对物业工作进行管理，每个管理处都可以划分为独立的职能机构，由管理主任负责日常工作。物业企业需要制定职责明确的工作机制，完善轮岗制度，通过两个以上员工的制约完成工作，实现工作的直接监控。该工作制度的方法就是，不将工作全部交由一个人完成，而是在一个人履行工作职责时，其他员工可以对工作情况进行监督，定期检查员工工作情况。通过合理的轮岗制度，可以有效解决舞弊问题，而且可以明确在工作中存在的非故意人为问题。

物业企业需要拥有完善的授权权限指引措施，权限指引措施中，必须明确审核人与审批人负责的资金权限与业务事项，使各层员工在活动过程中根据实际职责进行授权。审批公司业务必须从申请阶段就开始进行审批，并且需要安排部门审核人员，审核人员需要严格遵守相关业务目标，并且在出现重大业务事项时，需要明确工作的范围、权限、职责。通过严格的授权控制工作，可以有效降低企业经营漏洞发生几率，使员工守则更加规范，加强物业企业日常运营的稳定程度。

加强实物监管，保证资产的完整，提高企业资产使用效率。通过资产管控工作，可以帮助企业实现战略发展目标，建立安全的管理制度，保证企业不会出现资金浪费问题。最佳的资金管控方法为集权式管理方法，采取该方法，可以避免资金随意使用的问题，而且可以收集企业闲散资金，使企业资金利用率得到有效提升。

全面预算管理的基础就是企业发展决策，通过准确的数量与金额，可以明显反映出企业未来某段时期内可能出现的经营、财务等活动变化，并且制定出有效的管理计划，为实现企业发展目标，提供详细的资源使用计划与企业活动安排。全面预算管理的核心内容就是明确不同部门与机构的管理职责，使预算管理工作更加规范，并且可以提高编制、审定、执行工作的效率，强化预算管理的控制力与约束力。所以，物业企业必须优化预算组织结构，通过科学的预算管理体系，实现全面管理，也可以为各部门、岗位、员工提供明确的经营发展目标，各职责单位在开展预算管理工作的过程中，必须采取合理的评价管理方法，将所有预算执行过程进行综合分析与整理，一旦发现超出预算的业务目标，需要及时上报上级部门，并且根据上级部门制定的解决方案进行处理，实现企业的长期发展目标。

三、结束语

为了在复杂的市场竞争中获得胜利，物业企业必须不断加强内部控制水平，通过科学的内部控制制度，发挥出内部控制制度的真正作用。只有将内部控制与企业管理相互结合，物业企业才能更好的完成现代化企业建设目标，为企业长远发展提供保障。

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