对企业费用报销监管问题及对策的探讨

云南冶金集团股份有限公司 乔霏

在企业的经营活动中，企业费用的增加会导致企业利润的减少，企业费用能够科学反映出企业在某一段时间内消耗资源的实际情况，而且，费用通常都是通过财务部门进行处理以及整理的，紧接着才把不同的费用安放在不同的费用项目中。虽然企业费用的来源以及用途都不一样，但是都能够对企业的经营活动产生一定的影响，可见，费用的支出在企业的内部管理中具有不容忽视的作用。

一、企业费用报销监管中的问题

(一)费用预算编制环节

第一，费用预算编制科学性不足，计划过于笼统。比如，有部分单位在编制业务招待费、办公费、差旅费等预算支出时，没有全面考虑各个部门的工作强度以及对外经济业务多少等问题，而是采用统一的标准，从而促使实际要用到的费用不足，而指标有剩余的就会在使用的过程中浪费，最终会导致员工的工作积极性降低。

第二，费用预算的编制过于死板。由于费用预算编制之后，都是经过办公会或董事会审定通过的，一般不轻易更改，但是由于企业为适应市场竞争环境，会对部门进行整合或人员进行调整，导致实际费用支出时难以用原来的费用预算进行审查考核，年度终了又难以将实际费用支出与费用预算比照，考核执行率。

第三，参与费用预算编制人员财务知识欠缺。费用预算编制时，不是全部都由财务人员完成，因为很多费用的支出都和业务部门挂钩，势必就需要业务部门的人员参与到费用预算的编制过程中，但是由于业务部门人员缺少财务相关知识，想早做完早了事，在编制费用预算时一般都会抄袭曾经的费用预算，并没有根据当前的实际情况编制，造成实际费用发生时，预算不够，或不在预算范围内。此外，一部分的单位制定费用预算只是为了达到上级的要求，实际上费用预算是可有可无的，在企业内部根本不能够实施。

(二)审核费用环节

第一，审核的职责模糊，会出现推卸责任的情况。一部分的单位在进行费用报销的时候并没有具体明确审批程序、权限以及人员的制度，从而导致业务人员在进行费用报销审批的时候往往会出现推卸责任的情况，从而进一步降低了工作人员的办事效率。

第二，责任感不足，过度讲究关系，而轻视原则。在一些单位中，往往会出现好人主义的现象，在领导以及熟人面前往往会随意批示所呈报的费用，从而不利于企业的利益。

第三，审批透明度不足，监督难度大。根据财务制度的有关要求，企业的财务收支事项通常都是运用一支笔审批原则。然而在实行的时候，一部分的财管领导过度重视一支笔审批的作用，习惯独揽大权，而不听取下属的意见，从而导致财务人员并不重视报销费用，最终导致会计监督的作用无法发挥。

(三)使用发票环节

发票是纳税人经营活动的关键商事凭证，通过发票能够了解过去所发生的经济业务的实情。然而，当前的发票使用比较混乱，造假等情况频频出现。

第一，发票不符合规定或是虚假。虚假发票主要包括：变造“真”发票和“拿来”假发票两种情况，变造“真”发票是指在真发票中通过使用挖补、擦等方法来变更发票上的内容，达到报销费用的目的；而“拿来”假发票是指报销人通过违法分子买来采用版面印色、字体、纸质等与真发票相类似的发票，用以欺骗财务人员，达到报销费用的目的，但是，该类发票在号码、字迹以及顺序上都会出现错位情况而且发票所显示的单位也与税局预留单位不一致。同时，还会出现本地发生费用外地报销的情况，而且，发票的业务并不符合实际。比如，有的单位为了遵循会计制度的相关规定，对费用报销采用正规的票据，然而，实际情况就是，一部分的费用比如招待客户的礼品费用等，经办人员一般都会因为此类费用难以报销，而采取不正当手段购买假发票或用其他非正常发票来代替税务发票，从而能够节约一定的费用，有时也能够顺利报销。

第二，经济业务不合理，运用假发票鱼目混珠。这种情况，主要是为了把不能入账的费用变成合理的账，同时，也要运用虚假发票。而且，会通过夸大费用开支，通过虚假发票来获取现金。此外，对于不能够报销的项目，一部分的单位会把这一类发票混合在能够报销的发票中进行报销。

第三，开具的发票不符合规定。此类情况主要是指，经办人员报销的发票是真税务发票，但是在开具时单位名称书写不正确或不规范，缺字少字等，如：“***股份有限公司”，开具为“***有限责任公司”或“***股份公司”，甚至有经办人员直接开具为个人名字等情况，均为不符合规定。

二、解决企业费用报销监管问题的有效对策

(一)重视对资金的管理，促使费用开支的减少，并要制定科学的费用预算

第一，费用预算要科学合理。企业经营活动是不断创造价值的过程，为此，企业费用通常都是由经办人以及经办部门花费。为了能够有效的减少费用开支，利用最小的支出获取最高的回报，企业一定要根据实际情况，认真分析费用开支的多少，并要确定费用开支的前后顺序，同时也要根据资金供应的实情，编制科学的费用预算。

第二，适时调整费用预算。在开展各项业务活动之前，一定要制定费用预算计划，因为财务活动是可变的，所以，就算费用预算有多完美，都需要及时了解市场的情况，留意企业内部的重大变化，有效的结合所有的情况，适时调整费用预算。

(二)加大对费用报销的管理力度

为了加大对费用报销的管理力度，一定要重视对费用报销的监管。当业务发生的时候，再进行评价，就不能充分发挥评价的作用。而且财务报销一定要引起每一个环节负责人的重视，唯有做到环环相扣认真负责，才能提高资金的使用率。

第一，加强费用预算编制的科学性。首先，制定费用预算相关制度，并规划使用目的、标准、范围以及类别。就日常费用而言，如维修费、业务招待费、办公费，人员费用等，重要部门以及经理一定要细化到日以及周，而对于普通的员工而言，要根据月或是年的使用计划。而对于不是经常花费的开支，如差旅费、咨询费，科研费等，要根据用途的大小以及使用效率等来划分等级。紧接着，在制定费用预算时，一定要全面，同时也要根据实际的情况进行修订以及调整，从而确保费用预算更具科学性。然后，在制定完费用预算后，一定要交由部门审核通过方才能落实。通常情况下，在审核费用计划的时候，主要是采用层层审核的方式。此外，考核部门要定期对企业员工以及部门主管进行考核，从而能够有效的把工作绩效与费用预算执行的进度相挂钩。而且，一定要定期公示计划，并要通过全体员工的监督，根据所反馈的建议，对不合理的费用预算进行调整。

第二，加大对费用报销的监督的重视力度。在进行监督的时候，当发现问题出现在某个负责人身上，应当追究该负责人的责任，同时，也要确保各个环节是否相互起到牵制作用。此外，当出现严重问题的时候，应当要及时向部门汇报，并要不断健全责任制度，并加以落实，进而防止该制度形同虚设。

(三)重视对财务人员的培训，并要建立健全的费用报销细化制度

第一，为了提高财务人员在报销环节中的判断和分析能力，一定要定期安排财务人员进行相关的财务培训，比如财务案例剖析、会计准侧法规培训等。同时，因为很多的费用报销经办人都不是财务人员，费用预算编制也不都是财务人员，为此，一定要加大对经办人的有关知识的培训。

第二，财务人员要实行定期轮岗制度，从而能够促使财务人员综合素质以及工作能力的提高。当前，一部分的单位并不重视对财务岗位的轮换制。原因在于企业主要是根据工作的实际需要来安排工作的，而不适按照特点来安排工作，有一些会计人员，从事会计工作已经很多年，从而不利于会计人员工作积极性的提高。同时，一部分的会计人员因为其所在的岗位福利待遇都很好，并且已经习惯了当前的工作方式，并不愿意调换岗位。

三、结束语

总而言之，企业一定要加大对企业费用报销的重视力度，并要采用有效的措施减少费用报销过程中的漏洞，同时，要根据企业的实情，尽可能控制企业费用支出，提高企业经济效益，增加企业竞争力，保障企业健康稳定发展。

[1]叶华.企业费用支出合理性、相关性判断与规范浅析[J].中国外资,2012

[2]赵莉.浅谈中小企业内部会计控制[J].辽宁经济职业技术学院(辽宁经济管理干部学院学报),2010