事业单位档案管理规范化的思考

□闫 凯

随着我国综合国力的提升，我国事业单位的管理体制也应进行相应的改革，以适应于我国社会的发展阶段。现代化的事业单位档案管理体制必须具有其较为规范的管理标准。若一个事业单位没有其档案管理工作规范化标准，那么就不能有效，充分利用事业单位良好的计算机管理硬件系统，不能很好地进行高效的管理，而且还会影响到其他部门的工作，不利于事业单位提高其工作效率。事业单位的档案管理包括有人事档案管理，工作档案管理等内容。事业单位中的档案管理要做到管理的规范化，档案管理人员必须要做到认真贯彻党和国家及上级主管部门关于档案工作的法律法规及有关政策。制定档案的工作计划，进行工作总结，指导，监督，检查。并按照《档案管理工作规范条例》，负责对各类档案的接收，分类，编目，编制，检索工具进行科学的系统管理。借出的档案要进行登记，并负责定期追还归档，确保档案齐全，完整以及档案材料安全。积极开展档案知识宣传工作，增强全体干部职工的档案意识。对保管期限已满的档案进行鉴定并负责向主管领导汇报处理，不断根据单位中的工作情况作出总结，制定单位的工作计划，不断努力提高单位的工作效率和工作质量。

一、我国事业单位档案管理中存在的问题

(一)认识不足、管理薄弱。事业单位中有些档案管理工作人员对单位档案管理存在着一定的误区，他们认为在档案管理中只要不丢失，损坏文件即可，认为档案管理只是保管性的工作。而有的事业单位对档案管理规范化也不够重视，在单位档案管理中，经费，人员，场所等方面，没有达到足够的重视和投入。同时，档案管理人员没有受过专业的培训，管理档案的水平，手段，观念等方面都没有达到一定的高度，对档案管理工作不太熟悉，工作效率不高。这些都是事业单位对档案管理的重要性不够重视，对单位工作中的情况档案收集意识不高，没有及时对收集到的档案进行分类整理，管理。在对档案管理不够重视的事业单位基层，档案管理人员一般是由各办公室的后勤人员兼任，没有专门的档案管理人员，这些人员的专业化程度不高，而且他们工作的变动较大，没有固定的工作内容，这样就导致了单位档案管理人员的频繁更换和档案管理的混乱。有的档案管理人员对档案管理的规则，流程，管理方法不是很清楚，只是了解档案管理的基本知识，而对档案的收集，给档案编写宗号，类别号，目录号，保管的时间等流程不是很清楚，从而出现档案管理中编号错误，混淆不清。也不能形成比较全面的档案索引，在工作需要时不能及时找到，使档案的利用价值不能及时展现出来，致使档案管理质量下降，不能很好地为事业单位服务。

(二)档案材料制作不规范。在事业单位的档案管理中，应使用一定规格的档案纸来进行档案的收集，以便于对档案的管理，但有时单位在档案收集时使用的是办公用的A4 纸，使用A4 纸的材料归档不利于对档案的整理，裁剪，单位没有对档案归档时的材料进行统一的规定，使档案的管理不规范。

(三)软硬件设施配套不健全。在现在信息化的时代，人们越来越多地使用电子文件来办公，所以在我国事业单位的档案管理中，也应对电子文件进行统一的管理。就目前来看，单位在电子档案管理中，存在硬件设施配套不齐全，管理不规范，而且电子档案的录取也比较麻烦。然而，事业单位电子档案的管理必须适应我国信息化发展的要求，信息化管理越来越多地应用于我国事业单位中，这就对电子档案管理提出了更高的要求。

二、促进事业单位档案管理规范化的对策

(一)提高事业单位对档案管理的重视。提高事业单位对档案管理的认识，注意加强对单位档案管理人员的工作素质，单位在任命档案管理人员时，应首先考虑其思想意识和工作能力方面，选择政治思想正确，工作作风良好，责任心较强，思想觉悟高的人员。事业单位在对档案管理者的教育中，要培养其工作的积极性，加强档案管理队伍的可靠性。事业单位档案管理质量跟档案管理工作人员有着直接的关系，档案管理人员要注意提高自身工作能力，通过各钟渠道学习，熟悉档案管理中的各个流程和要求，努力尝试使用现代计算机管理技术，根据单位的自身情况，积极探索新的档案管理体制，制定科学的档案管理方法，使单位档案管理体制更科学，高效，提高档案管理的质量和效率。使单位工作中需要调用档案时，可以方便，快速地拿到档案，为单位的工作提供方便，实用的资源。

(二)健全管理制度。健全事业单位档案管理制度，使档案管理更规范化，做到档案的收集及时，档案归档规范，在需要时随时可以调出。在对档案进行收集时，要做到收集范围广，收集形式多样，可以分为纸质档案，电子档案，照片，录像带，录音带等，并合理对多种形式的档案组卷，归档，在档案的封面标明档案的日期。在对档案进行分类管理时，要把档案分成保密性档案和非保密性档案，常用和非常用等类别，创新和尝试用新的档案管理方法，努力提高档案管理的高效性，严格按照各类档案的管理方法对各类档案进行统一的管理，并做好对档案的保护工作，如防止火灾，防潮湿，防止丢失等一切可能对档案造成损坏的因素，并定时对档案进行检查，发现损坏的档案要及时修补。

(三)提高档案管理中的信息化管理。信息化管理体制在我国事业单位越来越多地得到应用，档案管理的信息化是单位工作信息化的重要组成部分。在事业单位档案管理中，应用科学的管理手段，可以使档案管理发挥最大的作用。在事业单位中，要加强档案管理的信息化，首先在档案的收集时，要收集数字，文字，图像，影音等各方面的资料，使档案的内容更全面，形象，在对档案归档时，单位档案管理人员要把所收集的各方面的资料合理进行处理并归在一起，达到档案中图片，影像，数字，文字并存。档案管理中要加强电子档案的保密性，防止电子档案的泄露，而对于那些不属于保密性档案的电子档案，可以通过信息化网络向社会公布，达到更好地为人民服务的效果和提高档案的利用率。

三、结语

在我国事业单位的档案管理中，要做到档案管理的规范化是非常重要的，档案管理的规范化可以提高单位的工作效率，为单位的工作提供必要的资料，更好地为人民服务，档案管理是一项复杂而艰巨的工作，随着时代的发展和单位工作的情况变化，档案管理不断面临着挑战，面对发展所带来的挑战，事业单位档案管理必须做到档案管理的规范化，增强档案管理的工作效率，与时俱进，使档案更好地为人们提供服务，提高事业单位的工作效率，为我国社会的发展提供强有力的保障。

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