电子商务档案管理的智能化趋势探究

□ 李齐英

随着电子商务的不断发展，档案作为具有重要保存价值的一种最初信息记录的数字载体，关系到整个电子商务的运行，可见档案的重要地位是不可取代的，相对于一些传统的档案管理，电子商务档案的智能化管理具有传统档案管理无法比拟的优点。现在是一个电子商务快速发展的时代，智能化的档案管理方式是档案管理的一种必然的发展趋势。

一、电子商务档案的管理特点

电子商务档案伴随着电子商务的发展而不断壮大，跟随时代的潮流。在电子商务的档案中，大多数的记录信息并不是以真实的数据而存在的，由于信息量比较大而且具有保密的特性，因此大多数的信息都是以一种数字化的形式存在于电子设备当中，这种方式的存储不但有利于日后的查询，还在一定的程度上起到保密的作用。电子商务档案的一些基本的管理特点如下:

(一)电子商务档案的虚拟特性。档案的形成来源于人们的商务交流，在人们的不断交流中所产生的重要信息最后形成档案，电子档案相较于一些传统档案的管理存在的最为明显的特性是电子商务档案的虚拟特性。传统的纸质的档案是实际存在的，而电子商务档案是依赖于网络传输的，网络是它最基本的载体，电子商务档案本身不具备现实中的实际特征。电子商务的虚拟特性主要体现在三方面:一是电子商务依赖于网络的传输，它的一些信息随之存储在网络中。例如，在企业中，老板想要分配任务给员工时，通过网络不需要两个人见面就可以把任务分配到员工的手中，在公司中，人们的交流信息都是可以通过网络来进行下载的，大多数的情况下不存在纸质的文档。二是档案的内容也是以虚拟的方式存在的。软件是由代码编写成的，人们在网络中通过软件来进行交流，从中可以看出档案内容的虚拟特性。三是在电子商务中，电子商务所产生的各种各样的交易活动也具有虚拟特性。大多数的交易都是网上支付的方式，这种支付方式并不是使用真实的现金来进行交易。淘宝中的支付是最简单的例子，当人们在购买物品后，并不是真实地用现金去与对方进行正面的交易，而是通过网上银行来进行最后的结账付款。整个淘宝的过程都可以看做是一个电子商务的交流。

(二)电子商务档案的复杂特性。由于电子商务档案的存储是由计算机网络中的数字来完成的，在现实中，这种存储的方式使我们不能真实看到，那么，这样就会间接地造成我们无法进行人工的操作，只有借助于计算机才可以看到相应的记录信息。另外，随着计算机技术的不断发展，电子商务的增多，档案的存储介质也在不断发生变化，存储形式的多样化，这样就会使得电子商务的档案存储的复杂性提高。

(三)电子商务档案的集成特性。在传统的纸质档案的管理中，档案的管理呈现出单一的特性，相较于传统的单一性而言，现在的电子商务档案的管理呈现出一种集成的特性。在现在的档案存储中，不单单存储的是文字，当中有可能还包括声音、图像、数字等等各种复杂的信息，当将这些信息同时存储在同一份文件中时，需要对这些信息进行集成，以达到档案存储的目的。

(四)电子商务档案的不安全性。由于电子商务档案是依赖于电子介质的，不存在实体，在没有安全软件的保护下很容易受到病毒和木马的攻击，在这种情况下，电子商务档案一些有可能会遭到破坏。并且电子的存储介质本身就存在不安全的因素。

二、电子商务档案管理的智能化发展趋势

电子商务正在向多方面发展，随着电子商务的不断发展，电子商务档案智能化的发展范围也在不断地扩大，由于档案信息量的不断增多，管理人员在管理方面的工作量不断加大，档案管理的智能化发展呈现出一种必然的趋势，在顺应时代潮流的同时，在一定的条件基础上为社会的发展提供了有效的利益。档案智能化的未来发展趋势主要体现在以下几点:

(一)电子商务档案信息处理智能化。随着电子商务的不断发展，人们交流产生的信息量也在不断增多，并且信息还具有一定的复杂性，如果采用传统的管理方式，管理人员手动处理的信息量会非常大，工作难度很大，不利于管理人员在第一时间找到需要的相应的资料，间接地降低了工作人员的工作效率。若果采用智能化的管理方式，自动对各种信息进行分类处理，自动对相关的文件进行匹配，这样不但可以使信息的处理得到有效改善，还可以减少管理人员的工作量，提高工作效率。这种快速处理档案信息的优势对于企业的发展有着重要的意意义。

(二)电子商务档案信息存储智能化。到目前为止，大多数的电子商务档案主要存储在计算机的硬盘上或者移动磁盘上，如果想要访问这些档案的信息，就必须要有一定的电子设备的辅助才可以完成对档案信息的了解，这种存储的方式不利于人们对信息的即时阅读，并且有一定的条件限制，不利于做到随时随地提取档案的信息内容。如果可以将档案的信息进行智能化的存储，人们不但可以随时随地提取档案中的信息，做到对档案的即时访问，还可以不受硬件条件的限制，做到即时提取文件内容，当然，在可以即时阅读的同时还可以保障电子商务档案的安全特性，将档案信息的存储与档案信息的管理相结合，达到最佳的状态，这种智能化的储存方式对于电子商务档案的管理而言，智能化的信息储存可以为企业带来很大的收益，并且还可以提高工作的效率。

(三)电子商务档案的应用智能化。随着科技的不断发展，电子商务档案在整个电子商务的发展中有着不可估计的价值，电子商务对数据信息的记录是整个电子商务发展的基础，电子商务档案的应用智能化发展简化了企业之间复杂的关系，并且还可以在一定程度上可以根据记录的信息来对企业的未来发展进行相应的评估和对企业的发展进行策划，在一定程度上为企业的发展提供了有效的信息，因此，电子商务档案的智能化的应用在未来的企业发展中有着不可估量的作用，通过对企业档案信息的整合，可以为企业战略的决策提供了一定的支持，为企业实现战略目标奠定了一定的基础。

三、结语

随着电子科技时代的到来，电子商务的不断发展，传统的纸质档案已经不能很好地适应社会对档案的需求，电子档案作为电子商务的中心轴，在一定的程度上为电子商务的发展提供了有效的条件。档案信息量的增加，信息存储的复杂度的增大，使得智能化的电子商务档案的管理逐渐应用到电子商务中，智能化的管理方式是电子商务档案管理的必然趋势。

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