高职院校学生动态档案管理的探索与实践

李 雯

(郑州铁路职业技术学院，河南 郑州 450052)

高职院校学生档案记录了学生在校期间的个人经历、思想品德、专业水平、健康状况等信息，是学生在高中学习阶段档案的延续，能够为学生教育管理工作提供可靠翔实的佐证材料，具有十分重要的参考利用价值;而且，它的有效建立和管理对充分调动学生的积极性、培养学生的竞争意识，也起到积极的促进作用［1］。但传统的学生档案管理存在内容简单、管理不规范、不方便基层学生管理部门查阅利用等问题，已不能满足高职院校学生教育管理的需要。因此，建立内容丰富、更新及时、充分反映学生综合素质的“学生动态档案”迫在眉睫。

一、高职院校学生档案管理的现状

1.学生档案内容简单，不能全面反映学生情况

传统高职院校学生档案一般包括高中档案、入学登记表、体检表、学生成绩、党团组织档案、毕业生登记表等基础表格。这些表格只是记录学生或家庭的基本信息，缺少对学生兴趣爱好、性格特征、奖惩情况等个人表现的详实记录，对教育管理人员掌握学生个体特征、在校表现等具体信息参考价值并不大。

2.学生信息入档后更新不及时，教育和管理工作缺乏针对性

传统高职院校学生档案中的学生信息只在入校初、学年末、毕业等重要时间点填写归档，且入档后不再更改。档案信息记录时间间隔较长，没有及时得到更新，容易导致学生管理工作信息滞后、教育管理工作缺乏针对性。

3.学生档案信息不方便基层管理部门查阅利用

学生管理工作中院、系学工部门常常需要在详细、及时了解学生情况的基础上开展工作。而高职院校学生档案都存放于学生处档案室等特定档案管理部门，没有特殊原因一般不允许其他人员查看，以致档案信息虽然有记录但却不能充分为管理部门提供服务，不能及时为学生教育管理工作者提供重要的参考依据。

二、构建学生动态档案管理模式

动态档案是相对于非动态档案而言的，档案内容与成分经常处于变化状态，包括文件材料的增减、内容的补充或修改［2］。传统高职院校学生档案管理大多是入档后就不再增删的静态档案模式，已不能适应时代发展和学校管理的需求。动态档案以学生为主体，将档案与教育管理相互渗透、相互结合，最大限度地发挥了学生的主观能动性。

1.设计构建

笔者在实践工作中对学生教育管理工作进行问题分析、规划方案、征求意见、实施改进，设计构建了“学生动态管理记录表”，具体格式见表1。

表1 学生动态管理记录表

“学生动态管理记录表”主要包括个人基本信息(除常规基础信息外，还包括个人特长、兴趣爱好、性格特征、气质类型等情况)、奖助情况、出勤情况、违纪及处理、家长联系制度实施情况和学籍异动情况六个部分。这些信息都可以作为学生管理工作者在学生评优、评先、奖助学金的评定等方面的重要参考依据。

2.对“学生动态管理记录表”的说明

学生动态档案管理于2012 年9 月在我系2011和2012 两个年级开始实施。辅导员为每位学生建立一份动态档案，学生填写好个人基本信息后，保存在辅导员处，由辅导员和学生干部定期及时补充填写表格信息。其中“个人特长、兴趣爱好”“性格特征”以及“气质类型”可以帮助辅导员根据学生的特点采取适宜的工作方法，这样更容易被学生接受，达到事半功倍的效果。“任职情况”栏主要填写学生在院系、班级担任的职务情况。“奖助情况”记录了学生获得“优秀学生干部”、奖助学金的情况及参加各类技能竞赛和活动的获奖情况。该部分内容是对学生个人表现及取得成绩的充分肯定，有利于增强学生的上进心和荣誉感。“出勤情况”栏及时记录了每位学生的出勤情况。“违纪及处理”栏则根据《郑州铁路职业技术学院学生手册》的规定分别记录学生是否有旷寝、吸烟及不文明行为等违纪现象，并将处分结果记录在案。“家长联系制度实施情况”记录了辅导员与家长沟通的主要内容，督促辅导员针对多次违纪、心理异常的学生的情况，及时与学生家长沟通交流，提高辅导员对这些学生的关注度，促使家庭教育和学校教育形成合力。“学籍异动情况”栏填写学生休学、复学、退学、转专业时间及相关情况。

三、实施学生动态档案管理成效明显

1.教育管理人员认可动态档案管理模式

我院学生工作实行辅导员管理制，每位辅导员管理的学生人数较多，不可能对所有学生的家庭、学习、性格特征等详细情况都印记在脑海里。“学生动态管理记录表”内容详实、更新及时，是学生信息的档案库。我系管理人员全部表示“学生动态管理记录表”的实施很有必要，对学生管理工作很有益处。主要表现在以下几个方面。

第一，能够全面了解学生个性特点，便于“因材施教”，根据不同学生的性格特征和兴趣爱好开展思想教育和管理工作，提高了工作针对性。如，对有绘画、写作特长的学生，可安排其负责学生活动的宣传工作;对爱好文艺的学生，则推荐其组织各类文娱活动，参与校园文化建设。

第二，动态档案信息为学生评优评先工作提供了详实的参考依据，保证了评选结果公平公正。在没有使用“学生动态管理记录表”时，虽然经过公开选举，但难免出现学生初选凭印象、靠关系和人缘的情况，辅导员又没有准确的把关依据，仅凭印象确定人选，缺乏具体的量化标准，这样很难保证评选结果的公平、公正性。而“学生动态管理记录表”详细记录了学生的个人表现，且方便查阅，能够有效提高评选工作的效率和质量。如，我系2011 级眼视光专业的一名学生干部，因为平时会拉拢同学关系，被班级推荐为学校“三好学生”，但辅导员在审查中查看“学生动态管理记录表”时发现其有多次迟到、旷课行为，立即决定重新推选出令大多数学生信服的合格人选。

第三，动态档案信息为学生实习分配、就业推荐提供了重要的参考依据。系里在进行实习点分配、实习小组长确定、就业推荐时都会参考学生的个人信息及在校表现情况。对于平时纪律散漫、自控能力差的学生不会将其推荐到重要实习岗位上。如，我系会推荐眼视光技术专业性格外向、语言表达能力强的学生从事前台咨询、销售工作，推荐性格内向、细心沉稳的学生从事后台验光、配镜工作。

2.学生认可动态档案管理模式

我系2011 和2012 两个年级共有18 个班688人，2012 至2013 年选取2011 级4 个班、2012 级5 个班共351 人参与动态档案管理。结果表明学生档案动态管理模式对学生整体素质及个人约束力的提高有明显作用，主要表现在以下两个方面。

第一，通过调查，9 个班中有85%(298 人)的学生表示:使用“学生动态管理记录表”后，个人表现被详细记录且定期进行通报，自己的个人荣誉感被明显激发，逐渐放弃了投机侥幸心理。认识到只要自己付出努力、取得成绩，就会得到老师和同学的认可。因为各类违纪行为会被记录在案，学生从主观认识上加强了自我管理。

第二，实行学生动态档案管理，学生迟到、旷课等违纪行为明显减少，良好的班风学风得到进一步加强，学生的集体荣誉感增强了。以眼视光技术11A1 班和医疗美容12A1 班为例，两个班在2012 至2013 学年第一学期出现违纪行为分别为13 人次和17 人次，而在第二学期分别减少为7 人次和10 人次。两班分别与没有实行动态档案管理的眼视光技术11A2 班和医疗美容12A2 班做对比，眼视光技术专业两个班达到学校综合奖学金条件的人数比例(即达到条件的人数占全班总人数的比例)分别为27%和20%。医疗美容专业两个班达到学校综合奖学金条件的人数比例分别为34%和29%。结果表明实施档案动态管理的班级明显比未实施的班级整体表现优秀。

四、注意事项及努力方向

1.全面规范动态档案管理制度

动态档案的产生过程具有连续性和周期性，要保持学生档案的系统性和科学性，必须建立一套完善的管理制度。统一规范，有章可循，才能保证学生档案的真实性、全面性、准确性。首先，学生动态管理档案是对学生动态信息的记录，需要定期进行补充完善，间隔时间不宜过长，否则信息滞后或遗漏则失去了学生档案动态管理的特点;其次，因为动态档案内容会成为对学生奖惩的重要参考依据，甚至与学生的个人利益直接相关;所以要做好信息填写的监督管理工作，以防学生填写虚假信息、出现徇私舞弊现象。

2.深入研究动态档案管理方式

学生动态档案管理系统研究才刚刚起步，今后还要深入研究，打破人员、设备、时间、地点的限制，努力实现在无需安装“管理系统”、多人同时或变更终端机器等情况下系统仍能够正常运行的目标，进一步提高学生动态档案管理系统运用的便捷性，提高学生教育管理的工作效率。

［1］罗红飞.高校学生档案管理若干问题思考［J］.当代教育理论与实践，2010，2(2):121-124.

［2］任樟祥，韩焱.动态档案管理浅议［J］.浙江档案，2000(8):22.

［3］王键，陈爱.关于建立与管理高校学生档案的思考［J］.大众科技，2006(2):149-150.