“云会计”背景下企业如何创新会计工作

“云会计”背景下企业如何创新会计工作

山东省青岛市疾病预防控制中心 王云芳 葛维弘

“云会计”是在近年来随着信息技术的飞速发展才出现的新概念。它的出现，可以说是对会计工作模式一次理念上的颠覆。“云会计”使财务工作者从传统的票据整理工作中解脱出来，以更加高效、更加迅速的方式来处理企业的财务事项，从而在极大程度上提高了财务工作的开放性和透明度。

云会计 创新 会计工作

随着信息技术的飞速发展，企业的财务信息处理变得日益重要。能否实现对市场变化和企业自身情况的实时把握，并迅速做出决策，成为企业能够获得成功的关键，这给我国企业的财务管理带来了极大的挑战。企业的发展从此面对着来自内部与外部的双重挑战。内部挑战表现在能否寻找到适合企业自身情况的财务管理模式，外部挑战在于日益变幻莫测的市场环境，这使那些就算具备一定实力的企业也往往感觉力不从心。而近年来兴起“云会计”则可以有效地帮助企业面对当前复杂的财务形势，引领企业更好地适应信息化时代企业管理的转变。

1 云会计的内涵

进入21世纪之后，“云计算”几乎成为了一个吸引全体网民目光的“关键词”。这里的“云”实际上指的就是互联网。云计算也就是建立在不断丰富的互联网服务内容基础之上，通过互联网来提供动态易扩展且经常是虚拟化的资源。它有狭义和广义之分，前者更多的是侧重于互联网的基础设施，利用这些设施进行网络交易的方式。后者侧重的则是互联网的服务模式，它包含的内容相当广泛，既包括与互联网相关的服务，也包括信息技术发展所带来的一系列新型服务。因此，云会计也有狭义和广义之分。狭义的云会计指的就是会计软件，它将企业财务相关的软件都囊括其中。广义的云会计则与云计算相近似，更注重的是其通过互联网的应用。在不进行离线存储的情况下进行网络小额商业账户管理的形式。它使用户无须在硬件上安装相应的软件，而是在任何可以链接互联网的地方登录网上账户它无需在自己的电脑上进行本地安装，因为用户可以从有网络连接的任何地方访问账户，这与现阶段极为流行的网上银行有着异曲同工之处。由此可见，“云会计”的兴起，离不开网络技术发展带来的服务器、存储设备乃至数据中心的虚拟化。

2 云会计发展的意义

云会计理念的提出，对于传统的企业财务管理是一次极大的冲击。在这种模式下，企业的相关人员只要持有一台上网设备，在网络覆盖的地方就可以随时地查询企业的财务状况。具体来看，云会计的发展给企业带来的意义主要体现在以下几个方面。

首先，可以有效缓解企业发展会计信息化带来的成本压力。随着信息化的发展，会计信息化的发展已经成为了不可逆转的趋势，现阶段绝大多数的国家机关都采用信息化办公，企业的财务数据处理也都必须进行信息化处理，这样极大地提升了财务工作的效率，但是问题也随之出现。由于其与我国传统的会计操作模式大相径庭，使企业不论是在硬件、软件还是财务人员的素质提升方面都必须投入大量的资金，这给企业带来了不小的成本压力，但云会计的租赁方式却可以有效地缓解这种压力。

其次，提升了企业会计信息化的扩展性。当代信息技术的发展极为迅猛，会计操作软件的更新速度也如弩箭离弦。这给企业采购时带来了极大的困惑，是以满足当前的需求为主，在需要变化时再进行更新还是力求一步到位，尽力追求功能的强大以满足企业的不时之需。而采取云会计的方式则可以帮助企业避免这种困扰，服务器的维护与功能更新都由软件公司负责，企业可以根据实际需求增减所需要的服务，按时缴纳租金即可。

最后，云会计模式极大地提升了企业的财务管理效率。在云会计模式下，企业在使用中的任何问题，都会有专业的信息工作者来进行解答，这使财务人员在遇到更新与功能拓展、信息安全等情况时适应时间更短，出现问题的概率更低。从而使企业的财务人员能够更加专注于自己的财务管理工作，而无须担心信息化发展的“副作用”，从而极大地提升了工作效率。

3 云会计背景下我国企业会计工作的创新

要想更好地适应云会计背景下所产生的财务管理形势，企业必须要对自身的会计工作进行大胆地创新。只有注重创新，才能更好地促进企业财务工作效率的提升。

3.1 利用会计工作提升企业的成本管理

现阶段，严重的浪费现象已经严重阻碍了企业的进一步发展，这也使提升成本控制成为了企业管理的重要问题。基于我国目前近乎惨烈的市场竞争现状以及卖方市场的逐渐形成，在短时间内迅速地扩大企业的市场占有份额显然是不切实际的，因此企业必须将提升利润的重心放在成本管理的工作上来，注重控制营业耗材、公关差旅费以及电费、水费等，这些开支虽然看起来数额不大，但是贵在坚持，长期注重节约必会给银行带来丰厚的回报。

在云会计模式下，企业的全部财务动向都能够清晰地得到体现，企业可以给员工一定的浏览权限，使员工能够随时浏览企业的支出动态。让他们明白自身的点滴节约行为都会对企业的成本控制形成直接的影响。借此将成本控制的理念深深地植入每位财务人员的心中并将之转化为日常自觉的行动。领导班子要充分发挥模范带头作用，杜绝铺张排比等严重的浪费现象，还要使财务部门的员工都从日常行为中养成“勤俭节约”的品质，做到每一分钱都落在实处，每一张纸都物尽其用，实现资源利用效益的最优化。完善管理方法，以科学的调查调研为基础，积极汲取各方的先进经验，结合自身实际出台会计工作的成本控制措施。同时，要不断努力地修订和学习，实现成本控制在会计部门的科学化与常态化。还要建立完善的赏罚制度，充分调动财务人员降低成本的积极性。以财务部门日常工作的节约为例，身份证复印、业务单据工作人员随手填写随手浪费、一些年纪大的企业工作人员在填写单据时经常会发生错误或者有些特殊地方不会填写等现象造成的浪费，可以说与企业财务人员有直接关系，在这种情况下，财务人员可以将各种单据的填写样本上传到企业的内部网络中，让前来办理的企业员工先自行熟悉，这样在正式填写时就可以少出错误。据某机构调查数据显示：如果企业能够对填写单据的流程加强控制，那么可以节约该项损耗在50%以上。

3.2 加强企业财务信息的安全管理

财务信息安全对企业的重要性无需赘言。传统的企业财务信息安全管理是依靠保险柜和几把锁头来进行的，而在云会计模式下的信息安全管理必须适合信息化的发展才能实现。企业将财务信息输入互联网络，固然可以使其随时能够被查阅和处理，但是对现阶段高超的网络“黑客技术”而言，有的企业财务信息简直就是“不设防的城市”。如果企业不注重提升自己财务信息的安全性，那么其财务机密就会轻易地被竞争对手得到，这对于企业的发展是非常不利的，这种情况必须要引起企业的重视。例如可以采取设置动态密码的方式，以“密保”来获取登录企业会计系统平台的口令，而这个口令则是每分钟都由系统自动生成，并且这种生成是随机的，毫无规律性可言。这种动态密码的使用可以在极大程度上提升企业财务信息的安全性。此外，企业还可以聘请“第三方”公司对企业的财务信息进行保护，编制程序严格监控对企业财务平台后台的登录情况，并将之与实名制手机号码联系起来。如果有陌生的手机号码或者移动设备要非法进入，企业管理者就会立刻收到警报，然后将企业财务信息平台迅速关闭。

3.3 建立共享服务体系

按照以往的企业财务管理模式，会计部门是随着企业规模的扩大而不断扩充的，不论企业下属部门的投资多少，都必须要建立一套相对独立的财务管理班子，才能保证财务乃至整个企业工作的顺利展开，这给企业带来了沉重的成本与人才压力。而在云会计模式下，可以通过共享服务体系的建立来有效地解决这个问题。企业在分支单位只需要设立一个负责报表的人员即可，其主要负责将企业分支单位的相关财务信息输入到服务器提供的该企业专用平台，然后由企业总部的财务管理人员进行统一处理。以组织管理为例，会计信息化能够帮助企业财务部门更加细化人员的分工，形成“专人、专事、专责”的精细化财务管理模式。在精细分工的基础上，云会计模式更进一步，实现企业财务工作的分享，这对于加强财务监督，消除以往“自扫门前雪”的个人思想有着非常重要的意义。

3.4 建立优化的报销系统

传统的财务报销是财务人员工作的重点之一，也是他们极为“头疼”的问题。可在信息技术高度发展的背景下，企业可以凭借“云会计”优化自己的财务报销系统。在云会计模式下，想要申请报销的员工只需要将报销事由和证明单据发送到企业的专用邮箱，在核查合格之后，财务管理人员就会将报销款迅速地打到员工的账户上，从而省去了以往繁琐的票据粘贴与各相关部门签字。据估计，“云会计”模式下的报销系统，可以为企业的报销成本节约50%~70%，报销时间方面也可以实现很大的提升，财务业务处理效率可以提高10倍以上。

4 结语

“云会计”背景下的财务管理，财务管控更深入到日常业务活动中，而这将在业务处理方式和管理模式上发生变革。这种变革一方面可以让公司相关财务战略、制度在业务部门落实，另一方面也能迅速地发现企业财务管理存在的问题。从而极具创造性地改变企业的未来运营模式。相信在不远的将来，企业财务人员与业务人员之间的界限将会很难区分，财务业务一体化已经不再是遥远的“幻景”，从而对整个会计理论和实务都将产生深刻的影响。

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2096-0298(2015)04(c)-015-02