用ExcelVBA解决人力资源历史数据保存问题

朱洁兰

摘要：该文介绍了使用ExcelVBA工具解决人力资源历史数据保存问题的过程，首先设计了两项程序功能，分别是保存当前数据源为历史数据、恢复历史数据到当前数据源；然后给出程序的实现过程详细介绍，从导入数据、设计用户界面到编码。之后给出了程序的代码展示。最后指出程序可改进之处是可以提供与ERP或HR系统是数据库接口，并且扩展历史数据的统计分析功能。

关键词：人力资源；历史数据；ExcelVBA

中圖分类号：TP311 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2015）01-0218-03

各个单位或企业的人力资源数据包括的内容非常广泛，涉及到劳资、人事、培训、社保、档案等大量数据信息。随着时间的增长，历史信息不断积累，HR部门在处理历史数据的保存和再调用问题的时候，如果处理不当会造成历史数据丢失或无效，有些历史数据即使保存了也会出现查找困难的情况。因为人力资源数据大部分会用Excel软件保存和处理，作者尝试了进行ExcelVBA编程，来解决人力资源历史数据保存问题。

1 ExcelVBA编程简介

VBA是扩展微软office办公软件功能的编程利器，其中ExcelVBA编程最为广泛。国内外有很多专门讨论ExcelVBA编程问题的论坛和个人网站。在商业化的Excel软件培训中，ExcelVBA编程也是高级课程的必讲内容。

ExcelVBA是结合excel来处理一些表格数据的。它最大的优点就是可以通过用程序代码来控制一些有规律，重复性的需要手工来完成的工作，提高工作效率的目的。它的编程环境是内嵌在Excel软件之中的，只要在Excel软件的“开发工具”菜单中调用就可以了，使用起来非常快捷方便。

2 程序功能结构图

作者在本程序中设计了两项自动化功能。第一项是保存当前数据源为历史数据，通过复制“数据源”工作表到新建工作表，并把新建工作表用当前日期命名，表示新建工作表为当前日期的历史数据，当“数据源”工作表发生变动时，历史数据不受影响；第二项是恢复历史数据到当前数据源，如果当前数据源出错，需要恢复到某一时刻的历史数据时，只要输入某一个历史时期，就可以恢复到当时的“源数据”。

用户使用该Excel模板的VBA功能时，只要在发生“源数据”变动时，点击第一项保存功能的“确定”按钮即可，这样就可以保存所有的变动前的历史数据了。

3 程序实现过程

3.1 导入数据

在Excel软件中导入人力资源的数据，一般会包含企业员工的姓名、性别、出生日期、年龄、入职日期、工作年限、学历、职称、部门、职务、工资级别等基本信息。导入后把当前工作表名称修改为“源数据”。

3.2 设计用户界面

在Excel软件的第一个工作表中设计用户界面，在用户界面中插入两个“确定”按钮，再分别为它们指定相应的宏代码，如图1所示。

3.3 编写代码

本Excel模板要编写两个宏代码，都是由单击选项按钮触发事件过程，两个过程的程序流程分别如下：

1） 用户在用户界面点击第一项“保存当前数据源为历史数据”的“确定”按钮，触发其对应的事件过程。

（2） 搜索已有的工作表名称，查看是否有以当前日期命名的工作表。如果有就删除该工作表。

（3） 复制“源数据”工作表。

（4） 在工作簿的最后位置新建工作表，粘贴“源数据”工作表。

（5） 把新建工作表的名称改为当前日期。＼&2. 恢复历史数据到当前数据源＼&（6） 用户在用户界面点击第二项“恢复历史数据到当前数据源”的“确定”按钮，触发其对应的事件过程。

（7） 弹出输入对话框，要求用户输入一个历史时期。

（8） 搜索已有的工作表名称，查看是否有以输入的历史日期命名的工作表。如果有就复制该工作表，如果没有就退出程序。

（9） 粘贴到“源数据”工作表。＼&]

3.4 程序代码展示

本Excel模板的两个宏代码分别如下：

Sub 按钮1_Click（）

'以下定义工作表、变量的名称

Dim newsheet_name

newsheet_name = Date

Dim n， i As Integer

n = Worksheets.Count

i = 0

' 以下删除之前的同名工作表，不能是同一天的表

For Each Sheet In Worksheets

i = i + 1

If Sheets（i）.Name = CStr（newsheet_name） Then

Worksheets（i）.Delete

End If

Next

n = Worksheets.Count

'以下复制源数据表到新建工作表，并以当天日期命名

Sheets（"源数据"）.Select

Sheets（"源数据"）.Copy After：=Sheets（n）

n = Worksheets.Count

Sheets（n）.Name = CStr（newsheet_name）

End Sub

Sub 按钮2_Click（）

'请用户输入要恢复的历史数据的时间

Dim inputsheet_name， defaulttime

defaulttime = Date

inputsheet_name = InputBox（Message， "要恢复的历史数据的时间"， defaulttime， 100， 100）

'以下定義工作表、变量的名称

Dim n， i， m As Integer

n = Worksheets.Count

i = 1

m = 0

'以下查看输入的日期格式是否正确，是否存在输入日期的历史数据

For Each Sheet In Worksheets

If Sheet.Name = inputsheet_name Then

m = i

End If

i = i + 1

Next

If m = 0 Then

MsgBox （"您输入的日期格式不正确或者没有这个日期的历史数据"）

Exit Sub

End If

'以下复制源数据表到新建工作表，并以当天日期命名

Sheets（m）.Select

Sheets（m）.Copy After：=Sheets（"源数据"）

Worksheets（"源数据"）.Delete

Sheets（2）.Name = "源数据"

End Sub

4 程序的可改进之处

本程序的设计思路比较简单，只提供了保存历史数据和恢复历史数据两项功能，满足HR部门解决历史数据保存问题的最基本的需求。作者认为本程序的可改进之处有两点，一是用户可以和本单位使用的特定的ERP或HR系统对接，使得系统导出的源数据一键保存为历史数据；二是历史数据的统计分析功能可以有更深广的扩展，借助于Excel软件的数据统计功能，实现起来可以事半功倍。

参考文献：

[1] 宋勇江，巩伟.RSView32利用VBA实现报警历史查询[J].自动化技术与应用，2014（4）.

[2] ASL.数据全面保护数据备份、恢复、粉碎全接触[J].电脑迷，2014（8）.

[3] 肖红慧，陈琼.“一体化”理念下历史数据开发和管理新思路[J].中国传媒科技，2012（12）.