办公自动化在疾控工作的应用

王薇

摘要：办公自动化（Office Automation，简称OA）是计算机网络与现代化办公结合形成的一种新型办公模式，受到广泛的应用和认可。随着信息技术的发展和社会的进步，人们的疾病防控意识不断加强，对疾病防控工作提出了更高的要求，传统的办公模式已不能适应现代化高效的办公需求。该文结合疾控工作现状阐述办公自动化应用的必要性，分析现状和存在的问题，并对今后的发展趋势进行探讨。

关键词：OA系统；办公自动化；疾控；高效；资源共享；决策

中图分类号：TP311 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2015）01-0209-02

疾病预防控制机构是疾病预防控制与公共卫生技术管理和服务的社会公益性事业单位，承担着疾病预防控制、食品安全、免疫规划、放射卫生、环境卫生、妇女儿童保健、卫生监测检验、科研培训、健康教育、突发公共卫生事件应急等各项防病、应急和科学研究的工作。随着医改十二五规划的进行，信息化建设对卫生事业发展极为重要，传统的办公方式已经难以满足疾控工作发展的新形势新要求。 OA作为一种新型办公模式，以其高效、便捷的优越性逐步取代了传统办公模式，受到广泛认可和使用，在新形势下疾控工作中也发挥着重要作用。

1 使用OA系统的必要性

1.1 提高工作效率

自1946年第一台计算机问世至今，信息技术经过几十年的发展，从实验室走向了大众化，它的应用从国防、办公、数据处理、教育、娱乐等等变得无所不在，日益深入到社会的各个领域。OA作为一种以信息技术为基础发展起来的新型办公模式，改变了传统办公方式，对办公效率的提高起到了积极的促进作用。OA以采用计算机、复印机、打印机等办公设备为开始，发展到以互联网和计算机为使用的阶段。OA系统利用Internet/Intranet技术，基于工作流的概念，范围涉及各种事项的审批、远程办公、日常行政管理、多人多部门之间的协同工作以及各类信息的沟通与传递，使相关工作人员可以方便快捷地共享、处理信息，进行协同办公[1]。OA系统的高效性表现在：①日常工作报表、公文等通过OA系統直接自动生成，不需要进行制表、打印等费时费力的操作，同时减少了人工操作造成的错误。②上级领导只需经过简单的查看、审批操作即可完成报表、公文的浏览、审批工作，全面提高工作效率。③改变了传统以纸张为主要介质的信息共享、传递、审批的手工办公方式，实现了环保、便捷、安全的信息共享和处理，减少了人工操作带来的错误。OA系统在疾控部门的采用，可以解决疾控部门因业务繁杂、职工众多、经常出差在外，整体管理复杂度高，带来的信息处理不及时，沟通不畅，协同工作效率低下、重复劳动等问题，提高工作效率，加强各部门之间的沟通协作，同时规范了办公流程，提高管理水平，提升疾了病防控和突发公共卫生事件的应对能力。

1.2 提高信息安全性

1.2.1 访问权限

在日常办公中，审批签字及内部文件传阅是办公流程不可避免的一部分，在传统办公中，这些信息都是由人工传递完成的，在传递过程中就不可避免的出现信息泄露等问题。同时，疾控工作还涉及对大量数据的采集、操作问题。OA系统采用安全口令等权限控制措施，使文件在审批签字及传阅过程中只有指定的人输入口令才能查看，有效预防了人为的信息泄露，对办公中所涉及的数据，实行权限管理、查看访问记录等信息，有效的进行管理。

1.2.2 网络办公环境的安全性

在互联网高度开放和广泛使用的今天，人们更习惯于利用网络的方便快捷性完成一些工作，例如：用网易、新浪等第三方服务器来收发邮件、使用QQ等聊天软件来传递信息或传送文件。信息的泄露，很多时候就是在这样的信息转存、转寄等时候发生的。信息的传递以明文的方式通过网络服务器进行，使信息不但很容易被截获破译，而且传输过程中在第三方软件服务器中也留下了痕迹，信息安全产生了隐患。随着疾控事业的发展，各种疾病的监测控制，数据分析、突发公共卫生事件处理等工作，涉及大量数据，对数据的安全性和隐私性要求也越来越高。OA系统采用一定的信息安全技术，通过采用防止非法用户侵入、权限控制、存储和传输加密，以及电子签名等等方式使文件、数据等信息在网络办公环境下安全性得到了保障。

1.2.3 监控非法或异常操作

OA系统可以控制、监控所有的非法和异常操作，防止误操作带来的不必要的损失，并根据异常情况划分等级做出相应的记录、警示或紧急处理[2]。疾控工作涉及数据种类多，数据量大，数据丢失将带来极大的损失，采用OA系统，使数据安全性得到了保障。

1.3 节约办公经费

近年来，随着政府和社会对疾控工作日益重视，各级卫生行政管理部门也在不断加紧公共卫生体系建设步伐，但财力的缺乏一直是影响疾控工作发展的重要因素之一。OA系统采用先进的科学技术，实现了办公的无纸化和远程化。①减少纸张的使用，将各类文件、学习材料等资料以电子文件形式发放，不但节时，也大幅减少了纸张的使用，节约了经费。②减少办公设备和耗材，随着无纸化办公的实施，打印机、复印机的使用率下降，从而降低了办公设备配置，减少了耗材使用。③减少交通、通讯等费用，内网与外网结合，实现远程办公。OA系统采用视频会议、远程培训、电子邮件收发信息等方式，相关办公、会议、培训等事宜都可在此平台上进行讨论交流，减少相关的沟通、交通费用和培训支出，节约开支。

1.4 领导决策提供有力保障

OA系统的使用有利于各级领导和全面掌握各项工作的进展情况，对相关工作进行统筹协调，为疾控工作的开展提供决策。同时，有利于上级部门掌握各级疾控部门工作开展情况，及时应对各类公共卫生事件的发生，提高突发公共卫生事件的应对能力，合理分配公共卫生资源，加强对各类疾病、公共卫生事件的预防控制和监管[3]。

1.5 信息化建设的必经之路

在医改十二五规划中，国务院提出要加快推进医疗卫生机构信息化建设，进一步提高医疗卫生服务水平。到2015年，基层医疗卫生信息系统基本覆盖乡镇卫生院、社区卫生服务机构和有条件的村卫生室。OA系统作为应用先进计算机技术和现代化办公结合的一个高效率、高智能办公系统，实现了资源信息共享、无纸化办公、远程办公以及各部门、各级疾控部门之间的协同办公，直观反映了信息化建设的成果，推动医疗卫生机构的信息化发展，是信息化建设的一个重要组成部分，为医疗卫生机构全面实现信息化奠定了基础。

2 现状和存在的问题

随着医改十二五规划的进行，一个高效、统一的OA系统的全覆盖对疾控部门长远发展有着十分重要的作用。但就目前而言，在部分疾病预防机构中，办公自动化并未发挥其应有的作用，其原因是多方面的。首先，有些县级乡镇及一些偏远地区疾控部门由于资金缺乏，存在硬件设施不完善、信息网络建设不健全等问题，导致OA系统无法使用。其次，办公自动化的实现不单单包括硬件、网络、软件，更重要的是人员的参与意识。由于疾病预防控制机构大部分工作人员是公共卫生等专业，信息化意识不强，缺乏相关计算机信息技术知识，在使用过程中存在困难并有抵触心理。再者，由于各级疾控部门之间采用不同供应商开发OA系统软件，导致信息共享困难，从而形成一个个信息孤岛，极大的浪费资源，不利于高效决策[4]。

3 发展趋势

随着信息科学技术的发展和国内信息技术的广泛应用，医改十二五规划对医疗卫生事业的发展提出了更高的要求，传统的办公方式已经难以满足疾控工作发展的新形势新要求，全面实现办公自动化已经是提高办公效率、规范化管理的必然趋势。新模式下的办公自动化系统逐步整合越来越多的应用，日趋变得复杂，也远远超出了传统OA的范畴，它将为使用人员提供一个集成化的、多功能的办公桌面环境，解决办公人员因不同工作地点、处理不同事务而需要使用不同工作环境的问题，集成了人、财、物、信息、知识等诸多资源，逐步成为一个员工办公、中层管理、领导决策的知识协同的平台。新一代的OA系统更应该是融合了协同、知识管理、门户等精髓[5]。通过不断的改进办公自动化这棵“老树”将随着疾控工作的不断变化和改进，发挥其應有的作用。

参考文献：

[1] 陈爱芬，邱艳，陈君.协同办公OA在医院信息化管理中的应用[J].中医药管理杂志，2012（8）：794-795.

[2] 余慧，王晓东.办公自动化（OA）系统设计浅析[J].今日科苑，2010（4）：136-136.

[3] 张志湘，王秉荣，任志红.疾控中心OA系统在疾病预防控制管理中的作用[J].中国医师：医学专业，2010（32）：251-252.

[4] 唐杰，刘文羽.县级疾控机构信息化建设的思考[J].江苏卫生事业管理，2013（4）：75-76.

[5] 郭明生，涂秀娟，余建桥.以知识管理为中心的办公自动化系统研究[J].西南农业大学学报，2007，5（3）：179-181.