借助电脑技术优化编辑工作的路径探索

文｜孙湛波

（作者系中国城市出版社第二图书中心主任，副编审）

他汇编文集作者众多，统稿人也可能有多个，开始写稿前明确写作体例非常重要。

笔者每次约稿都要以Word文件方式提供给作者一份详细的写作体例，内容包括：本书的内容框架及写作要点；章节目录；章节以及各级标题的格式；图、表格式，包括图题、表题格式；统一数字及日期的用法；统一计量单位名称及符号；统一著录参考文献格式等。

要让一部书稿从选题立项到最终出版，图书编辑需要做的工作很多很多，而且，一名编辑有可能同时运作三本五本甚至十几本图书。对于如此忙忙碌碌的编辑，借助电脑技术对编辑工作进行优化，毫无疑问是必要的。

可以相信，许多编辑在摸索如何利用电脑技术优化编辑工作。但同时，显而易见，还有许多编辑没有重视这一点，因而在编辑工作中无谓地浪费了宝贵的时间和精力。笔者呼吁编辑们高度重视电脑技术的应用问题，并积极地沟通分享，以便共同提高。下面，笔者结合自己的具体实践略陈浅见。

一、与作者高效快捷沟通

不论是组稿工作，还是审稿工作，亦或是校改过程中的核疑，编辑少不了要与作者沟通。除了当面沟通，过去主要的沟通手段是打电话和写信，现在我们有了电子邮件、QQ和微信。有些简单的问题可以电话沟通，或者QQ、微信沟通。但对于比较复杂的，或需要持续跟进再次确认的，或需要留存档案记录的，笔者建议尽量采用网络发送电子文件的方式进行。编辑最常用的电子文件就是Word文档。

1. 通过Word文件向作者明确写作体例

如果是编辑策划的选题，或作者提供选题思路、双方共同确认的选题，在作者开始撰稿之前，一般先由双方商定一份写作体例作为写稿依据。这份写作体例越详细越好。如果图省事搞一个简单的提纲，后期统稿会遇到诸如章节体例不一、写作风格杂乱、专业术语混乱、数据来源不规范等等问题。一般情况下，年鉴、年会论文集或其

2. 充分利用word的修订模式

有的图书出版周期短，时间紧张，你不得不提议让作者陆续交稿。但这样会带来很多的麻烦。有时，撰稿作者交来了稿件，统稿人又另外交来一份修改稿。有时，同一篇文章会有多个统稿人的多份审核修改稿。这将给编辑工作增加很大的工作量。可以想象，这种复杂的情况要在纸质打印样上比对校核会是多么困难。最好的办法就是：利用电子文件将不同的修改意见合并汇总。

笔者每年牵头责编《中国城市发展报告》，每年都会面对上述情况。该书具有年鉴性质，涉及领域广，涉及作者多，出版周期短。笔者总结的经验是：对于已交稿部分作者要求修改的，就要求作者使用Word修订模式。Word修订模式可以很清楚地显示作者在哪里作了修改，包括删除的内容、增加的内容、移动的内容，包括文字、段落、图片、表格，包括注释。你还可以在Word修订模式中对作者的修订进行审读，逐条接受或拒绝修订。

3. 善于运用Word 2013的比较功能

虽然大多数作者很配合，会按出版社的要求提供齐、清、定稿件，或者不得不修改时提供修订模式的新稿件，但编辑有时还会面对更为棘手的情况：重复提供不断修改的稿件，你无法确定作者做了哪些修改，又只能以最后提交的稿件作为出版依据。幸运的是，Word 2013的比较功能非常强大，可以帮助你找出作者的修订之处：你只要将作者最新提供的文档与此前已采用的文档进行Word比较，就可以清楚地看到作者的修订之处。

笔者曾运用Word 2013比较功能解决了一个大难题。2014年9月份，笔者责编的《中国城市慈善发展报告（2012-2013）》即将付印，作者在最后校核时坚持认为书中的18个案例采用的不是最后的稿件。作者坚持要将所有案例全部重排！这意味着该书案例部分十几万字的稿件要么进行艰苦的折校，要么全部重新三审三校。而不论采用那个方案，时间都是来不及！还好，此时笔者已掌握了Word 2013的比较功能。笔者将最新校样PDF文件导出并生成Word文件，将作者确认的最终稿件按目录顺序合并成一个Word文件，前者作为原文档，后者作为修订的文档。比较结果显示，除一个案例差异较多外，其他案例的差异不是很多。再核对其他案例的这些差异，发现均为编辑加工及校对校改的结果。差点因为一篇稿件而将整部图书的出版停顿下来。由此可见，Word 2013的比较功能有时是相当管用的。

二、对稿件进行预处理，为后期加工减负

1.粗审预加工

对于书稿，有的出版社已实现在线电子审稿及编辑加工，有的出版社仍停留在纸面审稿及编辑加工。作为中小型出版社的编辑，笔者倾向于电子加工与纸面加工相结合。

收到作者的电子稿件后，责任编辑首先要进行粗审。Word 2013的查找功能非常强大，对于查重或其他需全文检索的内容，在导航窗口搜索框输入搜索关键词，不但会在“结果”窗口显示搜索全部结果，而且文档中的相应关键词全部被高亮显示出来。这非常有利于编辑对稿件的处理。

需要提醒的是，编辑如在电子文件上进行加工处理，一定要在备份电子文件上进行。由于电子文件具有易变性，一定要确保原始电子文件对于理解作者原意的可信度。对于书稿中有若干插图、公式的复杂稿件，作者交稿时要附上一份原始电子文件，这份电子文件要与作者确认的纸质原稿保持百分之百一致，便于日后在编校过程中出现疑问时核对。

利用电脑技术对作者的电子稿件进行粗审和预加工处理，然后再打印纸样进行审稿和编辑加工，可以大大减少后期的工作量，提高工作效率。

2.核对疑问，整理书稿

审稿过程中，难免会发现若干的疑问，有的是专业方面的，有的是表述方面的。这些疑问大多可通过网络搜索获得解决。甚至核对英文单词、英文句子翻译，在线词典要比纸质工具书快捷高效得多。

有时，为统一书稿的写作体例（有些作者无法按你的要求去做），比如将随文注或页注参考文献统一整理到章后或全书后，你就必须借助你对Word和Excel的熟练操作技术去完成。在重新排序过程中，要确保参考文献的顺序号与正文中的注号一一对应。至于参考文献的著录格式，则要按国家标准进行规范整理。

任何涉及原稿内容的改动都需要征得作者的同意，为此，笔者建议编辑在对电子书稿进行粗审预加工时采用Word修订模式，这样可以方便作者对修改之处进行核对确认。

3.预估全书的版面字数和印张

编辑的其他一些工作也可以借助电子文件去完成，例如：为了明确图书市场定位，或者为了提前进行图书设计，或者为了进行市场营销预热，需要准确估算全书的版面字数和印张。编辑根据成书设想（包括开本尺寸及版心大小、正文字体字号等），通过页面设置，设定Word文档的每面行数及每行字数，然后定义各级标题的字体字号及占行数，就可以对稿件进行粗排版，由此确定全书的排版字数及印张数（书稿中插图较多的可以适当加减页数）。如印张超出预估，为避免定价过高影响市场定位，可以及时与作者沟通删减字数，或通过版式调整压缩印张。

三、丰富校对手段，压缩改版时间

1. 必要的毛校

有的编辑习惯于将加工处理过的电子文件交排版公司灌版，并以此打印的纸样作为原稿。但灌版后打印的纸样已不可能是真正意义上的原稿了。切不可抱有侥幸心理！即使排版公司承诺毛校，即使你准备自己对照电子文件毛校一遍，都不如让Word比较一遍来得踏实。因此，排版公司完成灌版后，不要急着打印纸样，先发一份PDF文件，然后导出为Word文件，然后与你的发排Word文件进行Word比较，重点检查如下内容：（1）有无文字丢失；（2）有无段落重复；（3）图、表有无丢失；（4）图、表位置是否发生了错位；（5）页注等有无丢失、错位；（6）有无其他灌版异常现象。如此比较检查一番，之后再打印纸样进行审稿校对，不但会避免错漏的风险，而且会大大减少后期的工作量。

2.免纸样校核是抢时间的利器

校改过程中会有一些疑问需要作者解决，而纸样的取送总是很麻烦，当面沟通更需要时间——除非确有必要。因此，如果能够更多地利用电脑技术，就可以节省很多时间。

除了前面所说的使用电子邮件、QQ等传送Word文件沟通核疑外，充分利用PDF文件免纸样校核是抢时间的利器。将PDF上的疑问之处高亮显示，然后加上批注，再发给作者核改，这样会比电话、Word文件等沟通方式更直观。PDF文件与校样页面是完全对应的，作者反馈的修改意见可以很容易地核改到校样上。

退改也可以采用无纸样方式。两个校次之后，新校样的出红率应该很低了，这时利用PDF批注方式可以快速通知排版公司改版。排版公司改后发来新的PDF文件，编辑将核对无误的新打印纸样直接并入上一校样中（粘贴在对应页上），可以减少取送环节，也可以确认改版是否到位——这尤其适合核红付印样的核改。

有些画册图片量大，为便于文件传输，排版公司提供一般清晰度的PDF文件即可（要确保文字清晰）。但PDF文件必须是可编辑可改写的文件，而非转曲定型的图片文件。否则，编辑无法选中复制或高亮显示，也无法导出文字。

对于过大的PDF文件，可以通过PDF编辑软件予以压缩。PDF编辑软件还可以将批注页单独或集中导出，生成一个较小的PDF文件，以便快速传输给作者或排版公司。

3.借助PDF进行快速校对

在校改纸样时，如发现前后重复或其他需前后查核的问题，借助校样PDF文件可以快速地查找定位。

图书的各级标题版式经常因疏忽而留下瑕疵，利用PDF文件可以快速准确核改。将PDF文件拷贝一份，重命名，然后将两个PDF文件并排打开，调整窗口大小并确认显示比例一致，将其中一个PDF文件滚动到第一个一级题所在页面，确认版式无误，将另一个PDF文件迅速向下滚动，将所有带有一级题的页面与前一个文件比对，如此可以快速检查一级题的字体字号、左右位置、上下空行等格式是否完全一致。其他各级标题均可照此处理。

利用PDF文件可以快速地核对目录和书眉。图书付印前，编辑需要全面检查一遍目录和书眉。以前，经常是两个编辑合作唱读核对。现在，利用PDF文件就省事多了。检查目录方法如下：如同核对标题版式一样，将两个PDF文件同时打开，将其中一个PDF文件滚动到目录页，根据目录显示的标题页码快速定位到正文的相应页面，核对确认标题文字是否一致，目录页码是否正确。检查书眉只需打开一个PDF文件即可，但应单双码分别进行核对。确认PDF页面显示方式为双页视图。双码应为书名，快速滚动，双码书眉文字有任何的变化都会出现明显的闪烁。如双码书眉文字始终未见闪烁变化，则说明双码书眉无差错。单码应为篇章名，按上述方法逐篇逐章检查即可。