基于网络的开放式科研管理系统研究*

曹婧文 吴志宏 潘 宣

(中国医学科学院/北京协和医学院科技管理处 北京100730) (北京协和医院骨科北京100730) (中国医学科学院/北京协科技管理处 北京100730)和医学院



基于网络的开放式科研管理系统研究*

曹婧文 吴志宏 潘 宣

(中国医学科学院/北京协和医学院科技管理处 北京100730) (北京协和医院骨科北京100730) (中国医学科学院/北京协科技管理处 北京100730)和医学院

在总结中国医学科学院(简称“医科院”)科研管理系统建设工作经验的基础上，提出应用计算机及网络等先进技术，同时引进第3方监督，建立基于网络的开放式科研管理系统，介绍该系统的特点、功能以及设计和应用中的要点，该系统是对医科院科研管理工作方式积极的探索，能有效提高科研管理工作效率与质量。

科研管理；开放式管理系统；网络

1 引言

中国医学科学院(简称“医科院”)是国家级医学科学学术中心和综合性科学研究机构，在北京、天津、南京、成都、昆明、海南、西双版纳共设有18个研究所、6个临床医院、5个教育学院、1个研究生院，有6个国家重点实验室、9个部委级重点实验室、16个国家级工业试验基地和中心、18个全国高等学校医学重点学科点。全院副研究员以上科技人员2 049人，研究领域众多，国内和国际联合攻关项目日益增多，这使得科研项目日常管理工作相当复杂和繁琐[1]。利用现代信息技术管理科技项目，高效、便捷地掌握项目信息，服务主管部门和研究人员是科研管理人员在大数据时代的巨大挑战[2]。

“工欲善其事，必先利其器”，要把庞杂的科研项目管理好，除了管理者要有较强的沟通、协调能力外，更需要有功能强大的管理工具，它可以使复杂的管理工作变得相对简单，提高效率，同时管理工作质量也优于人工管理方式。医科院从2007年开始启动了“国家医学科学研究信息网络升级改造项目”，其目标之一就是合理利用各所院已有的局域网设计建成医科院与所属所院之间的组网，建立信息高速公路，为未来基于网络的科研管理系统实施奠定坚实的基础。

2 基于网络的开放式科研管理系统

2.1 引入网络媒体监督管理

通过对目前国内外科研管理方法的分析和总结，结合多年科研管理工作的实际经验，医科院提出以基于网络的电脑软件为管理工具的开放式科研管理方法。该方法在现有管理方法的基础上引入了网络媒体监督管理作用，是更加公开、公平、高效的科研课题管理方式。媒体舆论监督是非常有影响力的社会监管手段，网络媒体监督无地域性、实时性、互动性等特点，使之具有比传统媒体更强大的监督作用。参与者针对某一领域的评论经过汇集放大，可以在极短的时间内形成非常强大的舆论浪潮，能对被监督对象甚至政府的行为产生重大的影响[3-4]。

2.2 核心内容

基于网络开放式医院科研管理方法的核心内容有两点：一是制度化管理，二是开放式管理。在管理工作中制度管理和科学方法管理相结合，以制度为标准，以方法为手段，全程信息公开，使管理者和被管理者都处于信息对等的地位。科研项目在组织过程中的所有细节全程通过电脑软件动态地显示出来。管理和监督人员所发表的意见能在第一时间反馈到课题执行者身上，积极的信息可以对课题执行者产生正面的激励作用，负面的意见则会使课题执行者的行为得到修正[5]。

通过这种机制来激发课题执行者内在的工作动力，最终形成一个以课题执行者自我管理自我约束为主，外部管理为辅的医科院科研管理系统新模式[6]。

2.3 方法科学

应用电脑软件，可以使管理细化，差错率低，效率提高，节约成本。信息全程公开，可以有效地杜绝暗箱操作行为。全员参与管理，除本院的管理人员外，还可以邀请本专业领域里的第3方来参与管理，杜绝专业性极强的领域里有人弄虚作假[7]。基于网络管理模式，没有时间和空间的限制，所有科研和管理人员都可以在不同的时间、地点参与到管理工作中来。管理者和监督人员可以根据需要选择实名或匿名参与管理工作，利于负面意见的真实反馈。实时信息反馈能够及时预防管理工作出现严重失误和重大差错。所有人员发表的正面或负面的观点，都在网络上长期公开显示，具有光荣榜和耻辱墙的双重作用，能对课题的实施人员内心产生非常强的正面激励和负面威慑作用[8]。有利于全系统范围内的资源共享，避免重复建设，节约成本。

2.4 系统构成及相应功能

本系统要求设计编写专用的电脑网络软件，管理人员、课题执行者及相关人员都通过网络来使用软件的管理功能。在使用本管理系统时，首先要求把所有相关人员的信息录入并根据不同的角色分配不同的权限，然后录入课题详细信息，再对课题不同的评价指标分配不同的管理权重[9]。系统要有专用的网络地址、服务器及配套软件。管理模块具体包括用户管理及权限分配、人事管理、项目信息管理、费用管理、进度管理、指标设置及权重分配、数据统计、输出、备份模块等。会员中心包括参与课题管理、个人信息管理模块。查询功能包括信息单项/复合查询及结果输出功能。新闻公告即动态发表科研活动信息。使用帮助功能。系统功能框架，见图1。

图1 科研管理系统功能

3 科研管理系统设计和应用要点

3.1 事前

事前管理工作即对管理系统的开发设计一定要有前瞻性和预见性，要把所有可能遇到的不确定性考虑周全，这样可以确保管理工作的顺利进行[10]。基本原则为公平公开、支持重点、协调性、以人为主。以往的科研项目管理为参考，针对项目进行过程中所有的环节和流程制定出详细的管理制度，要奖惩分明。进度和费用是管理重点。管理责任要落实到人，管理工作内容要在网络上公示出来。事前要有明晰的公示制度，管理制度、项目信息、申请条件、申请人员、参与评审人员、评审过程及结果、人员都要公开。邀请不同部门、不同单位、不同领域的人员作为项目的监督者，明确所有人员的权力义务及奖罚措施[11]。有畅通的信息反馈渠道，能把项目进行过程中出现的问题及时反馈给管理者和课题的执行者。针对每一个课题，要求在课题开始前制定好进度及费用计划表，以甘特图(进度/费用进度表)形式[12]在网络上公示出来。针对可能出现的各种意外情况要有应对预案，要对管理软件的使用相关知识与技能进行培训。

3.2 事中

事中管理工作中的要点，即项目进行过程管理工作的要点。在科研项目正式启动后，面临大量的细节问题，简单重复性问题由电脑软件来完成管理，管理人员把更多的精力放在例外情况的处理上，这样可以极大地提高管理效率和质量[13]。以进度/费用进度表为依据，按计划进行科研工作，同时要求项目执行者如实地把项目进度及经费使用录入到系统中。在课题进行过程中，执行者要不断地将实际工作的进度和费用使用情况和计划进行比较，看是否有较大的差距，分析原因，给出解决办法。如果是比较难以解决的问题，看是否有必要调整，如果需要调整，原方案和新方案要在网络上同时公示出来。所有在系统内注册的人员可以实名或匿名针对课题进行的情况发表自己的观点，好的方面给予鼓励，不足之处给予批评与指正。对所有管理人员、监督人员及相关人员发表的意见和建议，要给出处理方式，督促课题的执行者对自己工作更精心细化。如果课题进行过程中出现非常难以预料的情况，课题执行者按事先的应对预案来提出解决方案。对计划进行相应的适度调节，如修正设计，包括研究方法、技术路线、试验材料、经费预算等内容；校正期望值，包括预期目标等；中止某些无法继续进行的课题，避免造成不必要的人、财、物浪费。

3.3 事后

事后管理工作的要点，即结果管理工作的要点。主要是对课题的进度情况和结果进行评审和管理，同时也对课题实施人员的科研能力进行评估[14]。首先对结果进行分析评估，将课题的完成情况分为5个级别：A级——超额完成原设计目标，取得超出预期的结果；B级——偏离了原设计目标，但有重要意义的新收获；C级——按计划完成课题，取得预期结果；D级——由于某些主观或客观因素的影响，使得课题延期或中止；E级——由于计划设计有误，课题中止。在完成对课题完成情况评估后也对课题执行者的科研工作综合能力给出一个评估。试验相关资料及评估结果信息长期储存在电脑数据中，可以随时查询和质疑。评估结果优劣是再申请新科研项目主要的参考依据。

4 结语

综上所述，新形式下的科研管理是一项复杂艰巨的工作，需要有新的思想、新的方法来解决这一新问题[15]。作者基于实际需要提出基于网络的开放式科研管理系统，是对新形势下医科院系统科研管理工作方法有益的尝试，以此抛砖引玉，引导研发更有效的管理方法，为我国医药领域科研管理工作的发展起到促进作用。在实际工作中会不断遇到新问题、新情况，基于网络的开放式科研管理系统需要在实际工作中逐步完善，以更好地满足医科院科研管理工作的实际需要。

1 邓敏，徐方. 科研管理系统与高校科研管理信息化[J]. 科技创业月刊，2010,(12)：93-94.

2 张国，杨苏萍，莫晓云，等. 医院科研信息管理系统建立与应用[J]. 医学信息学杂志，2013,34(8)：36-38.

3 严书亭，刘佳新. 高校科研管理系统对外信息共享机制研究[J]. 科技管理研究，2013,33(12)：85-87.

4 赵丽，张灵光，李欣. 高校科研项目管理系统的设计与实现[J]. 价值工程，2012，31(36)：188-189.

5 孙常丽，金松根，孙达辰，等. 医学院校网络学科导航建设研究[J]. 医学信息学杂志，2012，33(2)：57-59.

6 冯筠. 高校科研管理系统的设计与实现[J]. 电脑知识与技术，2013，(12):2802-2816.

7 乔红军. 高校科研管理系统应用现状与对策探析——以武汉大学为例[J]. 商情,2013,(26)：255-256.

8 佘义. 现代化科研信息管理网络系统探析[J]. 医学信息学杂志，2010，31(10)：25-27.

9 杨达，景然. 高校科研管理系统设计与实现[J].科技创新导报，2013，(27)：185-185.

10 万美. 卫生信息化视角下的医学信息资源建设[J]. 医学信息学杂志，2014，35(4)：77-79.

11 贾倩，毕经元，王立伟，等. 面向大型科研机构的知识管理系统设计[J]. 现代情报，2012,32(12)：143-148.

12 赵晶. 信息环境下医学信息资源建设与高效利用[J]. 医学信息学杂志，2012,33(12):56-60.

13 刘昌军. 高校科研管理信息系统的优化设计[J]. 管理学家，2013,(14)：206.

14 刘沐，谢素萍，皮新玲，等. 从科研项目管理现状谈高校项目管理系统设计[J]. 中国管理信息化，2011，14(2)：47-50.

15 梅梅，王超，唐小利. 医学科研信息共享空间功能拓展研究[J]. 医学信息学杂志，2014，35(1)：65-68.

Research on Web-based Open Scientific Research Management System

CAOJing-wen，AdministrationOfficeofScienceandTechnologyProjects,ChineseAcademyofMedicalSciences/PekingUnionMedicalCollege，Beijing100730,China;WUZhi-hong，DepartmentofOrthopedics,PekingUnionMedicalCollegeHospital,Beijing100730,China;PANXuan,AdministrationOfficeofScienceandTechnologyProjects,ChineseAcadenyofMedicalSciences/PekingUnionMedicalCollege,Beijing100730,China

Based on summarizing the experience of scientific research management system construction in Chinese Academy of Medical Sciences, the paper proposes the construction of web-based open scientific research management system utilizing computer and network technologies and introducing third-party oversight. It introduces the characteristics, functions and the main points in design and application, the construction of this system is an active exploration for scientific research management ways, the efficiency and quality of scientific research management work could be improved.

Scientific research management; Open management system; Network

2014-09-24

曹婧文，助理研究员，发表论文12篇;通讯作者：潘宣。

国家软科学研究计划(项目编号：2013GXS4 B083)。

R-058

A 〔DOI〕10.3969/j.issn.1673-6036.2015.01.010