如何优化ERP下的集团公司财务管理

徐秀萍

摘要：经济的发展为科技的进步提供了基础和前提，当前，我国经济快速发展，推动了新经济的产生，推动了信息经济的发展，在这样的背景下，ERP应运而生。ERP是进行企业管理的一种以计算机管理系统为基础的新型管理方式，能有效地提高集团公司的生产经营效率，增强集团公司的综合竞争力。本文结合我国国情，对ERP的定义和特点进行了简要阐述，并就其在集团公司财务管理中所发挥的重要作用进行了分析，最后，就如何优化ERP下集团公司财务管理提出了建议。

关键词：ERP 集团公司 财务管理

一、ERP的定义及特点

ERP的全称是Enterprise Resource Planning，即企业资源计划，是一种以现代化企业管理信息为指导，利用现代化信息技术建立而成的企业资源集合电子管理系统。集团公司使用ERP进行企业管理，不仅能有效地减轻财务管理工作人员的工作负担，还能极大地提高工作效率，使得会计工作、审计工作更为精准。

经济与科技的快速发展以及信息经济的产生，要求企业必须摒弃过去陈旧的发展方式，提高信息管理比重，引入新型发展方式，增强其竞争力，提高综合管理水平。在这样的背景下，ERP有效地改善了集团企业原有的管理方式，使得财务管理的功能得到充分的发挥，有利于集团企业在发展的过程中得到全面的提升。

（一）ERP的定义

在现代化管理的新思想下，利用计算机信息技术发展管理系统成为主流，ERP系统就是在这样的发展背景下，以MRPII（制造资源计划）为基础，利用计算机系统发展而来的。

ERP系统所包含的内容十分广泛，覆盖了集团公司的财务管理系统、生产管理系统、销售处理系统、采购系统、质量控制系统等等，系统的整合和集成化是ERP最大的特点与优势。而从ERP系统所特有的功能来看，其常见的管理模块包括资产管理（AM）、物料管理（MM）、人力资源（HR）、项目管理（PS）、质量管理（QA）、生产计划（PP）等。

ERP以集团公司的供应链为发展基础，将集团公司的不同生产环节归结于支持性的价值链，如财务价值链、质量价值链、人力资源管理价值链等，将不同的生产内容归结为决策性的价值链，如产品生产价值链、销售价值链、利润分析与处理价值链等，使得企业管理更为标准化与规范化。

此外，ERP所承载的不仅仅是集团公司的信息集中与处理能力，更为重要的是，体现了新型的企业管理思想，通过ERP系统能够有效地将集团公司的内部信息资源与外部市场、政策、国际状况等资源进行归纳与整合，并为集团公司的发展提出最优方案，使得集团公司的决策更为科学与正确。

（二）ERP系统的特点

1.系统性

ERP系统中存在计划系统、供销系统、库存系统、项目管理系统、运输系统等子系统，各个子系统并不是相互独立的，它们相互联系，相互作用，共同构成ERP系统。通过子系统中信息的流动与使用，子系统与集团公司财务管理形成了系统性的运作方式，将财务管理内容与子系统相应的模块中对应数据进行关联，有利于形成“财务—业务”，以及“业务—业务”这样的工作模式，有利于ERP系统为财务管理提供有效的支持与帮助，构成综合管理系统。

2.数据统一整合性

在ERP下，对于相关的财务管理数据，只需要进行一次的输入，即可将数据分享到其他的管理模块，不需要进行重复录入，极大地提高了工作效率。

3.精确性

由于ERP系统基于计算机管理系统，集团公司的不同生产经营环节都是通过计算机完成的，相关数据的计算也是通过计算机进行，其数据与信息具有较高的精确性，能更好地反应集团公司发展的特点。

4.高效性

由于不同的业务操作在完成后会在第一时间反应，ERP系统提供了一种高效的管理方式，对数据信息管理表进行及时更新，有利于集团公司对其发展的情况在最短的时间内进行了解。

5.业务整合性

ERP系统针对财务管理，能有效地进行财务信息的收集、分析与整合，有利于财务管理系统形成一个统一的业务管理系统，对业务进行实时管理和监控。

二、采用ERP对集团公司财务管理的重要作用

（一）ERP系统能有效地实现资金集中管理

首先，在ERP系统下，集团公司总部可以实时地对子公司资金管理情况进行监督与控制，及时掌握资金的流动与运行。

其次，ERP系统为资金管理提供了资金结算管理系统，在资金结算管理系统中，可以通过与外部的金融机构，如商业银行，建立相应的数据链与数据接口，实现资金的统一管理，提高资金流通的速度。并对与资金相关的数据及时进行分析与整合，制定资金管理制度与预算方案。

最后，将所编制的资金管理制度与预算方案纳入到ERP系统内容中，由ERP系统完成对所涉及方案实施的监督与控制，并对资金的流通及时向集团公司反映，及时对子公司提供资金支持与帮助。通过ERP系统，能有效地进行资金的集中、筹措、管理和使用，降低财务管理的成本，提高资金使用效率。

（二）革新财务管理数据的采集和处理方式

在ERP系统下，财务管理的数据处理方式发生了极大的改变，如在进行数据采集时，主要工作责任前移到各个业务主管部门，实现了数据的及时收集与直接处理。当集团公司的具体业务发生时，该业务的工作人员则需要及时将相关的财务数据录入ERP管理系统，相关数据则会自动储存到后台，并与其他子系统进行数据的分享，通过进入财务管理系统，该数据则会自动转化生成所需要的财务信息。在这种新型的数据采集与整合的管理方式下，能有效地将非财务信息及时地转化为财务管理信息，实现信息资源的整合与共享，与此同时，减轻了工作人员的工作量，提高了工作效率。

此外，在ERP系统下，财务数据实现了处理方式的极大转变，有利于实现数据处理的高效化、科学化和集成化。在具体的工作业务中，工作中产生的财务数据可以通过信息系统由网络进行传递，在系统后台进行自动的保存。其中，绝大部分信息都是通过后台总账系统进行自动生成的，不需要财务管理工作人员进行手动输入与整合，在处理的过程中，能避免由于数据繁杂所造成的工作人员计算错误以及录入错误。同时，也有利于保证财务信息与具体业务的统一规范管理，防止出现账实不符的情况，对工作人员利用职权恶意篡改信息等现象也能有效地进行杜绝。

（三）提高集团公司预算管理能力

ERP管理的理念是对企业资源进行合理的整合与配置，这与集团公司财务管理中的预算管理的理念是相辅相成的。ERP系统通过对公司的信息、业务、资金等项目信息的整合与管理，实现信息的共享，构成一个综合性的信息分享平台，有利于集团公司制定预算制度时充分利用相关的信息，综合考虑全局。

在ERP系统下，集团公司在制定预算制度时，可以从ERP系统中之间看到往年的财务管理信息，并通过相关的子系统进行分析，对预算制度及时提出禁止信息、警告信息、建议信息等，有利于对预算进行事前预测与控制。在预算的实施过程中，结合ERP信息，能对集团公司的发展进行事中控制，并将预算数据与实际业务过程中的数据进行分析对比，提出下一步执行的建议。

三、在ERP下优化集团公司财务管理的建议

（一）财务管理工作人员提高自身综合素质

由于ERP以电子信息系统为基础，许多由财务管理工作人员负责的工作，都由直接业务部分所负责，并由ERP后台操作系统直接生成财务管理信息。如在进行采购过程中，其购货入库的相关财务凭证，只需要库房管理工作人员对订单进行核对和确认后即可触发财务管理信息系统，自动生成数据并保存到ERP系统中。这使得许多财务管理工作人员的传统工作被取缔，对财务管理工作人员的工作方式革新带来一定的挑战，要求财务管理工作人员摒弃过去的管理思想，接受新的财务管理工作方法，全面提高自身的综合素质，适应信息经济发展的需求。

财务管理工作人员必须认识到，财务管理的工作核心已不仅仅是对数据的采集，更为重要的是，在ERP系统中，如何对财务管理数据进行深入的分析与对比，并将数据服务于集团公司的决策过程。这要求财务管理工作人员必须提高自身对计算机的操作能力，对数据的分析能力与对集团公司的了解程度。

财务管理工作人员必须树立管理思想。对于相关的财务数据，不仅仅是进行简单地统计，而是从ERP系统的整体管理入手，思考如何实现资源的合理分配，如何实现最优化管理，充分利用ERP下的分析系统与预测系统。

（二）转变财务管理的传统方式

我国财务管理的传统方式是核算型的方式，而在ERP下，核算型财务管理已远远不能满足财务管理的需求，需要向管理型财务管理方式转变。

在ERP下，满足了集团公司通过统一化、标准化以及科学化地进行财务管理的目的，并在集团公司的不同环节、工作流程中，如采购环节、生产环节等实现“无缝连接”，将集团公司的资金、物资、信息、数据进行统一管理，实时控制。因此，在ERP下，传统财务管理中繁琐的记账、计算等都不需要进行，由ERP系统完成即可，使得财务管理的质量得到了有效的提高。

在这样的管理模式变更下，传统的财务管理方式需要得到改变，由核算型变为管理型，将财务管理的工作重心由事后的核算工作转向事前或者事中的预测以及控制，将传统的静态管理与评估变为动态的实施监控过程，将传统的简单输入财务数据变为对财务数据进行进一步的分析与深化，使得财务管理数据真正发挥其重要作用。

（三）强化风险管理意识和风险控制能力

ERP使得财务信息得到有效的采集与流通，通过业务部门的直接采集，财务信息流通效率实现了有效地提高，此外，通过ERP系统还能实现数据的共享与公开，包括对集团公司外部的共享，提高了信息的透明度。与此同时，信息的流通与共享，也使得集团公司信息面临着流失等风险，因此，必须强化风险管理意识，注重对信息的保护与保密，防止工作人员的工作失误造成信息流失，甚至是恶意泄露。

集团公司为了提高风险控制能力，可以制定相应的风险控制制度，由财务管理部门与前台的业务部门进行沟通与协调，并建立健全相应的考核与监督机制，对业务部门工作人员的信息输入、保护等进行监督。最后，通过对业务部门所输入的信息进行及时的审核，对于存在问题的信息及时进行处理。

最后，还需要加强对内部风险的防范。通过将ERP系统下的管理控制系统与集团公司原有的内部控制制度相结合，对关键控制点进行强化管理，建立健全风险预测与反馈制度，对内部可能产生的风险进行预测与评估，并及时制定应对策略，全面提高集团公司的风险防范和控制能力。

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（作者单位：珠海市珠光集团控股有限公司）