协同办公系统在天津市地震局电子政务中的设计及应用

赵　颖，王晓磊

(天津市地震局，天津　300201)

协同办公系统在天津市地震局电子政务中的设计及应用

赵颖，王晓磊

(天津市地震局，天津300201)

摘要：介绍天津市地震局在信息化发展中的建设成果，描述协同办公系统的设计方案及系统运行中需要解决的一系列问题。以协同办公系统中的公文管理为例，简述其在天津市地震局电子政务中的应用。该办公系统的建设，为天津市地震局提高办公效率、提升服务质量奠定基础。

关键词：电子政务；协同办公；公文管理

0引言

信息化发展分为电子数据处理阶段、事务处理阶段、管理信息系统阶段与决策支持系统阶段。事务处理阶段的主要标志是人们逐步将计算机应用于单位内部的管理，如财务管理、物资管理等。管理信息系统阶段的标志是信息系统支持各部门和机构管理决策的信息系统。

目前，天津市地震局的信息化发展已步入第二阶段(即事务处理阶段)，正迈向第三阶段(即管理信息系统阶段)。因此，如何将内部应用的各类管理系统进行集成，实现数据信息的搜集、传输、存储、加工，最终达到信息支持决策的目的，是我们走向新的信息化发展的关键点。

此次建设的协同办公系统就是在已有的公文管理系统基础上进行延伸，囊括物资管理系统、财务预算管理系统等一系列相关的子系统，集各部门分管的数据为一体，实现信息加工为大局所用的目的。从而加强部门之间的协作能力，提高办公效率，减少逐个信息系统的维护成本，避免信息孤岛，并将一系列纸质数据电子化，便于长期保存与利用。

1系统设计

本系统依托天津市地震局在“十五”期间搭建的网络运行环境进行建设，建设范围包括市局、8个专业地震台、18个区县地震办公室。

建设内容包括政务平台的建设、协同办公软件的开发及相关配套的硬件设施。

1.1　平台设计

该系统的软件采用B/S架构进行设计，在原有的网络环境基础上搭建一台应用服务器，配置专用地址，采用ip地址映射的方法，客户端只需通过浏览器登录oa.tjdzj.com就可以打开协同办公系统。通过为用户建立的用户名与密码就可以使用。

协同办公系统包括公文管理、资产管理、财务预算管理等内容，这些数据在实际工作中十分重要，因此数据与系统的稳定性更为突出。本系统在应用服务器上采用RAID0作为备份，oracle10g数据库作为存储系统，并采用EMC的cx4-120磁盘阵列系统存储数据，实现在天津市地震局与滨海地震台进行数据异地备份，保证数据的稳定性[1]。

在建设过程中，考虑到信息安全，在关键用户岗位上配备加密狗。加密狗采用国际先进的MD5加密算法，以实现身份的识别。

1.2　软件设计

协同办公软件的开发包括公文管理、资产管理、财务预算管理等相关子系统。协同办公系统的功能树状图如图1所示，这些子系统既是相对独立的个体，又是完整的一套系统。软件的设计以流程为贯穿线索，有效的将各个子系统与每一个使用的用户联系起来。

图1　协同办公系统功能图Fig.1　Function of cooperative office system

日常应用广泛的功能是公文管理、资产管理、财务预算管理。由于篇幅所限，只对公文管理系统功能的设计进行详细介绍，资产管理与财务预算管理做简单功能描述，其他应用功能暂不介绍。

(1) 公文管理。用户在使用公文进行收、发文件时，应按照公文收、发的流程各负其责。发起人负责编辑公文，部门领导负责审核，办公室主任负责审批，局领导负责签发。如有多位局领导时，在办公室秘书的环节上，可以由办公室秘书根据办公室主任的签署意见分发至不同的局领导，具备多位领导会签的功能。

如果要实现内部办公，文件在各用户的手中进行传递与分发就离不开流程设计器与表单设计器，图2与图3分别是流程设计器与表单设计器制成的发文流程与发文稿纸的截图。流程设计器能够设计常用的收发文流程、合同审批流程、印章使用流程等。表单设计器能够参照原有的纸质表单，通过label、text、list、button等控件的组合制成电子表单。如收文单的收文日期、密级、收文号、来文机关、文号等。

图2　发文流程图Fig.2　Document sending process

图3　电子发文稿纸Fig.3　Electronic document

中国地震局公文管理系统采用的公文格式是ceb格式，为保证与上级单位数据格式的一致，并实现上级单位来文在本系统上自由流转与查看，本套系统还兼容text、word、jpeg、ceb等多种数据格式的公文。如外单位来文，配备扫描仪等硬件设备，将纸质文件电子化，进行流转、归档入库。按照公文档案的要求，软件的公文系统支持打印功能，通过打印机可以打印出与纸质公文相同的文档。

(2) 资产管理。资产管理包括自资产购买以后的入库、申请领用、归还、资产报废一套完整的功能。在资产入库的环节，设定标签自定义，以实现资产分类入库的功能。如，可以按照“十五”项目、“十一五”项目、“十二五”项目的类别入库，或者可以按照软件、硬件、耗材等进行分类。标签由管理员自行定义，方便用户查询。

此次建设还将原有的用于上报的资产异构数据库进行同步，保证数据的完整性。既满足上报数据的需求，又能够方便局内用户的使用。

这套独立的资产管理系统与通用的资产管理系统相比较，优越之处在于：可以与现有的协同办公系统相集成。即可以在这套资产数据的基础上，实现用户的申请与审批功能。通过这套系统，用户可在网上进行申请领用，相关负责人可在网上进行审核、审批。

(3) 财务预算管理系统。财务预算系统将原有的各部门账本逐步取代，将原有的财务信息数据化，实现部门经费与个人项目经费的在线查询，各部门相关责任人能够及时掌握本部门经费的使用情况。

为解决工作人员出差、不在岗的问题，设置代办功能。即在出差之前可以由岗位负责人授权另一用户对自己的界面进行控制。

软件的开发采用J2EE开发框架，三层mvc模式java+spring+hibernate(spring开源框架，hibernate对象关系映射框架)开发方法进行开发，这种开发模式为系统日后的扩展与维护打下基础。

2系统应用

协同办公系统包含近20个功能，如图4所示，图中左侧为功能使用区，中间部分为各类消息区域，顶部为系统操作区域。消息区域用于显示自己要办理的事项，可以根据用户的不同需求进行界面与功能自定义。普通员工的功能区域为常用的公文起草、申请起草、资产申请、工作计划、工作日程等；中层领导干部设置为会议安排、待办公文、代办任务、任务、待批申请等；高层领导只需要设置待审任务与工作消息即可。其中，工作消息包括公文签批、申请签批等一系列的待审核内容。由于篇幅的限制，仅针对公文管理的应用做介绍。

图4　协同办公系统平台Fig.4　Platform of cooperative office system

公文管理不仅具备增、删、改、查的基本功能，还可以实现电子的发文登记单、收文承办单，是具有实际流程的一套完整的公文收、发系统。

为保证收、发文件的灵活性，建立以拟稿人为中心的发文流程，符合原纸质时代发文流程的要求。由拟稿人登录系统，编写要发送的文稿，编辑完成后提交部门领导进行审核，审核通过则继续流转，如未通过则将稿件返回拟稿人，这个过程只需通过鼠标操作即可。按照审核流程进行逐级审核，经部门领导、办公室主任、局领导层层把关，最终形成发文电子档。具体流程如图2所示[2]。

在发文的过程中，使用表单编辑器编辑好的电子发文登记表单，实现审核的环节与原有的办公习惯一致。发文登记单如图3所示，各级领导按各自的权限，在不同的审核位置填写意见即可。

本套系统还支持文件记录查看功能，当文件进入流程后，已办人员可以查看追踪文件的办理程度，如发现下一结点未办理，可以根据实际情况进行催办、督办，以达到提高办公效率的目的。

收文的过程和发文过程类似，不再赘述。

3讨论与结论

天津市地震局协同办公系统使天津市地震局的信息化工作向前迈进了一步，满足未来一定阶段信息化发展和办公自动化应用的需要。

天津市地震局电子政务系统搭建了高效的内部网络化、自动化协同办公平台，是一套覆盖范围广、功能完整和稳定的协同办公系统[3]。该系统集合行政管理、IT技术、网络技术、数据库技术，具有功能强大、共享度高、操作简便、安全性强等特性，特别是使用便捷、安全稳定、大容量存储，保证信息持久的重复使用性。高效的操作改变了空间与时间的传统属性，变复杂纸质流转为电子信息传输和处理。

系统在研究、开发和测试过程中，得到天津市地震局领导和同事的大力支持与帮助，在此表示衷心的感谢。

参考文献：

[1]李刚，周丽霞，宋军，等.基于VMwareEsxi软件的服务器虚拟化技术在天津地震监测网络中的应用[J].震灾防御技术，2011(3):311-318.

[2]张友生.信息系统项目管理师辅导教程[M].北京:电子工业出版社，2009.

[3]李刚，周丽霞，王晓磊，等.高速区域网络环境中的网站负载均衡系统[J].西北地震学报，2009(3):296-301.

Design and Application of Cooperative Office System in E-government of Earthquake Administration of Tianjin Municipality

ZHAO Yin, WANG Xiao-lei

(Earthquake Administration of Tianjin Municipality, Tianjin 300201, China)

Abstract:The construction results of Earthquake Administration of Tianjin Municipality in the informatization are introduced. The design scheme of the cooperative office system and a series of problems which need to be solved in the running of the system are described. Taking the document management in the collaborative office system as an example, application in e-government of Earthquake Administration of Tianjin Municipality is introduced briefly. The construction of the office system of Earthquake Administration of Tianjin Municipality has laid a foundation to improve office efficiency and quality of service.

Key words:E-government; Cooperative office; Document management

作者简介：第一赵颖(1985—)，女，河北省滦县人。2006年毕业于防灾科技学院，助理工程师。

收稿日期：2015-03-15

中图分类号：TP317.1

文献标志码：A

文章编号：1000-6265(2015)03-0038-04