新时期高校档案收集工作的方法和途径研究

秦周旋

（山东体育学院　山东 济南 250102）

新时期高校档案收集工作的方法和途径研究

秦周旋

（山东体育学院山东 济南 250102）

新时期的高校建设对于高校档案建设工作越发重视。收集工作作为档案工作的开端更应被格外重视。本文浅略分析下新时期高校档案收集工作的方法和途径，希望为广大高校档案工作者提供参考。

高校；档案收集；方法与途径

档案收集工作对于整个高校档案工作都具有重要的意义，特别是随着高校扩招，高校社会化改革，新型专业不断增加等形势下，高校的档案收集工作成为了高校管理工作中的重点。因此新时期的高校档案收集工作更需要注重方法和途径，才能对档案工作更有帮助。

一、新时期高校档案收集工作的重要性

从档案工作的开展流程以及方式可以知道新时期高校档案收集工作就是整个档案工作的基础和开端。如果没有前期的档案收集过程，那么剩下的档案工作也无从做起。

对于新时期的档案工作来讲，它不仅复杂，而且还特别繁琐。良好的档案收集前期工作可能就为整个高校档案工作提供了良好的开端，也就保证了档案工作已经成功了一半。所以高校档案收集工作不仅可以提升档案工作的质量，而且还能大大提高高校档案工作的效率，保证整个高校档案工作顺利﹑快捷进行。其次档案收集是将散乱的文件资料向有序的档案信息转化的前提条件。任何不成体系的信息都不能称之为档案，档案管理就是将无序的信息有序化﹑规律化。如果没有前期的档案收集工作，那么怎会有后续的信息变成档案呢？又怎会有档案信息呈现在世人面前呢？所以档案收集工作对于新时期高校档案工作至关重要。另外档案工作最终目的就是依托优质的档案信息为需求者提供最全面﹑快捷的信息服务。所以档案收集工作关系到档案资料的丰富程度，也就是高校档案馆文献藏量。

二、新时期高校档案收集工作的方法和途径

（一）定期收集，明确责任

高校在档案收集方面与其它部门的收集工作既有不同，但又存在共性。高校可以依据《档案法》以及《普通高校档案管理规范》对高校档案收集工作做进一步指导和规范，寻找出一条针对自身有利的档案收集方法。对于一般的档案收集工作要做到定期收集，明确职责，这样才能保证档案收集的连贯性以及专业性。具体做法就是在每次档案资料使用和产生的过程中，必须实行谁使用，谁管理，定时用，定时归的办法，将高校档案信息由产生和形成的部门严格按照规定的档案归档制度实行，在具体的时间将档案信息移交到指定地点。对于这种方法，必须注意档案收集过程中哪些材料必须归档，哪些材料归放在哪些地方。还有就是明确档案工作中各部门联系方式以及职责，确保每次收集的档案能够在规定时间送至规定的地点。最后还需要确定档案收集的时间界限以及收集档案资料的流程与手续。

（二）收集关键，有轻有重

在新时期的高校档案收集过程中要避免没有主次，不分轻重。这样很容易造成档案收集工作混乱，以及收集信息不全面或者质量比较低。为了避免这种混沌的局面，高校档案收集过程应该抓住关键，顺便将次要信息一网打尽。在档案信息比较关键的部门需要制定专门的手机方案，确保收集过程不遗漏所有信息。对于教育类档案信息需要去教务处﹑各院﹑各系﹑科研单位进行针对性的信息收集；而对于一些次要的信息收集工作例如院里每个月组织的院系活动﹑学生团体组织的民间活动等信息的收集则应该是随时关注，但不过分处置。这样可以做到重点收集重点信息，粗放型收集次要信息。避免档案信息收集不分主次，还能在信息收集过程中将所有信息全面收集。

（三）努力收集，广交校友

面对学校档案信息复杂而且繁多的局面，档案收集工作者更应该努力做好档案信息收集工作，认真履行收集义务，用最好的档案资料和服务精神获得来自学校和社会群体的认可和支持。借此增加他们的档案意识，为档案收集工作提供有利帮助。为了避免一些重要的档案信息落在私人手中，不能第一时间收集整理，对于档案收集工作者而言还需要在高校的每个职能部门广交朋友，争取得到他们的理解和帮助，尽可能避免一些有价值的“账外”档案资料遗失或损坏。确保档案资料的收集更加全面和完整。

三、结束语

新时期的高校档案收集工作对高校档案工作提出了更高的要求。找到更好的方法和途径做好高校档案收集工作，对于档案工作至关重要。

[1]任桂淑,李进宅.浅谈如何做好高校档案收集工作[J].大众文艺，2011,03:232.

[2]梁海燕.浅谈高校档案的收集[J].内蒙古民族大学学报，2010,03:167-168.

G271

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1007-0125(2015)08-0187-01

秦周旋（1987-），女，山东新泰，山东体育学院，助理管理员，体育硕士。