档案管理新职责之档案资料的分析与传播初探

李冰

摘 要：截至目前时点，全国各地的档案管理部门还普遍存在“重管轻理”问题，认为“管”好档案资料就是尽责了，忽视了“理”的职责。新时期的档案管理有一个更高的要求，也是一个新的职责，那就是如何更好地为和谐事业、经济发展做好增值服务。本文围绕拓宽视野，主动服务，就细化档案管理工作中的档案资料分析要点及其成果传播应用问题，提出自己的建议和观点，力求给档案管理工作者一个必要的提示，具有相对的创新服务理念。

关键词：档案管理;分析与传播;提高服务质量

一、档案管理的背景、现状思考和命题的产生

党的十八大要求把档案管理工作上升到事关长远发展的高度来认识。我们现在身处的背景环境，是如何提高档案管理为经济发展服务的质量，事关全社会对档案工作服务质量的考量。因此，实事求是贴近经济建设和民生才是根本所在。当今在提高档案管理水平方面的大部分话题，都是围绕“如何加强档案工作队伍建设”、“如何强化规章制度建设”、“如何运用科技新成果和管理新手段”、“如何提高档案查阅效率”等等展开，大多缺少提高服务质量的建议和措施。

从全国各级档案管理的现状看，档案管理“重管轻理”是极其普遍的问题。有人认为，档案管理，就是保管起来不丢失不破损查阅方便就可以了。这样的观念意识下，自然很难提高服务质量。现在的时代，已经不再是满足提供便利查阅的时代，而是要充分利用好档案公共信息资源为全社会发展提供增值服务的时代，必须尽快由“简单看管”向“研究分析”提升服务价值转变。所以，“管”是本分，但“理”更是第一要务。

二、两种档案资料基本分析的要点问题

档案管理资料的分析是按照社会用户的特定需求来进行，这里我们要领会的重点关键词是“需求”，这是核心要点，离开特定的用户需求就失去了分析的意义。要通过对档案信息的收集、整理、鉴别、筛选，形成与目的性相吻合的用户需求的内容，最终为使用者服务。

因档案对象、管理角度、时空差别不同，档案资料有多种门类，限于篇幅，我们例举常用的两个档案类别来简述分析方法的要点：

第一，以人事档案资料分析要点为例：目前，人才档案资料因受到保密法规限制，让很多有价值的人才交流信息受到禁锢。试想，如果没有妥善的分析为使用者提供参考，人才本身技能特点就无法推介给用人单位，人才档案存在的价值必将被削弱。为此，我们可以省略名字。分析时，只要突出年龄性别、人才技能、从事职业实践的轨迹、个人意愿四个方面的信息就可以了。而后把批量的人才信息集中起来分类再分析。比如，某方面人才需求的年龄结构、求职意向、可能向某个用人单位推荐等，简要的分析完成后，可以根据掌握的资源的流动方向，给政府提供借鉴，也可帮助人才找到合理的去处，资源就很容易发挥作用了。

第二，以病情档案资料分析要点为例：例如，某个患者的家庭成员或者自己得过某种疾病，经过治疗暂时恢复，但病情并非痊愈，他们忙于工作，身体上没有严重不良反应就很少会回去复诊。很多人因此把小病误成大病。我们分析病情档案资料的出发点就是解决这一问题。分析时，先依据档案把各类患者的不同的病种资料汇总分类，结合疾病特点加以分析，从中找到两方面重点价值信息：一方面是公众性的有价值信息。即，多少人得这种病，占本地区发病率是多少。这个信息的价值点在于帮助医院和政府卫生部门提供有价值的医疗导向;另一方面是个体性有价值信息——患者复发的几率是多少、患者因得过某种疾病还可能引发哪些疾病、什么时机通知患者前来复诊更及时有效。

三、档案资料分析成果共享及其传播平台的搭建

上述档案信息分析成果获得的根本目的是应用。这里我们仍然以人事档案和病情档案为例来阐述传播平台搭建问题。

第一种平台是人才档案信息定向合作平台——主动与应用单位联系，定期为用户（企事业单位）提供档案管理分析的成果，对此可尝试有偿服务的方式，签立合约，定期提供分析成果，让使用这些信息成果的单位科学实用信息资源。例如某行业某企业拟用人才的技能标准、趋向、年龄结构、文化素质要求、薪金待遇、后续职业生涯再造条件等，可不定期向欲求职或更换求职方向的大众人群公布，为社会人才资源的合理分配创造条件;第二个平台是患者健康信息平台。包括两个层面，一是借助多媒体向社会化广而告之层面。可以运用电视、报纸、杂志、社区等渠道，将分析得到的一段时期内疾病的宏观性分析趋势公之于众，让大家有针对性防治;二是将患者个人有价值信息传播给患者本人。一般重大疾病档案，都会留下患者的联系方法和姓名，通过主动联系善意提示，会督促患者重视进一步防治和康复，赢得患者对服务质量的认同，还可以为医院征得潜在的患者资源。

档案管理的“即管也理”的分析时代到了。我们不能只满足于管，要通过分析所取得的成果来传播应用，实现“即管也理”的目标，才是创新档案管理，提高服务质量的首要标志。期待档案管理的有识之士能够认同上述观点并为之努力。