海洋公益性科研专项管理信息化建设研究与发展*

翟小羽(国家海洋技术中心 天津 300112)



海洋公益性科研专项管理信息化建设研究与发展*

翟小羽
(国家海洋技术中心 天津 300112)

文章针对海洋公益性科研专项(简称“专项”)管理，根据专项管理的需求及相关管理办法的要求，结合专项管理的应用实践，阐述了专项管理信息化建设的背景和需求，设计了海洋公益性科研专项管理平台(简称“平台”)，并对该平台在海洋科技项目管理中的应用前景进行了展望。

海洋公益性科研专项；信息化；海洋科技项目管理

1 引言

自2007年首批海洋公益性科研专项立项以来，到目前已立项268项。项目数量多、工作量大、效率低等诸多弊端已经严重阻碍了专项管理工作的发展，而信息化的管理方式不仅可以解决这些问题，还为海洋科技项目管理的长期发展打下了基础。

2 专项管理平台建设

2.1 平台建设的背景

2006年，中央财政设立了“公益性行业科研专项”，支持开展公益性行业科研工作，海洋公益性行业科研专项是首批试点专项之一。专项秉承财政部的总体要求，定位在“贯彻落实国家海洋科技发展规划，促进‘科技兴海’战略的实施，支撑和引领国家与重点区域海洋经济社会协调发展与海洋管理”。专项立足于中试技术研究和成果转化，同“973计划”“863计划”和科技支撑计划有效衔接[1]。

国家海洋局对专项高度重视，专项的项目管理成为国家海洋局一项重要的科技工作。一方面，为提高专项实施质量，确保专项总体目标完成，国家海洋局在专项执行过程中，逐步制定并健全了专项管理办法和规章制度等；另一方面，为提高专项管理效率，保证专项管理质量，提出了信息化专项管理模式，建立并逐步完善海洋公益性科研专项管理平台[2]。

2.2 平台建设需求

2008年，国家海洋局科技司开展了平台建设工作，专项申报管理模块、专家评审模块等功能已经基本建设完成。但由于前期专项管理需求提出不连续、不够明确和详细，平台一直存在功能上的欠缺。为此，国家海洋局科技司对专项管理的需求进行了详细的梳理，并对平台建设重新进行了顶层设计，包括项目立项、项目过程管理、专家评审、成果转化等。

2.2.1 项目立项

项目立项主要分为征集海洋科技需求、提出年度任务和项目建议、遴选优势团队、项目建议查重、实施方案和预算评审、项目批复6个环节，立项过程涉及国家海洋局、科技部、财政部等多个部委。在项目申报过程中只受理纳入直接申报平台单位的申报材料。纳入直接申报平台的单位有16个沿海省市海洋厅局(局)，18家局属单位以及中国海洋大学、厦门大学、中科院海洋所、中科院南海海洋研究所等4家涉海高校和研究所。其他未纳入或已经纳入直接申报平台的单位均可通过16个沿海省市海洋厅(局)推荐申报项目[1]。具体立项流程如图1所示。

2.2.2 项目过程管理

专项项目管理实施的是过程管理，实行了4个制度，分别是年度报告制度、中期检查制度、专家监理制度和信用制度[1]。

图1 项目立项流程

年度报告制度是在每年年初，项目承担单位组织各项目协作单位编制《项目年度执行情况报告》，并报送给国家海洋局科技司。由监理专家提出年度执行情况和下一年计划意见。

中期检查制度是每年对执行过半的项目，国家海洋局科技司联合财务司制定中期检查计划、检查程序和要求，各沿海省(自治区、直辖市)、市海洋与渔业厅(局)配合北海分局、东海分局和南海分局按照相关要求对项目执行和经费使用情况进行中期检查[3]。

专家监理制度，从2010年项目起，国家海洋局为每个项目聘请了一位监理专家，对项目执行情况进行跟踪、监督和咨询，参加项目年度总结、中期检查、项目验收等工作。

信用制度，通过验收的项目，将验收结果记入该单位信用记录，并在今后承担专项时给予优先考虑。

2.2.3 专家评审

专家在专项的各个评审、管理、监督等环节中起着重要的作用。国家海洋局科技司在专项成立之初，专门成立了专家库，专家库是由多家涉海单位、大学、研究所和企业推荐的权威专家组成。专家数据库的建立是专项实施的基础。

2.2.4 成果转化

成果转化是海洋公益性科研专项的最终目标。收集和宣传项目成果，有利于将专项取得的成果与国家海洋局各业务司和沿海海洋管理部门进行有效的成果对接，新技术、新方法和标准等成果将得到扩大应用。加大成果转化宣传还可以帮助各沿海省(自治区、直辖市)、市充分发挥专项成果的产品推广，带动区域创新水平的提升。因此，专项成果的信息收集和广泛宣传是实现专项最终目标的必要条件。

2.3 平台设计

2.3.1 结构设计

海洋公益性科研专项管理平台根据需求分析主要分为项目立项、项目过程管理、专家评审、成果转化4个部分(图2)。项目立项用于用户注册、项目申请、需求征集填报、建议书评审、实施方案和预算书评审。项目过程管理将实现对项目执行情况的动态监测，为专项管理者进行项目阶段性检查和项目管理提供支持，包括中期检查、验收、年度报告、项目批复、信用评价等。专家评审功能包括专家数据库管理、专家在线评审、专家在线交流等。建立专项成果数据库，以网络新闻模式进行成果转化宣传。

2.3.2 角色划分

平台用户包括平台管理员、管理部门(国家海洋局科技司)、二级管理部门(国家海洋局北海分局、东海分局、南海分局)、推荐单位、承担单位、申请单位和专家。

平台管理员负责日常平台运行管理工作，属于平台技术管理人员。该角色拥有最高权限，可以为平台的使用者提供技术服务。

专项管理部门是国家海洋局科技司，科技司作为专项管理部门对整个专项的立项、过程、验收等都具有决策、管理、批复等权利。

二级管理部门即国家海洋局北海分局、东海分局和南海分局，主要负责专项中期检查的组织、检查和监督工作。

推荐单位是具有推荐权利的沿海省(自治区、直辖市)、市厅(局)、大学及局属研究所。其他单位如果想申请专项，必须通过推荐单位进行申请。推荐单位即可以推荐其他单位也可以推荐自己变成承担单位。推荐单位在整个项目管理中，都起着监督、管理的作用。承担单位是已立项的项目承担单位。

申请单位是专项项目申请单位，在项目申请时，申请单位需要通过推荐单位申请项目。

图2 专项管理平台功能

2.3.3 功能设计

(1)项目立项。管理部门给推荐单位发通知组织申请单位申请专项项目，平台管理员将注册好的平台账号提供给管理部门、二级管理部门和推荐单位的账号。每个推荐单位限推荐4个申请单位，申请单位经推荐单位确认后，登录专项管理平台进行注册，平台管理员审核通过后，申请单位可以浏览专项项目申请信息并通过平台申请项目。

申请单位从平台上下载需求征集表和调研表，填写完整并按时上传提交。推荐单位核查后将需求征集表、调研表和项目推荐表(项目推荐顺序按照重要程度排序)上报管理部门，若审查不通过则退回申请单位重新修改上传。管理部门对申报材料进行审核并反馈审核状态，然后组织专家库中的专家对审核通过的项目进行专项顶层设计评审。将评审意见通过平台反馈给通过评审的申请单位，并通知准备建议书编写，未通过评审单位则反馈专家意见。收到建议书编写通知的申请单位，按时编写并上传建议书。管理部门召开咨询委会对其通过审核的建议书进行评审并通过平台反馈评审意见。通过评审的申请单位根据咨询委会评审意见修改建议书。管理部门将修改后的建议书报送科技部查重，通过科技部查重的申请单位根据科技部查重意见，编写实施方案和预算书。财政部批复资金后，批复立项单位编写根据财政部批复资金编写任务书，实施方案、预算书和任务书的上报、审核、评审流程与建议书的流程相同。

平台存储立项过程中所有评审环节产生的数据材料，以便管理部门对历史数据进行查阅、下载。数据信息自动提取功能从申报材料中提取申报项目单位信息、申请专项人员信息和申报技术内容信息，并将提取的数据信息进行存储处理，建立立项管理数据库。

(2)过程管理。过程管理是项目管理的重中之重，包括中期检查、验收、年度报告、信用评价、监理专家和项目批复。平台不仅记录过程管理信息，还需要储存、统计、处理、分析过程管理中产生的材料信息数据，并建立项目信息数据库和过程管理信息数据库。

平台采用动态监管模式，根据项目执行时间，判断项目执行状态。提醒管理部门对项目进行阶段管理。项目执行状态分为：立项、中期检查、自验收、审计、验收。① 立项：即当年财政部批复，海洋局审批的项目。② 中期检查：执行期过半的项目，平台提醒管理部门，管理部门安排二级管理部门按时组织中期检查。所有中期检查中需要报送的材料都通过平台提交处理，各级部门工作任务的通知也通过平台进行安排。中期检查包括现场检查、子任务检查、总任务检查3部分，检查内容包括业务、财务和管理3部分。二级管理部门应根据管理部门的中期检查通知，制订中期检查计划并提交给管理部门。管理部门批复后，二级管理部门根据计划时间，通知准备检查单位做好检查准备。中期检查后，被检查单位将现场检查、子任务检查和总任务检查的专家意见、整改报告、成果一览表等材料上传平台，经过推荐单位形式审核后，提交给二级管理部门。二级管理部门应对推荐单位审核后的上报材料进行二次审核，如有问题应通知被检查单位修改重新上报。二级检查部门应将所有审核通过材料和中期检查报告等材料按时提交给管理部门。③ 自验收、审计及验收：执行期快到项目截止时间的前3个月，平台提醒管理部门项目进入验收阶段。管理部门通过平台通知推荐单位组织自验收。自验收完成后，承担单位向管理部门提交自验收报告和验收申请。管理部门接收到验收申请后，通知财务司进行审计。审计通过后，管理部门根据审计情况安排验收。验收通过的项目将验收材料提交到平台的专项档案管理信息库。

项目立项后，管理部门给每个项目配备了一个监理专家，监理专家从专家库中选取。监理专家通过平台对项目的组织实施进行跟踪、监督和咨询，并提出监理意见和建议反馈给管理部门。

每年年底，项目承担单位应向管理部门提交项目年度报告，管理部门将专项年度报告传到网上进行宣传。

根据项目执行情况、中期检查情况、验收情况等，平台对项目负责人和承担单位的信息材料进行统计分析。管理部门根据分析结果掌握专项项目负责人和承担单位的完成项目情况和信用评价情况。

项目过程管理中，难免会有项目的单位、负责人、实施方案、预算、执行时间等因客观原因需要调整。管理部门需要根据专项管理办法和实际情况进行批复，批复后项目变动的信息将储存到平台项目信息数据库中。平台的动态监管信息及时更新，为项目阶段管理的时效性提供保障。

(3)专家评审。针对于专项各阶段的评审工作，管理部门组织权威专家展开评审工作。管理部门利用专家库信息，选择、委任专家，开展项目评审工作。管理部门每年会要依据涉海单位报送的信息对专家库进行更新，保障专家库信息的准确性与权威性。一些项目评审工作可以通过平台进行在线评审，节约时间提高评审效率。

(4)成果转化。已验收项目承担单位通过平台上报专项成果。管理部门对成果进行收集、统计和分类。专项成果分为产业化、业务化、管理服务3类。产业化的成果即产品、工艺等，业务化成果是针对业务部门需求，完成的业务化系统或示范工程。管理服务类成果，体现自然科学和社会科学多学科交叉融合以及新技术的集成创新与应用，形成行业标准、规范。平台储存、记录、更新成果数据，建立专项成果转化数据库。

管理部门根据成果分类，通过平台对成果进行推广宣传。产业化类成果由管理部门交接给企业，能够产生经济效益，对提升企业技术创新能力和国际市场竞争力有所帮助。业务化成果提供给业务管理部门，帮助业务管理部门为实现业务化管理做支持。管理服务类成果，为海洋管理提供政策建议，为行业主管部门提供管理支持。专项成果推广平台的建立不仅扩大了专项宣传范围，还将成果推广给需求单位、部门和机构所认识、了解并使用。

3 平台的发展前景

3.1 建立信用评估体系

通过构建相关的应用模型，建立一套完善的信用评估体系，为管理部门准确地把握科技发展动态和人才队伍选择提供有效的手段。目前，该评估体系已经开展了先期研究。评估体系主要从项目承担单位和项目负责人两个方面进行，在中期检查、自验收、审计、验收等环节都对项目承担单位和负责人进行了评价和打分。系统对各环节的历史评价数据从业务完成情况、财务和项目管理情况和承担项目方向等多项指标进行综合分析，对每一个承担单位的项目承担情况和人才的业绩情况进行评价，有利于在立项期间，选拔出专业合适的人才队伍，最大限度地满足和解决行业需求。

3.2 数据分析与挖掘

平台中包括立项数据库、项目信息数据库、过程管理信息数据库和专家库等多个数据库。这些数据库中蕴含了许多能够指导和辅助专项管理工作的关键信息。快速提取这些信息，以提高专项管理的能力和水平，就需要有更专业的技术手段对大量的数据进行挖掘和分析。

数据挖掘是指从大量的数据中通过算法搜索、统计、在线分析处理、情报检索、专家验证等多种方法提取出隐藏有效信息的过程，可以帮助管理部门预测将来可能发生的行为，如重要技术、关键研究领域和行业科技发展方向等，作为管理部门辅助决策与行动的依据。数据挖掘为管理部门分析数据，把握专项管理发展方向提供了有效的技术手段，使科学决策、专项管理水平提升了一个新的层次[4]。

4 总结

专项管理的信息化建设在提高专项管理能力、领导决策能力、专项工作效率等方面发挥了重要的推动作用。未来，将在已有的专项管理平台基础上，进一步加大专项管理平台建设力度，逐步完善各个功能模块，建立起一个可靠、高效的专项管理平台，实现海洋科技项目管理信息化发展。

[1] 国家海洋局科学技术司.海洋公益性科研专项管理手册[Z].2012．

[2] 李华峰，林友华，张宪法，等.农业科技项目管理平台建设实践与思考[J].农业科技管理，2012，31(3)：17-18．

[3] 国家海洋局科学技术司.海洋公益专项中期检查指南[Z].2014．

[4] 胡晓林，刘劼，葛宏，等. 信息化在科研管理中的应用及发展[J].技术与创新管理，2014，35(1)：18-20．

国家海洋局科技业务管理项目.

D63；P7

A

1005-9857(2015)07-0044-05