基于“7C”原则的商务英语信函写作

赵宇佳

(天津机电职业技术学院，天津 300131)

基于“7C”原则的商务英语信函写作

赵宇佳

(天津机电职业技术学院，天津 300131)

随着国际贸易合作不断增多，作为国际贸易有效沟通手段的商务英语信函发挥着越来越重要的作用，商务英语信函写作能力也成为从事外贸业务人员应具备的基本技能。而写好商务英语信函，就必须遵循“7C”原则。该文结合实例，阐述了7C原则及其具体运用，以让7C原则更好地指导商务英语信函写作。

商务英语信函；写作；“7C”原则

一、引语

商务英语信函是使用专业的外贸用语，与外商进行业务沟通和磋商的信函，是贸易活动中买卖双方互通信息的重要手段和行为依据，它包括建立客户业务关系、询价、报盘、还盘、订货、接受、签约、装运、支付、结算、保险、商检、索赔、代理及仲裁等各个环节。商务英语信函的形式包括信件、电子邮件、互联网在线即时交流、传真、电报等。一封好的商务英语信函可以建立良好的公司形象，保证商务活动的顺利进行，并在激烈的市场竞争中抓住更多的商机。那么，如何写好商务英语信函呢？我们将从商务英语信函的语言特点入手，分析“7C”原则在其写作中的指导作用。

二、商务英语信函的语言特点

第一，商务英语信函具有法律性。商务英语信函及时明确记录贸易活动各环节中买卖双方的权利和义务，一旦出现纠纷、理赔等现象，商务英语信函就成为买卖双方的重要证据。因此商务英语信函语言一定要准确、严谨，对装运时间、地点及商品的规格等必须明确规定，对信用证、提货单、装运单的编号等必须准确记录，对商品的单价以及总价的数额必须精确表达，信函术语的内容必须符合国际法律法规和惯例。

第二，商务英语信函具有文化性。商务英语信函写作是一种跨文化的商务沟通，因此要特别注意不同文化背景下人们风俗和商业经营习惯。要了解对方的文化特征和商务原则，才能了解对方的真实态度，达到更好的合作。因此，商务英语信函的语言一定要礼貌谦恭，符合英语语言文化的思维和表达方式。

第三，商务英语信函具有专业性。商务英语信函涉及贸易活动的各个环节，具有很强的商贸领域专业性。所以，商务英语信函的语言必须规范、严肃。在写作中，要尽量使用正式用语，如：不用answer而用in reply to，不用send而用deliver，等。此外，还要注意外贸术语(Foreign Trade Terms)和外贸习惯用语(Foreign Trade Idioms)的使用，如：CIF(Cost, Insurance and Freight)“到岸价”，D/P (Document against Payment)“付款交单”，等。

总之，商务英语信函写作不要求语言的华丽优美，而要求用精确朴实的语言，礼貌且明确地传达出写信人的意图。

三、商务英语信函写作的“7C”原则

“7C”原则是商务英语信函写作的指导原则，用来评价商务英语信函在选词、构句、内容、语气、态度等方面的优劣。“7C”是7个以英文字母“C”开头的单词，即：完整(completeness)、正确(correctness)、具体(concreteness)、清楚(clearness)、礼貌(courtesy)、简洁(conciseness)和体谅(consideration)。

(一)完整(completeness)

完整包括格式完整和信息完整。商务英语信函的完整格式包括：信头、信内地址、称呼、正文、结尾敬语和签名六部分。信息完整是指一封商务英语信函要涵盖写信人要表达的各个事项和信息，以及对收信人所提问题的逐一解答，以便达到预期的贸易效果，同时避免信息遗漏，以免不必要的纠纷。在实际操作中，我们可以使用5个W和1个H来检验信息的完整，即：who, what, when, where, why以及how。我们来看一个例子：

OMNICORP INTERNATIONAL

17 BUNDER Hill Road

Shrewsbury MA01545

Tel 03-345 6788 Fax 34567

June 10, 2013

Mr. R Jameson

25 Silverthorn Gardens

BATH Somerset

BA2 9AN

Britain

Dear Mr. Jameson,

Thank you for your letter of June 8, 2013, asking us to make your firm offers for tomato paste.

We write to you offering you 100 metric tons of tomato paste at USD 2400 per metric ton, CIF San Francisco, for shipment during July/ August 2013. This offer is firm, subject to the receipt of your reply before June 18, 2013.

Please note that the quality of our tomato paste is high and we have quoted our most favorable price, so we are unable to entertain any counter-offer. Our terms of payment are by irrevocable L/C payable by sight draft.

As you know, recently it has been a heavy demand for these commodities and this has resulted in increased prices. You may, however, take advantage of the market if you send an immediate reply.

Sincerely yours,

Davis Smith

Managing Director

以上是一封关于番茄酱的报盘信函，从格式上说，具有完整的六部分结构；从信息上说，包括了谁订货(who)，订什么货(what)，何时装运(when)，货物目的港口(where)，为什么不接受还盘(why)，付款方式(how)等信息，完全符合检验标准，这样的一封商务英语信函才能称得上完整。注意在写作时尽量采取一事一段式，方便收信人理解写信人所表达的信息。同时，尽量不要使用附言，以免使收信人认为写信人做事不够认真，态度不够诚恳。

(二)正确(correctness)

1.标点要正确。例如，在信函的称呼“Dear Sirs”后要使用逗号，还有在结尾敬语常用的“Yours sincerely”后也要使用逗号。

2.拼写要正确。注意字母的大小写和名词的复数形式。例如：foot的复数形式应为feet。

误：It is three foots long and four inches wide.

正：It is three feet long and four inches wide.

3.选词要正确。比如，“offer”和“quotation” 两个词笼统来讲都表示“报盘”，但严格来讲，“offer”是对交易条件的告知，包括商品价格、运输方式、保险方式、支付方式等，等同于常说的“报盘”，而“quotation”则意为对商品价格的告知，也就是常说的“报价”，二者所表达的意思并不完全相同。这样的词汇需要我们在平时多多积累。

4.语法要正确。常见的语法错误有主谓不一致、主语不匹配、代词使用错误、时态错误、搭配错误等。例如：

误：Neither of the quotations are acceptable.(主谓不一致)

正：Neither of the quotations is acceptable.

误：Our products are superior in quality than theirs.(be superior than搭配错误)

正：Our products are superior in quality to theirs.(be superior to是固定搭配)

5.语言要准确。在商务英语信函写作中不能言过其实。例如：

误：These products provided are exactly same to those samples.

正：The products provided are similar in quality to those samples.

在这个例子中，exactly same to those samples显得过于绝对，在贸易过程中很难保证每一件货物与样品一模一样，如果使用第一句的说法就可能在交货时产生产品质量方面的纠纷。而第二句的表达比较客观、符合实际。

同时，要使用正式规范的语言，避免省略语的使用。如：应避免使用I’ll, we’re, don’t, won’t，而使用I shall, we are, do not, will not。

6.数字、贸易术语要准确。一个小数点的偏差或一个字母的误用都会使生意遭受巨大的损失。例如：Now we’d like to offer you 450 metric tons soybeans at USD1800 net per metric ton CFR Copenhagen. 在这封报盘信中涉及两个数字：数量450公吨和每公吨价格1800美元，以及价格术语“成本运费价(CFR)”，一定要书写正确。

总之，商务英语信函具有法律性，同时也代表着一个公司的形象，因此在平时要注意基本功的训练，书写时要具有严谨细致的态度，书写后一定要仔细检查，务必做到正确、准确。

(三)具体(concreteness)

商务英语信函必须写得具体、明确、生动，不能泛泛而谈。在报盘、订货、询问交易条件时，一定要避免使用不确定、抽象或模棱两可的词句，而要使用真实具体的数字、时间与事实，做到描述具体详细。试比较以下几组句子：

1.We have drawn on you as usual under your L/C. 我方已按惯例根据你方信用证开立了向贵方索款的汇票。

We have drawn on you our sight draft No. 945 for the invoice amount, US$ 560,000, under your L/C No. 356 of the China Bank. 根据贵方向中国银行开立的 356 号信用证，我方已按发票金额 560, 000 美元，开立了向贵方索款的第 945 号即期汇票。

很显然，第二句要比第一句具体得多。第二句将对方开立信用证的编号、银行，发票金额，以及我方开立的汇票种类、编号交待得一清二楚，使收信人对写信人所要传递的信息一目了然，提高了商务活动的效率。因此，在写信时要具体写出合同编号、信用证编号、开证银行、发票金额、汇票种类等信息。

2.We will deliver your things soon. 我方将很快送货。

The 100 cassettes you ordered on June 28 will be delivered on July 18. 贵方6月28日订购的录音带将于7月18日送出。

第一句话中，使用了things, soon这种笼统、不确定的词汇，使得信息表述含混不清，给收信人带来诸多困惑。而第二句话中，明确说明了运送的具体货物是录音带，数量是100盒，运送的具体时间是7月18日等信息，表述具体详细，一目了然。因此，在商务英语信函中提及的日期不应使用soon, yesterday, today, last month等表示笼统概念的词，而要说明具体日期，如某年某月某日。同时，要说明订购货物的名称、型号、数量等相关信息。

3.We suffered a significant loss in the shipment. 我们在船运中遭受了很大的损失。

We suffered a significant loss valued USD 10,000 in the shipment. 我们在船运中遭受了10,000美元的损失。

第二句比第一句多了valued USD 10,000，详细说明了损失的金额，使收信人对损失有一个直观、具体的认识，而第一句的significant太过笼统。由此可见，在描述损失、金额、货物的数量、重量、尺寸等信息时，一定要写明具体的数字，不能仅仅使用一些模糊的形容词。

要实现信函的具体并不太难，一般来说，只要在抽象概念词句中加上具体的数字、时间和信息即可。

(四)清楚(clearness)

清楚，是指写信人阐述的内容清楚、明了，直接，容易被收信人所理解，不会产生歧义。一封清楚的商务英语信函不仅能够体现出写信人的干练专业，而且可以节约收信人阅读的时间，提高工作效率。要使信函表达清楚，就应该避免使用复杂、晦涩、模糊的词句和冗长的句式，而应该采用熟悉、明确、简单、易懂的词语以及简洁精悍的句式。同时，用合适的关联词将句子衔接起来，恰当地划分段落，使信函层次分明，具有逻辑性。

1.避免使用生僻词汇。如尽量使用after，而不用subsequent；使用well acquainted，而不用au fait；使用large，而不用substantial；使用the present situation，而不用status quo。

2.避免使用容易产生歧义的词语。例如：As to the steamer sailing from Yantai to Copenhagen, we have bimonthly direct services.在这句话中，bimonthly具有双重意义，既可以表示“每两月一次”，也可以表示“一月两次”，所以这句话可改为：We have a direct sailing from Yantai to Copenhagen every two months.(从烟台到哥本哈根，每两月有一次直达船。)或者We have two direct sailings from Yantai to Copenhagen every month.(从烟台到哥本哈根，每月有两次直达船。)

3.避免在一句话中重复使用具有两种不同含义的词。例如：We shall take a firm line with the firm.(我方将对此公司采取强硬政策。)在这句话中，第一个firm表示strong，第二个firm表示corporation，这样不方便收信人理解，可改成：We shall take a strong line with the firm.这样整句话的意思就更清楚了。

4.注意修饰语的位置。同一修饰语放在句子的不同位置，会产生不同的含义。例如：

The L/C must reach us no later than September 20 for arranging shipment. 为了安排装船，信用证不得迟于9月20日到达我方。

The L/C must reach us for arranging shipment no later than September 20. 信用证到达我方，以便于不迟于9月20日的装船。

5.注意代词的指代。例如：

They informed Johnson and Smith that they would receive a reply in two days.

They informed Johnson and Smith that the latter would receive a reply in two days.

第一句话中，从句中的they指代不清，既可以指句子开头的They，也可以指Johnson and Smith；第二句话中，用the latter(后者)明确指代Johnson and Smith，句意清楚、明确，避免了歧义。

(五)礼貌(courtesy)

在商务英语信函写作乃至整个商务活动中，礼貌都起着非常重要的作用。礼貌既可以增进友谊，广交朋友，树立良好的公司形象，还有助于老贸易关系的巩固和新贸易关系的建立，有时甚至能够达到意想不到的效果。礼貌原则不只是使用礼貌用语这么简单，而是贯穿在信函联络始终和字里行间的。首先，要及时迅速回复对方的来信。其次，要使用友好的口吻和语气。再次，要使用礼貌的措辞，避免粗鲁命令式的表达，表现出对对方的尊重。最后，即使在催收欠款或提出索赔的信函中，也要用委婉的表达来指出对方的问题。具体来讲，可以采取以下方法写出礼貌的信函。

1.使用“be pleased to..., appreciate..., thank you, look forward to...”等礼貌用语

(1)We are very pleased to receive your Contract No. 260 for “Little Swan” washing machine. 句中be pleased to礼貌地表达出写信人对收信人的感激之情。

(2)We have the pleasure in informing that we have completed the above shipment in accordance with the stipulations of L/C. 句中have the pleasure表示“荣幸地”，表达出写信人礼貌的口吻。

(3)Thank you for your extension of your L/C No. 1234. 通常在信函开篇，要使用thank you for...来表达写信人的感谢，以示礼貌。

(4)We are looking forward to receiving your further orders. 句中look forward to委婉地向收信人提出了进一步的要求。

2.使用“could, would, should, might”等情态动词

如：We would like to suggest an alternative for the shipment. 句中would like表示一种请求语气，如果去掉，就有强加于对方的意思，比较强硬。由此可见，使用情态动词可使句子语气更加缓和，使双方实现更顺畅的沟通。

3.使用疑问句

就陈述句、祈使句、疑问句三种句型比较而言，疑问句通过询问对方的意愿来表达请求，更礼貌委婉，让对方获得一种满足感，从而更愿意为你效劳。

We request you to send us the latest catalogue and price list of your products.

Send us the latest catalogue and price list of your products.

Will/ Would you please kindly send us the latest catalogue and price list of your products?

第一句是陈述句，表达太直接；第二句是祈使句，语气太强硬；第三句是疑问句，既表达了写信人的要求，又表现出对收信人的尊重，语气更婉转。

4.使用条件句

在多数情况下，条件句的使用可将收信人放在主动的位置上，将写信人达成交易的请求转变为收信人的权利。同时，条件句使建议带有试探的性质，从而使语气更加婉转、友好和得体。

(1)If you are interested in Chinese textiles, please inform us and we will be pleased to send you our latest catalogue and price list. 只要收信人对中国纺织品感兴趣(收信人的权利)，写信人就很乐意寄去商品目录和价目表。

(2)We attach a list of the contents of Case No.65 and shall be glad if you will check this with our order and the copy of your invoice. 如果收信人能够核对订单和发票副本，写信人将非常感激，条件句的运用完全将收信人放在主体地位上。

5.使用被动语态

在投诉索赔类信函中，尽管使用主动语态表达起来更有力，但它常常带有谴责、抱怨对方的语气，所以要避免使用。而被动语态不强调动作的发出者，削弱了语言的强迫性，使请求或命令听起来更加礼貌、温和、容易接受，故在信函中要经常使用被动语态。

(1)You only shipped 920 cartons against 1000 cartons.

920 cartons were found to be shipped against 1000 cartons.

第一句中you only shipped直接表达了对收信人的指责，容易使收信人的心理受到伤害。第二句中被动语态省略了动作的发出者，没有直接写明是谁的责任，委婉地说明了发生的问题。

(2)We request your prompt attention.

Your prompt attention is urgently requested.

被动语态的运用将句子主语从we转移到your attention，没有直接出现写信人，降低了命令的语气，表达了礼貌之情。

6.使用虚拟语气

在表达意见、建议或提出希望时，经常使用虚拟语气，使句子更加含蓄迂回，为双方提供更多的磋商余地，有利于交易的达成。例如：

(1)Should this trial order prove satisfactory to our customers, we can assure you that repeat orders in increased quantity will be placed.

(2)We wish you would revise L/C as soon as possible.

(3)We wish we could reduce our price but unfortunately we cannot do so.

7.避免使用语气强硬、容易引起不快的词汇

在信函表达中，应尽量不用demand, refuse, reject等词，而改用request, regret, be sorry等词。在回复有消极内容的信函时，应该用诸如We are sorry to hear that..., We are most anxious that...等句型礼貌地表示同情、遗憾。

(1)We must refuse your offer.

We regret that we are unable to accept your offer.

第一句中refuse语气过于强硬，而第二句中用regret以及unable to accept缓和了拒绝的语气，使对方更容易接受。

(2)We demand that you will do your best to reduce the price.

We are most anxious that you will do your best to reduce the price.

第一句中demand有很强的命令口吻，容易让对方反感，很难达到降价的目的，而第二句中用most anxious表达出写信人的渴望和请求，使语气更加缓和，容易引起对方的同情。

8.恰当使用模糊修饰词

模糊修饰词可将词汇内涵的可塑性、有限性与外延的模糊性、无限性融为一体，所以使用模糊修饰词能起到留有余地和避免唐突的作用。可适当使用quite, very, pretty, greatly等程度模糊修饰词来增强赞许、感谢的程度；使用a little bit, sort of, kind of, somewhat, seem等程度模糊修饰词来缓和语气，礼貌地表达不愉快的事情。例如：Your price is a little bit high.

9.恰当使用“we suggest, we are afraid, you’d better”等模糊词汇

使用模糊词汇可温和地表示建议，给对方商量的余地，建立更融洽的合作气氛。

(1)We suggest that you lodge a claim with the insurance company.

(2)We are afraid we cannot hold the offer open longer than three days.

(1)句中使用we suggest既清楚礼貌地表明责任不在我方，又说明对对方遭受的损失不是置之不理，而是积极建议其对保险公司进行索赔。(2)句则委婉地提出自己的不同看法。

总之，一封彬彬有礼的信函能使你在收信人心中树立一种热情友好、有良好修养的形象，赢得收信人的好感，增加合作几率，同时礼貌的语言也能成为化解争端的润滑剂。

(六)简洁(conciseness)

简洁就是避免啰嗦，是指在不影响信函的完整、清楚和礼貌的基础上，用尽量少的语言直截了当地表达信息。一篇短小精悍的信函要避免毫无意义的重复、繁杂的修饰成分和不相关的内容，只保留真实有效、简洁明了的事实资料，把最重要信息传递给收信人，这样能够节约双方时间，满足快节奏的商业步伐。

1.使用缩略语

缩略语是商务英语词汇的重要组成部分，是人们在长期的商务实践活动中形成的。缩略语能够用简单的字母表达复杂的含义。比如L/C(Letter of Credit信用证)，B/L(Bill of Lading提单)，S/C(Sales Contract销售合同)，CIF(Cost, Insurance and Freight到岸价)，D/A(Document against Acceptance承兑交单)，D/D(demand draft票汇)，EAT(estimated arrival time预计到达时间)，ASAP(as soon as possible尽快)，FYI(for you information供你方参考)，等等。

2.用词代替短语

如用now代替at present，用because代替for the reason that，用to代替in order to，用regarding代替in regard to，用conclude代替bring to a conclusion，用prefer代替express a preference for，用enough代替in a sufficient number，等。

3.用短语及非谓语动词代替从句

(1)We require the washing machines which are the new type.

We require the new type washing machines.

(2)After we receive your L/C, we will make the delivery.

Upon receipt of your L/C, we will make the delivery.

(3)Because the article is very popular, it will enjoy fast sales at your market.

Being very popular, the article will enjoy fast sales at your market.

以上三组中，第二句都比第一句简洁。在第(1)组中，第二句用the new type这一短语代替第一句中which引导的定语从句；在第(2)组中，第二句用“upon+名词”的结构代替第一句中after引导的时间状语从句；在第(3)组中，第二句用现在分词结构Being very popular来代替第一句中Because引导的原因状语从句。

4.避免多余冗长的句式

(1)We have your remittance of April 10 in the amount of USD800, and wish at this time to thank you for it.

Thank you for your remittance of April 10 for USD800. 谢谢您于4月10日寄来的800美元汇款。

(2)I wish to express my heartfelt gratitude to you for your kind cooperation.

Thank you for your kind cooperation. 感谢您的鼎力合作。

很显然，都是第二句比第一句的句式更加简洁，但表达的意思完全一样。

5.避免不必要的重复

We have begun to export our rice to the foreign countries.

We have begun to export our rice. 我们开始出口大米。

在第一句中，export指向外国出口，再加上to the foreign countries，就画蛇添足了。

在商界，时间就是金钱，因此商务信函要高度简洁，长话短说，做到clear, simple and to the point (清晰、简单、切入主题)。

(七)体谅(consideration)

所谓“体谅”，就是多为对方着想，要换位思考，站在对方的角度上考虑问题。体谅原则强调要采取收信人的态度(You-Attitude)，而不是写信人的态度(We-Attitude)，从而更好地照顾到对方的要求、愿望、背景、感情等。在语气方面，要尽量使用肯定而非否定的态度，更尊重对方，以最佳方式表达信函内容。这样才能对交易起到积极的推动作用。

1.多用第二人称 (You)作主语，少用第一人称(I, We)作主语

(1)We allow 10% discount if you order more than 300 dozens.

You earn 10% discount if you order more than 300 dozens.

第一句“我方允许10%的折扣”，是从写信人的角度出发的，姿态定位太高；而第二句“贵方能得到10%的折扣”，从对方角度出发，淡化了主观立场。

(2)We are happy to extend a credit line of US$5,000.

You can charge up to US$5,000 on your credit card.

第二句更顾及对方感情，让对方更易接受，符合体谅原则。

2.站在对方立场上考虑问题

We regret to say that we have to cancel your order because of your failure to open L/C. 因您未能开立信用证，我们很遗憾取消您的订购。

Please let us know if there is something in the way that precludes you from opening L/C. 如果有什么事情使您未能开立信用证，请告诉我们。

第一句直接取消订单，而第二句更加设身处地地为对方着想，看看是不是有什么特殊情况影响了信用证的开立，更加体谅对方的困难。

3.避免否定的表达方式

否定表达有抱怨、指责之嫌，使人不悦，失去合作的兴趣。所以，要多从肯定角度谈问题，少从否定角度谈问题。

We don’t believe you will have cause for dissatisfaction.

We feel sure that you will be entirely satisfied．

第一句“我方认为，贵方不可能不满意”为否定表达，而第二句“我方保证贵方会完全满意”是肯定表达，肯定表达更能赢得对方的好感。

四、结语

综上所述，“7C”原则不仅对商务英语信函的质量提出了具体标准，还对写信人的态度提出了更高的要求。这7条原则并不是各自孤立的，而是相辅相成的，在实际操作中，我们要做到统筹兼顾、灵活运用。用清楚、正确、简洁的语言，完整、礼貌地表达出信函的具体内容，体谅对方的立场，从而达成交易是商务英语信函写作的最终目标。随着商务活动的不断发展，商务英语信函写作也会随之发展。但是，无论它怎样发展，只要我们掌握了“7C”原则，就一定能够写出漂亮的商务英语信函，从而进行有效的商务交流，在激烈的市场竞争中赢得更多的商机，最终获得成功。

[1]葛丽芳.商务英语写作中的礼貌研究[J].河南理工大学学报,2006,(11).

[2]陆墨珠.国际商务函电(第五版) [M].北京:中国商务出版社,2005.

[4]廖瑛,莫再树.国际商务英语语言与翻译研究[M].北京: 机械工业出版社,2005.

[5]齐智英.商务英语函电(第二版)[M].北京: 机械工业出版社,2010.

Business English Letter Writing Based on “7C” Principles

ZHAO Yu-jia

(TianjinElectro-mechanicalVocationalandTechnicalCollege,Tianjin, 300131)

With the growing international trade and cooperation, business English letters, as an effective means of communication in international trade, are playing an increasingly important role. Writing a good business English letter has become a basic skill for people who engage in foreign trade business. In order to achieve this goal, people should follow the “7C” principle. This thesis explained the “7C” principle and its specific application with examples, aiming to help people write good business English letters under the guidance of it.

business English letters; writing; “7C” principle

2014-11-11

赵宇佳(1983-)，女，汉族，天津市人，天津机电职业技术学院应用外语系讲师，主要从事英语教学研究，硕士，2009年毕业于法国波城大学企业管理专业，2007年毕业于天津外国语学院英语(国际商务)专业。

H315

A

1673-582X(2015)01-0088-08