联机编目环境下图书馆书目数据的质量控制

肖乃菲

联机编目环境下图书馆书目数据的质量控制

肖乃菲

(贵州师范大学图书馆,贵州贵阳550001)

联机联合编目是各成员馆统一通畅的网络合作编目平台。采取策略加强各成员馆书目数据的质量管理,克服联机编目数据存在的问题,确保上传数据的标准化和规范化,实现编目资源的共享,是联机编目工作中需要研究解决的重要问题。

联机编目;书目数据;质量控制

联机联合编目是网络时代图书馆信息资源共享的必要前提,它以互联网为依托,形成统一且通畅的网络编目平台,克服了传统的各个图书馆分散编目所产生的重复劳动、效率低下的弊端,从而实现文献信息资源和人力资源的共享[1]。联机编目实质上是一种馆际间的统一编目,必须做到规范化和标准化才能真正实现编目资源的共享。但目前国内不同联机编目机构的数据质量参差不齐,不仅妨碍了各成员馆对编目数据的有效利用,甚至有可能影响到联合编目的生存和进一步发展。因此,如何加强各成员馆书目数据的质量管理,确保上传数据的标准化和规范化,是联机编目工作中需要研究解决的重要问题。

一、联合编目数据存在的质量问题

目前,联合编目数据存在的质量问题主要表现为:

1.著录简单而残缺。对图书的信息揭示不完整,只著录正题名、第一责任者、出版社等几项简单内容。笔者在工作中就发现,近年来CALIS联机编目中心的某些书目数据,仅著录了题名和出版社,其他必备字段如单价、分类号、主题词均无。

2.编目标准不统一。对于丛书、多卷书的著录没有统一的标准、细则,有些分散著录,有些集中著录。笔者在编目过程中就发现贵州师范大学图书馆的编目数据也存在这一现象,如《遵义文史》丛书,大部分集中著录在K297.3/87,有一两种却是分散著录的。同样的问题还出现在《黔东南文史资料》等丛书书目数据中。

3.字段著录不规范。如机构名称著录不统一,有些使用全称,有些却是简称;丛书缺少丛编项,把丛书名当成正题名,分卷名当成副题名处理;著录过程中半角、全角不区分;著录标识符不规范等。

4.分类标引不准确。如分类号与主题词不一致;对复分、仿分没有严格按照分类法标准执行;分类人员主观判断不同,同一种书前后分类不一致等。

5.主题标引错误。如主题字段标引顺序错误, @a-@x-@y-@z录入过程中顺序颠倒,录成@a-@y-@x-@z;主题词著录不规范,中文文献的主题标引没有严格按照《中国分类主题词表》进行等。

6.重复著录。编目时没有严格查重,同一种文献有两条甚至两条以上书目记录,造成书目数据重复,既影响了数据库的质量,也不利于今后的编目查重。

二、存在问题的原因分析

(一)联机编目规则的不统一

统一的著录规则和标准,是保证书目数据质量的前提。目前在我国,高水平的联合编目系统主要有以公共图书馆为主要成员的国家图书馆联合编目系统和以高等学校图书馆为主要成员的CALIS联合编目系统[2]。尽管这两大编目中心近年来不断努力,提高了读者利用文献的效率,实现了目录功能的最大化,但由于两者存在使用规范、质量控制等方面的差异,导致两大编目中心的数据不能直接套录。CALIS成员馆若要套录国家图书馆数据,必须经过修改,符合CALIS的编目原则和著录标准后方可使用,反之亦然。笔者发现,贵州师范大学图书馆数据库中就同时存在以上两种标准的书目数据,导致书目数据库标准化程度降低。

(二)编目人员水平参差不齐

编目工作是图书馆的基础性业务工作,它专业性强、包含的知识面广,编目人员除了要具备丰厚的专业知识、熟练掌握计算机操作、具有一定的外语水平,还要有较为广泛的知识面。

目前,除了一些大馆的编目人员进行了资格认证外,大部分图书馆的编目工作人员都是经过馆内简单培训后就上岗,编目人员的业务素质参差不齐。具体表现在:(1)欠缺主题标引知识,提供的原始编目数据中主题标引缺失或专指度低,或主题标引与分类标引不一致;对编目规则的理解不尽一致,导致同一种文献有两种甚至两种以上的著录格式。(2)欠缺计算机知识和网络通信知识,不善用工作系统,导致录入过程中出现录入错误。(3)欠缺网络知识,不善于利用网络通信帮助编目,如利用网络核对ISBN号、查找有用的编目数据等。(4)工作责任心不强。如由于编目人员的粗心大意,在录入的过程中造成数据的缺损、错误、重复等。

(三)突击回溯建库

有些图书馆在回溯建库过程中为了尽快将馆藏原有的书目文献数字化,招募了大批不具备专业知识的非编目人员参与工作。虽然经过了短期培训,但他们对标引规则、著录标准理解不尽相同,加上录入操作过程中的疏忽,导致数据录入不全、录入错误等,质量严重失控。由于时间紧,任务重,很多数据都没有经过审核验收。这部分数据所占比例相当大,是影响数据库书目数据质量的重要因素。

(四)缺乏有效的监管机制

在对编目数据质量的检查和控制上,有些成员馆疏于管理,没有对书目进行质量评估。由于缺乏有效的检查、校对、监督和奖惩机制,造成部分编目人员缺乏责任感,工作松懈、懒散,导致书目数据的质量下降;对于查到的有问题的书目数据不愿担责,编目质量不能有效控制。还有些领导迫于评估和扩招的压力,只强调编目数量指标的完成,对书目质量的检查表面化,使得监管机制更加失范,编目数据质量难以提高。

三、图书馆书目数据质量控制的策略

(一)制定统一的、完善的编目细则

标准化、规范化的书目数据是保障数据库正常运行的基础,也是联机联合编目、资源共享的前提[3]。如果不建立统一的编目标准,不编制详尽的工作细则,不选用统一的工具书,书目数据就不能相互交换,联机编目也就失去了意义。在我国,各图书馆都是以《中国机读目录格式使用手册》(修订版)、《中国文献编目规则》(第二版)、《中国图书馆分类法》等工具书作为编目的标准和规范,各成员馆应在与联合编目中心的各项标准保持一致的情况下,制定出详细的标引、著录、规范控制、数据审核等编目工作细则,如著录的详简级次、著录使用字段、审核机制等,并随时更新,以保证书目数据的统一性。

(二)建设高素质的编目人员队伍

在书目数据编制过程中,编目人员的业务水准、工作态度及综合素质直接影响到数据质量。因而,提高编目人员的素质,建设一支高质量的编目人才队伍,是保证编目数据质量的关键[4]。首先,要加强职业道德教育,提升编目人员的责任感和事业心。在编目过程中,编目人员的一点点疏忽,如多一个字符或少一个字符都会降低书目数据的准确率。其次,加强业务培训。图书馆应尽量提供继续教育的机会,如参加CALIS编目中心举办的培训班、举办编目经验交流会等。再次,稳定编目队伍。文献编目工作离不开经验的积累,长期的工作实践会让编目人员的业务水平不断提高。基于此,笔者认为,编目人员应该相对固定,不宜经常更换。最后,改善工作环境。编目工作复杂、枯燥且烦琐,工作时间长了容易疲劳,显现出职业倦怠,出错率也会相应增加。因此,图书馆应尽量优化工作环境,这样能有效调节工作人员的心境,消除疲劳感,降低出错率。

(三)健全监督机制,制定编目数据质量审核方案

如前所述,编目人员的专业知识和业务水平、工作态度不同会导致所编制的书目数据存在差异,影响书目数据质量。因此,健全的监督、检查、奖惩机制和严格的质量审核制度是提高书目数据质量的必要途径。对编目人员的工作情况进行监督检查并且奖罚分明,可以提高编目人员的工作积极性,有效避免因工作松懈而出现的人为错误。高质量的审校是降低编目错误、控制书目质量的关键环节。图书馆应强化校对制度,制定出严格的检查和纠正错误的质量审核方案,促使编目人员能及时审校自己编制的书目数据或互相校对数据,还应安排业务能力强、编目经验丰富且有高度责任感和事业心的总审校员定期进行书目数据的质量评估,并对审校中发现的问题和存在的分歧记录在案,定期开展业务讨论,通过及时提醒和相互讨论等方式,避免以后工作中类似问题的再次发生,努力将差错率降到最低,严把数据质量关。

(四)建立编目数据质量的信息反馈机制

机读目录要通过读者检索、查询书目及图书馆的读者服务工作来检验,经常关注使用效果,是书目质量控制的重要手段之一。数据中的某些细微错误往往在编目、审校过程中被忽略,如题名著录字段中的错别字、索书号笔误等,而在读者检索环节和流通服务工作中却容易被挖掘出来。因此,编目人员应经常与馆内相关部门及读者就发现的问题数据进行交流,甚至可以建立相关制度,加强数据信息的反馈,如设计网络版书目修改系统,流通部门发现问题后及时在系统上记录相关的书目信息,编目人员定时上网收集、整理错误书目,及时修改、总结等,以达到提高书目数据质量的目的。

(五)优化计算机编目软件

随着书目数据工作的开展及编目工作的不断深化,原来的系统功能无法解决不断发现的新问题,这就要求在自动化环境下,围绕数据的生产、管理、维护和使用进行结构性调整,对编目系统进行不断优化和更新。只有工作系统功能越完善、流程越科学,书目数据方可做到更加详细、全面和系统。因此,我们在选择编目系统时,首先要选择功能齐全、性能稳定、维护方便且能不断升级的编目软件。其次,要经常性地对数据库进行维护优化,更新计算机设备,为编目系统性能的充分发挥创造条件。此外,计算机技术人员和编目人员要经常沟通,不断完善工作系统的编目功能。

(六)切实做好书目数据库的维护工作

书目数据库建设是持续的、累积性的工程,编目规则会随着时间的推移、认识的深入以及技术的进步不断调整和变化,图书的分类也会稍有不同,以前编制的书目数据难免出现错误或不一致。定期检查、维护书目库数据,对发现的存在一定共性的数据(如字段的变化),请系统技术人员进行批量处理,对个别问题则发现一条修改一条,尽量减少问题数据的存在,以保证书目数据库的高质量。

[1]肖乃菲.网络图书馆:网络环境下资源共享的新理念[J].大学图书情报学刊,2008(5):6-9.

[2]张青.试论编目外包环境下CALIS书目数据的质量控制[J].淮海工学院学报:社会科学版,2011(4):125-127.

[3]骆卫平.联机编目书目数据质量控制探讨[J].情报探索, 2007(9):105-107.

[4]王瑞芳.图书馆编目数据质量的分析[J].太原师范学院学报:社会科学版,2006(9):171-172.

Quality control of online cataloging data of the library documents

XIAO Naifei
(Library of Guizhou Normal University,Guiyang 550001,China)

It is a cooperative project to catalogue online among the members of the joint libraries.Some measures,such as improving the quality of the cataloging data,resolving the problems of the online cataloging,ensuring the standardization of the data and sharing the data resources,will be taken.

online cataloging;cataloging data;quality control

G254.3

:A

:1671-9476(2015)01-0134-03

10.13450/j.cnkij.zknu.2015.01.035

2014-10-20

肖乃菲(1975-),女,湖南湘潭人,副研究馆员,研究方向为中文图书编目。