高校办公自动化系统建设实践

朱正中，方跃平

（中国矿业大学 党政办公室，江苏 徐州221116）

随着高校办学规模的不断扩大，管理体制改革的不断深化，传统办公方式已不能适应高校的快速发展。回顾近10年来高校办公自动化系统（以下简称OA系统）建设的发展历程，可以很明显地感觉到，借助OA系统，各高校的管理方式和工作作风得到了转变，工作效能得到了提高。同时，反思各高校OA系统的建设，发现其建设效率并不高，还有不少高校走了弯路。OA系统是人、机、网络、技术和系统的有机结合体，要高效建成使用一个OA系统，在系统的前期谋划、中期建设和后期使用等三个阶段要注重六个方面的结合。

一、校外调研与校内调研相结合

通常认为，OA系统自70年代末进入我国，大体经历了三个发展阶段：即以数据为处理中心的传统MIS系统的第一代办公自动化，以工作流为中心的第二代办公自动化系统，以知识为核心的第三代办公自动化。也有作者将这三个阶段定义为文件型OA（1980～1999年）、流程性OA（2000～2005年）和知识型OA（2005年～至今）。总的说来，办公自动化系统的发展是从以数据为核心发展到以信息交流为核心，进而提升为以系统地运用知识为核心。调查表明，目前虽有个别高校OA系统较为先进，基本接近于知识型OA，但相当多的高校仍然处于流程型阶段，这与各个高校办学规模、使用OA历史等有关。同时我们注意到，OA的迅猛发展带动了一大批专门从事OA系统开发的公司和企业如雨后春笋般成立，这些企业可谓是鱼龙混杂，泥沙俱下，都想在OA市场中分得一杯羹。从事OA开发公司的技术水平良莠不齐，高校对公司进行甄别显得尤为重要。为此建设OA前需进行充分调研。

调研要做好校内调研和校外调研两个方面。校外调研又分为去企业调研和去高校调研。企业调研主要是把握最新的技术发展潮流，弄清哪些企业具备良好开发资质，确保新建的OA系统技术过硬和可持续发展；高校调研主要是吸取兄弟高校好的经验和做法，避免走弯路和回头路。校内调研根据各高校机构设置的不同，一般又以党政办公室为牵头单位开展调研，针对不同层面的需求，如校领导需求、业务部门需求、二级学院需求等，整体上把握学校拟要新建系统的整体规模、主要功能、主要流程等，避免出现建成的系统出现大的低级失误。进行详细调研也便于日后在招标书中对拟新建产品的要求进行准确描述。

二、产品通用特性与高校个性需求相结合

软件产品的发展已经高度市场化，市场化竞争促使其产品愈来愈专业化。OA产品发展日新月异，非专业团队难以开发出高质量的、有竞争力和生命力的产品。市场调研显示，当前国内大多数高校通常的做法也都是委托专业公司开发，虽有极少部分技术实力较强的高校采取自主研发，其个性化要求虽能得到保证，但在安全性、稳定性、功能性、可操作性等方面仍有其短板，使用风险不可谓不高。专业公司开发则相对时间短，代码规范，界面友好，稳定性和安全性有保证；但商业产品也有其不足之处，主要表现为通用性不够，具体来说表现在功能模块固定，界面固化，风格单调，流程单一。由于缺乏对高校内部运行体制机制的熟悉，开发出来的商业化产品往往不能达到高校的要求，接地气方面做得很不够。为此做足需求调研工作关系到整个OA系统的成败。需求调研前，为增强感官认识，建议邀请相关企业到校进行产品演示，从对使用界面、业务流转等方面的演示中增加对产品的感性认识，避免凭空想象。经过多家产品的演示对比，能比较清晰地对产品的优缺点进行判断，对后续的招标工作起到很好的参考作用。待公司中标后，还需要进一步细化产品需求。一般情况下，OA系统业务操作主要是党政办公室负责。党政办公室是学校的综合办事机构，掌握信息较全，对学校整体工作有较好把握，调研可以分科室进行，如秘书科的公文流转，综合科的接待管理、车辆管理、会务管理，信访科的信访管理等，再经分管副主任、主任把关。为求得需求的准确，办公室内部应召开专题会议进行充分讨论。

三、创新技术与现代管理相结合

一种错误的观念认为：OA系统就是将处理的事项完全依托计算机和网络，只要采用最先进的技术手段，充分发挥信息技术的特点就能很好地完成预期工作。这种错误认识完全忽略了人的主观能动性，把冷冰冰的计算机和网络等同于工作的全部，过分地夸大了计算机和网络的工具理性价值，而恰恰忽略了人这个真正的核心。一个好的OA系统应该是人和机的完美结合。管理和技术譬如鸟之双翼，缺一不可。再先进的产品，若缺乏应有的配套管理措施和规定，也很难付诸实践，即使投入使用，也往往缺乏效率。近年来就有高校曾出现其OA系统反复上线又反复下线，持续一年都未能投入正常使用的尴尬局面，耗费了大量的人力物力财力。同样，重视管理而产品本身性能达不到要求，产品也将面临淘汰危险。在OA系统开发和使用过程中，脱离技术谈管理和脱离管理谈技术都不正确，只有二者紧密结合，才能获得成功。

四、硬件与软件相结合

OA系统由硬件系统和软件系统两部分组成。硬件犹如系统的躯体，软件犹如系统的灵魂，一个成功的OA系统，二者都扮演重要角色。就硬件和技术而言，不一定非采用最先进、最高级的不可，这涉及到OA系统的成本预算、规模大小等，最好是因地制宜，体量适当，合适就好。一般来说，需要同时考虑到硬件更新速度和软件发展技术，适当留足余量，确保系统在一个较长时期内不过时或遭淘汰。随着时间推移，各高校的业务也会不断发生变化，硬件也会不断更新，所谓一步建成，一劳永逸对于系统建设来说是不大现实的，也不符合高校的发展实际。

五、开发建设与推广应用相结合

OA系统有广义和狭义之分。狭义上的OA系统通常指的只是一个公文流转平台，方便文件的流转和批阅；广义上的OA则是包含了公文流转、请示报告、会务协调、车辆调度、值班管理、出国审批、信访管理、检查督办、通知公告等多项事务在内的综合平台，也可以认为是泛OA。目前广义上的OA系统是其发展主流。从OA系统建成使用来看，分为两种模式。一种模式是所有业务同时上线，另一种则是分步分批逐步上线。从高校使用和开发公司反馈的情况来看，第一种模式下系统使用效率低下，主要原因在于同时上线业务过多，使用者易造成心理压力，对系统会有自然的抵触情绪，一旦个别环节或模块出现问题，使用者会产生严重的抵触情绪，甚至不愿意再使用系统。第二种模式下，采用逐步上线的原则，即将最基本的业务模块先上线，待使用者熟悉系统的各项操作，形成使用系统的习惯后，待时机成熟再上线其他相关业务。这种模式下，将系统在使用过程中出现风险的压力逐步分解了，不至于问题在短时间内集中爆发而得不到解决从而影响整个系统的使用。用户第一次使用的效果往往决定了系统的成败，这反过来督促管理部门务必在认真考虑清楚业务上线的先后顺序，以及相关业务上线前要进行反复的测试，如压力测试、流程测试，确保上线后没有原则性和根本性的明显错误。

同时我们也注意到，OA系统建成后，由于各高校业务的发展和学校实际工作的需要，在OA系统中可能要增加相关业务，新建相关子模块。根据学校与公司的相关约定，可以进行模块的增加和修改。实际上，一个高校的OA系统不可能是一层不变的，随着时间推移，业务可能会增加，流程也可能会变化，这都需要根据学校要求及时进行升级和完善。

六、日常使用与电子归档相结合。

OA系统实现了对工作流、信息流和知识流的整合管理。党政办公室作为学校的信息中枢，无论是外来文件的接收、流转、督办和反馈，还是校内发文的审核、签批、校对以及印发，以及学校重要信息的通知通告，均通过OA系统以电子文件形式传阅、签批，真正意义上实现了无纸化办公，极大地节约了办公成本。与之相对应的文件归档就成为系统建设的一个重要环节。不同于以往纸质文件归档，电子公文由于其电子文件这一特殊形式，归档时对其文件的真实性、完整性、有效性提出了严格要求。需要注意的一点是，目前各高校的档案馆进行归档时都采用归档软件进行归档，一般由第三方开发。OA系统中的文件如何快速、便捷、安全的与档案系统对接，需要OA系统管理方（党政办公室）、OA系统开发商、档案馆和归档软件开发商四方进行协商。实现OA系统的电子公文的一键归档将大大加快文件的归档速度。中国矿业大学党政办每年流转的文件近万分，以往人工纸质归档需要近一个月的时间，而新的OA系统实现了一键归档，只要文件流程结束，即可实时归档，极大地提高了归档的效率。