图书馆信息化管理

图书馆信息化是通过信息技术的广泛应用，改变传统图书馆的运行机制，科学管理和有效开发利用图书馆的文献信息资源，提高图书馆管理水平、信息开发能力和服务水平的过程，也是图书馆从传统走向现代的必由之路。近年我国图书馆信息化建设有了新的突破，已从单机使用发展到网络，从单一系统到多个系统并用。但是在图书馆信息化过程中，对信息化过程的管理一直未能得到关注，这是图书馆信息化建设中的盲点。因此，无论是理论上还是实践中，我们都应把信息化管理作为一个相对独立的部分进行全面研究。

1 图书馆信息化管理概述

1.1 图书馆信息化管理的概念

图书馆信息化管理是指对图书馆信息化建设全过程实施管理，以保证图书馆信息化建设有计划、分层次、有步骤地实施，稳步推进，防止重复投资建设。图书馆信息化是图书馆利用信息技术逐步提高各类信息资源管理水平的发展过程，而这一过程离不开图书馆信息化战略目标和决策方案的制订、实施步骤的规划和具体的组织实施等。图书馆信息化的根本目的在于改变传统图书馆管理方式和文献信息资源管理方式，充分提高文献信息资源的开发与利用能力，不断提高图书馆管理和服务能力。图书馆信息化能否实现这一目的，关键取决于图书馆信息化管理。

图书馆信息化管理是对信息化过程的管理，可以理解为对图书馆信息化全过程的管理。图书馆信息化是应用现代信息技术，按照信息社会的要求，组织、开发和管理图书馆各类信息资源，为用户提供优质信息服务的过程[1]。图书馆管理信息化是指在管理活动中，即在计划、决策、组织、指挥、控制等活动中广泛利用信息技术以提高管理效率，也就是对图书馆管理的一般过程实现信息化，是图书馆信息化建设的目标之一[2]。图书馆信息化和图书馆管理信息化都需要统筹、规划、具体实施和测评，即信息化管理。

1.2 图书馆信息化管理的内容

图书馆信息化管理的内容主要包括信息化战略规划、信息化工程组织与实施、管理创新以及信息化的综合评价等方面。

1.2.1 图书馆信息化战略规划

所谓战略规划，就是制定组织的长期目标并付诸实现[2]。信息化战略规划是指为促进图书馆信息化发展而做出的战略性规划，即图书馆在其发展战略基础上所制定的信息化规划目标，也就是对图书馆信息化建设的远景、使命、目标、战略、原则、架构和进程等进行的筹划与设计[3]。图书馆信息化建设与应用是一项长期而又复杂的系统工程，信息化战略规划方案是信息化建设的指导性纲领，往往决定着图书馆信息化的成败。因此，信息化的战略规划是信息化管理的首要环节。

1.2.2 图书馆信息化组织与实施

图书馆信息化组织与实施就是依据信息化战略规划，组织人力、物力和财力对信息化建设项目的各个环节进行组织与管理，完成各类信息化项目建设任务的活动。信息化组织与实施是信息化管理的重要环节，是信息化管理的核心内容。在信息化组织与实施过程中，首先要注意的是必须在信息化战略规划的指导下，组织调配各种资源；其次要注意可扩展性，为系统将来可能的扩充与修改留出空间；第三要注意未来多系统的整合，即与信息化主体系统的协调性；第四，信息化组织与实施不仅要从技术角度进行信息系统的设计和实现，而且要从管理角度对信息系统的设计和实现过程进行管理。图书馆信息化是信息技术与业务管理的有机结合，具体内容包括信息化项目需求与可行性分析和立项、系统选择与测试、设备以及系统应用过程中的评价与验收等。

1.2.3 图书馆管理创新

管理创新与图书馆信息化息息相关，二者互为支撑。管理创新借助于信息化实现，而信息化促使图书馆不得不进行管理创新。首先，管理创新是信息技术发展与应用的结果。图书馆信息技术的应用使管理理念、管理方式、管理体制、组织结构、业务流程等发生了根本改变，只有通过管理创新，才能适应其变化。其次，管理创新推动了图书馆信息化进程。管理创新是现代信息技术应用的要求，管理创新的变革又刺激了图书馆对信息技术的需求，推动了图书馆信息化的发展。图书馆信息化与管理创新是相辅相成的，图书馆信息化需要管理创新，管理创新又能加快图书馆信息化进程，推动信息技术的应用。所以，管理创新也是图书馆信息化管理的一项重要内容。

1.2.4 图书馆信息化综合评价

图书馆信息化综合评价，是指采用一定的方法对图书馆信息化目标的实现程度、图书馆信息化资源配置的状况、图书馆信息化技术的发展以及信息化环境中图书馆运行机制等情况进行的一个综合评价。信息化综合评价是信息化管理中一项必不可少的重要职能，是优化信息化战略、提高信息化管理水平和促进信息化发展的重要手段之一，对图书馆信息化建设具有导向和调控的作用。需要建立客观可行的评价指标体系和科学的评价方法，并以完善的评价制度作保障。

2 图书馆信息化管理的必要性

信息技术的不断发展、互联网的快速渗透，推动着图书馆信息化的进程。目前，大多数图书馆的信息化建议是迫于社会信息化发展的压力而进行的，是在边建设，边找感觉，边明确需求，边改善系统。这种被动信息化建设最大的特点是需求比较盲目，信息化建设无序化，容易造成现有管理体制和业务体系的混乱[4]。因此，图书馆应更新理念，破解难题，创新服务模式，加强对信息化建设的管理，以避免信息化过程中的盲目性。

图书馆信息化是一个长期而又复杂的过程，之所以强调的是一个过程而不是一个瞬间、一个结果，最重要的是使图书馆能够利用信息技术循序渐进地提高信息资源管理水平。因此需要制定长期的战略规划，逐步地实现。实际上，无论是哪个层次的信息化活动，都需要相应的决策层对信息化的目标、规划和实施步骤做出具体的决策，制订出具体的实施方案，并组织实施[5]。因此，需要把信息化作为一个相对独立的部分进行管理。

信息化管理在图书馆信息化建设过程中只是一个模糊的概念，很多图书馆并没有真正重视图书馆信息化的管理，只是把信息化管理放在日常的管理工作中，没有对信息化这一过程进行全面的管控。图书馆信息化的根本目的，是实现一个以信息技术为基础，包含先进和科学的管理理念、管理思想、管理方法和以服务为中心的高度集成和安全的信息管理集成系统，最终提高图书馆的服务能力和竞争力。但基于信息化提高服务能力和竞争力能否成为现实，还取决于图书馆对信息化的管理。因为图书馆的信息化建设充满了风险，如果没有良好的管理，图书馆对信息化建设的巨大投入极可能被“IT黑洞”化为乌有[6]。由此可见，规范和有效的管理在图书馆信息化过程中至关重要。只有加强对信息化建设的管理，才能保障图书馆有条不紊地推进信息化，避免图书馆信息化建设中的盲目性。

3 实现图书馆信息化管理的途径

实现图书馆信息化管理应从以下方面入手。

3.1 需要管理层的重视和参与

信息化管理必须反映管理层的信息化战略意图。反映管理层的信息化战略意图，是指信息化管理必须反映图书馆的信息化战略发展方向，因此信息化管理需要图书馆管理层、领导层的直接参与。另外图书馆信息化建设涉及了很多现行的管理规范、约定俗成的文化范式以及既有的利害关系和利益平衡，需要管理层的支持和决策。因此，要强化图书馆管理层的信息化管理意识，让他们充分认识到信息化管理对图书馆信息化成败的重要意义及其在图书馆信息化建设中的重要保障作用。

3.2 建立信息化管理机构

图书馆应建立信息化建设管理的组织机构，即信息化项目组，负责组织与协调本馆的信息化建设。项目组应服务于全馆业务管理，而不是某一特定的业务领域。图书馆信息化建设不仅仅是技术问题，也涉及了业务问题，如一个系统的引进往往涉及多个部门的人或事，这就需要有专管机构来组织协调。项目组应由掌握信息技术和熟悉图书馆业务的资深人士组成，以完成IT项目的管理和实施。项目组在信息化战略规划过程中是参谋，为领导决策提供国内外信息化需要的有关信息等；在信息化组织与实施过程中是组织者与协调者，按照信息化战略规划来组织与协调物力资源、人力资源，并组织相关人员对信息管理系统进行测试与考评，以及系统使用的培训等工作和后期使用中问题的解决。

3.3 建立科学的信息化管理机制

信息化管理的核心是准确决策。强调信息化管理中决策地位的目的在于为信息化管理科学化、系统化提供必要的组织上的支持。建立信息化管理机制可从以下几方面着手。第一，图书馆高层管理者应承担起信息化管理职责，推动图书馆信息化的进程；第二，建立信息化管理的制度，规范信息化过程中所涉及部门与馆员的行为，以明确信息化建设过程中各部门的职责，保证责任到位无可推脱，并保障信息化过程中图书馆的正常运行；第三，建立图书馆信息化系统考评体系，为图书馆提供监测信息，使图书馆可以在第一时间发现图书馆信息化过程中的问题，从而能够及时作出调整，解决可能出现的问题。