中文科技期刊编辑加工外包与质量控制实践

■殷建芳 马 沂 王晓峰 杨 蕾

1）《中国激光》杂志社有限公司，上海市嘉定区清河路390号 201800

2）中国科学院上海光学精密机械研究所信息管理中心，上海市嘉定区清河路390号 201800

1 引言

外包（outsourcing）是指企业要提升竞争力，需要有效整合资源，专注于核心业务的发展，而对于非核心业务，可以交由更加高效的合作伙伴完成，最大化企业资源的利用率，增强企业的核心能力[1]。如今，业务外包已广泛存在于国内外的各行各业，其中也包括学术出版行业。学术出版中的业务外包，出于以下几点考虑：首先，为出版商或杂志社缩短出版周期和节约成本；其次，专业的外包合作伙伴可以带来高效的工作，同时也为工作流程的管理打开了全新的视野；最后，使得出版业务管理更加灵活[2]。国外比较大的学术出版集团很早就在出版业务方面实施了外包，如美国光学学会（OSA）所有出版的期刊，后期编校排版都交由专门的公司完成；美国化学学会（ACS）旗下出版的40多种期刊，在2008年就完成了所有期刊XML业务的外包[3]。国内大型的图书出版社优先发展了外包业务，包括排版、印刷、装帧、编辑业务、发行，图书出版产业的社会化程度已经处于比较高的水平[4]。不过，在科技期刊出版方面，业务外包的发展相对比较缓慢，涉及外包的多仅限于排版。据不完全统计，一些与国外大型出版集团合作的英文新刊，如Photonics Research，High Power Laser Science and Engineering等，出版流程和国际模式接轨，编辑部不再涉及具体编校工作。但多数期刊编辑部仍然包揽了编辑、校对、排版等后期处理工作。究其原因，这主要与我国科技期刊小、散、弱的现状有关。随着国家科技期刊体制改革步伐的加大，期刊集群出版将是一个必然的趋势[5-10]。而在期刊的集群出版过程中，就更加需要考虑合理地整合资源和科学地细化分工。

目前国内尤其是在专业性非常强的科技期刊领域，基本没有专门的中文编校公司，而国外公司因语言的差异较少涉足中文科技期刊。涉及编辑加工外包方面的研究论文较少，多数与图书出版相关[4，11-12]，对于中文科技期刊，尚无可借鉴的案例。鉴于此，中国激光杂志社自己摸索了一条中文期刊编辑加工外包的新路，通过聘用兼职编辑，以完整规范的管理制度为基础，保质高效地完成了旗下中文刊的编辑加工任务。本文主要介绍了杂志社在编辑加工外包中兼职编辑的管理以及质量控制经验，指出了中文科技期刊编辑加工外包的注意事项，以期为同行提供一定的借鉴思路，为期刊的集群化、规模化出版做好必要的准备。

2 编辑加工外包模式介绍

期刊出版流程各阶段侧重不同，所带来的附加值也不同。对于提升期刊学术质量的专题策划、同行评议、宣传推广等，具有更高的附加值，可以为期刊的持续发展和经营带来广泛的效应。同时编辑加工又决定了期刊的编校质量，不可或缺。如能通过可靠有效的外包，将编辑加工甚至是后期整个编排校转移，对于资源整合、提升期刊的核心竞争力，将具有重要的意义。

中国激光杂志社旗下有三本中文刊，《光学学报》、《中国激光》和《激光与光电子学进展》，随着来稿量的持续增加，为提高工作效率，从2009年开始，在保证各刊学术质量的前提下，引入兼职编辑制度，通过逐渐过渡的方式，最终将三刊的文字编辑工作全部交由兼职编辑完成。兼职编辑的管理采取统一招聘、分人带领、专人管理的模式，其流程如图1所示。兼职编辑由负责编辑招聘进来后，分配给相应的栏目编辑，由栏目编辑安排其具体工作，并对其稿件进行审核。负责编辑通过栏目编辑的工作反馈，协调栏目编辑带领兼职编辑的松紧尺度，安排相关培训、制定奖惩机制、规范管理制度。

自2009年开始，兼职编辑聘用人数稳步增长，主要由光学专业领域的科研人员构成。聘用具有专业背景的人员，可以使稿件的文字编辑更加顺利和准确，除常规语法外，还可以对稿件的学术内容和组织逻辑提出正确的修改意见。针对兼职人员流动性大的特点，每年固定招新，以贮备编辑力量。

3 编辑加工外包质量控制

规范化和制度化是保证工作顺利进行的前提[11]，将期刊的编辑加工外包给兼职编辑后，需要有一定的机制确保其工作效率和质量，否则，将无法确保期刊的出版进度和编校质量。在兼职编辑聘用的过程中，逐渐形成了一套规范的用人和质量控制制度，包括筛选式招聘、统一初期培训、专人持续审核、定期开展培训讲座、采取激励机制以及流程优化管理手段等。

3.1 筛选式招聘

招聘时间固定在每年的秋季，形成稳定的招聘惯例后，往往可以达到较好的招聘效果。应聘者需填写一张详细的个人履历信息，这些信息填写项都是根据实际聘用需要设计的。比如可以稳定工作的时间，文字编辑工作十分依赖于经验的积累，如有可能，能够工作的时间越长越好。同时，科技论文的文字编辑，又需要一定的专业背景和写作经历，因此要求应聘人员填写论文发表信息。除了以上两点，还会综合考虑表格中的其他常规信息，应聘者有些是抱着论文写作学习的心态来应聘，有些是想通过工作来了解编辑出版流程，招聘者需要依靠经验加以区分，挑选出合适的人选。

对应聘表格进行筛选后，组织通过筛选的人员进行一次笔试，对其文字水平和认真程度进行测试。同一批招聘人员所用的笔试稿一般内容相同，以便比较。笔试内容可以是一篇完整的稿件，也可以是一份有针对性的试题。在笔试前，会要求应聘者在一定时间内初学编校规范。通过笔试稿，暂不考虑编辑水平如何，单从字迹认真程度和对规范有无仔细了解这两方面，就能对应聘者给出较准确的评价。

3.2 统一初期培训

对于成功应聘者，统一进行多次初期培训。在其初步了解编辑规范的基础上，通过一些实例，将规范展开详细讲解，并介绍一些编辑技能和注意事项，同时，确保应聘者了解聘用制度，包括工作内容、工作量、薪酬机制等。最后签订聘用协议，使被聘人员的工作时间和工作质量得到有效的约束。

3.3 专人持续审核

在初期多次培训的基础上，兼职编辑要掌握所有的编辑要点，仍需要在实际工作中不断地积累经验。因此，对于兼职编辑的每篇编辑稿，安排相应的栏目编辑进行审核。监督工作的同时，给予兼职编辑提高技能的空间。考虑到工作初期，兼职编辑对工作内容会比较生疏，前三个月的审核工作相对更严格和频繁。在兼职编辑返回编辑稿后，栏目编辑对其稿件进行审核，提出漏编或错编的问题，并给予讲解。领悟能力较强的兼职编辑上手较快，对于这样的人，可以逐步减少审核频率，在栏目编辑与兼职编辑形成一定默契后，可以只对返回稿进行抽查，甚至免审。对于多次审核都存在较大问题，且提高效果不明显的兼职编辑，停止安排其工作，这是兼职编辑的淘汰机制。在聘用过程中，一定要有这样的机制，否则，将会使审核人员投入太多的精力，导致投入大于产出，违背了聘用兼职编辑的初衷。

3.4 定期和不定期培训座谈

编校规范要适应上级部门审读政策以及期刊标准的更新，同时，编辑部多人审核可能存在尺度不一致的问题，因此，需要定期举行所有编校人员的座谈会。面对面的座谈可以直观有效地解决实际编辑中遇到的共性问题。同时，不定期聘请行业内的资深编辑开展编校培训，给大家提供充电、再学习的机会。

为方便管理，专门设立了QQ群，群成员由所有栏目编辑和兼职编辑组成。这是一个工作相关通知的发布平台，更是一个很好的交流平台，在这里，兼职编辑可以随时就某个编辑问题发问，并很快得到栏目编辑的答复，是一种非常便捷高效的沟通方式。对编校规范的一些细微的调整，编校问题案例等，都可以在群里和所有人分享，是定期座谈的另一种补充形式。

3.5 激励制度

兼职编辑的付费方式是计件，为客观体现工作质量，也为鼓励工作优秀的兼职编辑，采取了薪酬等级制度，每篇稿件的报酬以一定系数加成。薪酬可以体现出兼职编辑的工作情况，从而对其之后的工作起到一定的鼓励或警示作用。

此外，让兼职编辑参与杂志社组织的编校竞赛，专门策划兼职编辑与杂志社员工的联谊活动，提高对编辑工作兴趣的同时，营造出和谐的工作氛围。让这份兼职工作变得更加丰富有趣，增加了兼职编辑工作的积极性。

3.6 兼职编辑管理系统

数字出版时代，信息共享以及信息获取的便捷性非常重要。结合兼职编辑工作的特点，设计了一个兼职编辑管理系统，该系统具备信息记录、查询、统计、费用发放和领取等多项功能。通过这个系统，记录兼职编辑的工作进度和质量（通过薪酬体现），可以查询稿件的编辑进度，也可以查询兼职编辑近期的工作量。对这些信息的统计分析，进一步反映兼职编辑某时期的工作质量。实现了数据的一次记录、多次使用，省去了人工汇总数据的繁复流程，同时，规范并优化了兼职编辑的管理流程。

通过以上这些措施，保证了兼职编辑队伍的整体质量，尽管人员在一定周期内存在流动，但仍可以形成较为稳定的兼职编辑队伍，能够保质保量完成工作任务。

4 编辑加工外包的成效

4.1 提高发文效率

从开始聘用兼职编辑到整个编辑加工外包的过程，其实是杂志社多刊共同出版中的资源整合过程。通过有效地整合资源，控制人力成本的同时，杂志社的出版能力得到了极大的提升。首先体现在期刊论文数量的增长。以《光学学报》为例，2009年以前，每期出版38篇文章，到2014年，每期出版52篇左右，发文量提升近40%。其次，论文的发表周期得以大大缩短。以《中国激光》和《激光与光电子学进展》为例，2008年《中国激光》的发表周期长达10个月，通过编辑加工外包、提高稿件处理效率和优化稿件处理流程，到2013年底《中国激光》的发表周期降至5个月，降幅达50%；《激光与光电子学进展》从2010年改版为纯学术期刊，稿件录用后需108天才能网络出版，而现在最快仅需42天即可完成网络出版。

4.2 保障编校质量

出版能力提升的同时，期刊质量仍然保持比较高的水平，由于纳入规范的管理制度，期刊的编校质量得到有力保证，在近两年中国科学院以及上海科协组织的科技期刊审读中，三刊的差错率均在良及以上。2013年，《中国激光》荣获了“中国百强报刊”、“中国最具国际影响力学术期刊”、“百种中国杰出学术期刊”等称号，期刊所在的杂志社获得了出版界的最高荣誉——中国政府出版奖。

4.3 培养优秀编辑人才

此外，编辑加工外包项目，能为杂志社培养优秀的编辑人才。采取外包以来，编辑的专业技能仍得到不断锻炼，杂志社每年进行一次编辑技能竞赛，以激励编辑提升专业技能的兴趣。2014年9月上海科技期刊学会、上海市出版物检测中心联合举办首届科技期刊编辑技能竞赛，共有200人参赛，杂志社获得了团体第二，1名社内编辑进入前10名，3名社内编辑、2名兼职编辑进入前15%排名的优秀成绩。另一方面，编辑通过带领兼职编辑，积累了管理经验；通过专题策划、宣传推广工作，拓展视野，提升了个人综合能力，期刊也因此受益。以《中国激光》为例，从2009年开始，陆续出版了10多个特色专题，其中不乏影响广泛的高质量专题，如“纪念激光器发明50周年特刊”，该期邀请到9位院士以及23位教授亲自撰写的优秀文章，专题出版后，在业内引起了高度的关注。又如“激光制造”专题，由知名专家组稿，每隔两年出版一期，已在中国激光应用领域形成了很好的品牌效应。这些影响深远的专题，为刊物的学术水平提升，起到了十分关键的作用。

5 结语

任何事物均有两面性，编辑业务外包有其显著的优势。同时，对于外包是否真的节省编辑的时间[13]，是否以牺牲质量来换取高效和低成本[12]方面，业内也存在争论。中国激光杂志社在编辑加工业务外包方面的探索实践证明，通过一定的管理规范，包括严格的招聘流程。持续的审核机制：优化的管理手段、有效的淘汰机制以及专业编辑的校对反馈，可以沉淀出一批优秀且稳定的兼职编辑，成为杂志社长期的合作伙伴，保质高效地完成编辑工作。这些优秀的兼职编辑，给杂志社的编辑加工外包业务形成良好的宣传效应，使该项业务得以持续发展。从而形成适合杂志社的编辑加工外包业务体系，为期刊的集群化、资源的集约化奠定了坚实的基础。

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[13]Kathleen Lyle.What price quality？Overseas outsourcing ofeditorial services[R/OL].Society for editors and proofreaders，2012，http：//www.sfep.org.uk/pub/news/outsourcing.asp poor.