高校人事档案的数字化

经验人：王玉武 姬广萍 于兴成

随着科学技术的发展，高校干部人事档案数字化已呈现出一种发展趋势，本文对影响干部人事档案数字化建设的管理队伍、技术条件、电子档案安全保密、软件开发进行了分析，提出了相应建议。

随着计算机技术、数据库技术、网络技术等的发展，各高校校园网的建立，高校干部人事档案数字化管理已成为一种趋势，数字化管理是以数字化信息为基础，以计算机技术和网络系统为依托，实现干部人事档案材料的收集、处理、分类、提供利用，实现数字化管理，将干部人事档案管理从原始的手工的纸质档案管理方式转变为计算机自动管理的数字化的档案信息方式，它必将提高人事档案管理的工作效率，拓宽利用渠道，为干部人事档案资源的共享创造条件。由于各高校发展程度不同，对干部人事档案数字化建设重视程度不一，国家及相关管理部门目前还没有明确的规范的统一要求及标准，因此，各高校干部人事档案数字化建设的水平还很低，发展的参差不齐，也还处在探索阶段。认识到影响高校干部人事档案数字化建设的因素，解决好存在的问题，是我们应认真研究的课题。

影响高校干部人事档案数字化建设的因素

管理人员少，素质较低。由于领导重视程度低，绝大部分高校未能按规定配备干部人事档案管理人员，管理任务繁重，人员配备少是不争的事实。已有的管理人员队伍年龄结构不合理，人员构成比例中年龄大的占多数。知识结构不合理，对于计算机技术、网络技术缺乏应有的了解。工作积极性、主动性不高，安于现状，对干部人事档案数字化建设缺少热情，缺乏积极、主动的探索。

技术还不成熟，后期维护较为困难。近几年高校快速发展，高校规模都较大，管理的干部人事档案较多。干部人事档案材料资源较为丰富，包含了履历、考核、学历、职称、党团、工资、奖惩、干部任免等材料，这些材料由于历史原因，标准化、规范化程度低。干部人事档案的数字化要求将这些档案材料资源录入计算机，现有的技术为键盘录入和扫描录入，键盘录入，速度慢、效率低、成本高，在录入过程中难免出现错误，需要花费大量的人力、财力、物力。扫描录入，虽然可以保证录入的准确性，但是存在录入的图像质量不高，扫描速度较慢的缺点，投入也较大。由于干部人事档案具有动态性特点，每年每个教职工至少会形成年度考核、工资两份材料，部分教师学历提升形成的硕士、博士及博士后材料，奖励材料、干部的任免材料、考察材料等等，这些材料的补充录入，给后期数字档案的维护管理带来很大困难。

网络环境下的电子档案安全保密，尤为重要。干部人事档案存贮了个人德才、经历、工作、家庭、社会关系等大量信息，记载了个人成长经历，时间准确、内容翔实，是了解人、使用人的凭证和基本依据，对于组织提拔和使用干部起着重要的参考作用。现存的纸质实体档案相对安全，只是组织、人事部门使用，基本上不会发生泄密。随着计算机技术、网络技术的快速发展，黑客进入干部人事档案数字化信息库，修改、删除、伪造、窃取个人档案信息成为可能。电子档案也易于修改、伪造，给别有用心的人带来方便之门，威胁到干部人事档案信息的安全保密。

软件开发程度不同，规范性差。各高校不同程度地开展了干部人事档案数字化研究和干部人事档案数字化建设，进行了有益的探索。利用计算机建立了干部人事档案索引工具，干部人事档案目录库，开发了应用软件。由于国家也还没有制定相应的干部人事档案数字化标准，各高校基础不同，各自为战，重复投入，为了满足本校工作的需要，研究出的干部人事档案管理软件各有侧重、千差万别，彼此兼容性差，只是校内使用，还不能做到上下级之间、高校之间有效的沟通和利用，不具有规范性，很难形成规模推广使用。

干部人事档案数字化建设的建议

研究制定数字化管理模式下的干部人事档案管理的各项规章制度。随着计算机技术、网络技术的发展，高校干部人事档案数字化管理已成为可能，今后会出现电子档案与纸质档案并存的局面，实现纸质实体档案向电子信息档案管理的转变，国家应抢前抓早制定干部人事档案数字化信息化管理模式下的各项规章制度，规范纸质档案与电子档案共存格局下的管理模式，方式、方法。明确纸质档案与电子档案的各自地位作用，确认电子档案的凭证作用，为实现高校干部人事档案数字化建设创造条件。

开发规范统一的管理软件，建设科学的数据平台。高校干部人事档案数字化建设重点在于开发一款具有规范的、实用的、较好兼容性的管理软件，国家相关主管部门应集中力量，选派相关专家，集中优势力量，从现有实际出发，以中组部制定的全国组织干部人事管理信息系统《信息结构体系》为基础，从高校实际出发，研究制定统一的规范与标准，开发适用的具有高校特点的干部人事档案管理软件。软件必须具有规范化、标准化、通用性的特点，从而建立较为功能完备的数据平台，以保证数字信息的畅通传输，方便快捷利用，为干部人事档案数字化建设创造条件。

加强安全措施，确保信息准确。干部人事档案中记载着个人的历史发展历程、重大事件的现实表现等重要信息，这些信息的真实准确尤为重要，是党任用和选拔干部，培养人才的重要依据。虽然干部人事档案数字化建设，能够提高工作效率，为档案利用者提供了快速高效的服务，但是，也不得不承认电子档案与纸制档案比较，安全性较差，易于涂改和伪造，存在着泄密的可能性。必须加强电子档案管理，采取必要的安全防护措施，制定相应的制度法规，确保档案信息的安全准确。

加大投入，搞好基础建设。各高校应高度重视干部人事档案管理工作，加大投入力度，购置必要的计算机、扫描仪、打印机、服务器等相关设备，为干部人事档案数字化建设奠定坚实的物质基础。同时，应审核确认好纸质档案中每个教职工的基本信息、“三龄二历一身份”、奖罚、干部任免等基本信息，做好新收集、补充材料的鉴别审核，确保纸质干部人事档案基本信息的真实、准确，为干部人事档案的数字化建设创造条件。

加强队伍建设，提高管理人员素质。高素质的干部人事档案管理队伍是干部人事档案数字化建设的必备条件。各高校应选拔政治素质高、业务能力强、工作认真负责的高素质人员充实到管理人员队伍中去，注重老、中、青结合，使管理队伍的年龄结构、知识水平趋于合理。要力足现有队伍，开展岗位练兵，一方面开展干部人事档案管理专业知识的学习，使他们具有较高的专业素养，另一方面应加强计算机技术、网络技术的培训，使他们既具有干部人事档案管理的专业知识、能力，又掌握计算机技术、网络技术等相关知识，成为复合型人才，为干部人事档案的数字化建设创造条件。

总之，随着科学技术的飞速发展，高校干部人事档案数字化建设已成为我们每一位干部人事档案工作者必须认真面对和解决的课题。