档案管理基础工作在现代化档案管理中的作用

【摘要】随着时代进步，档案管理基础工作在现代化档案管理中的作用也越来越突出。为此，档案信息的记录从手写方法转变成了电脑录入显得尤为关键和重要，只有这样，才可以进一步提高档案管理工作的效率和质量。现本文主要是对档案管理基础工作在现代档案管理中的作用进行详细分析探讨，目的是为日后档案管理工作提供有效参考，促进现代化档案管理的稳步发展。

doi:10.3969/j.issn.1674-9316.2015.25.011

作者单位：214000 山东省菏泽市立医院

Function of the Basic Work of Archives Management in the Modern Archives Management

XU Gangling　Municiple Hospital of Heze，Heze 214000，China

【Abstract】

As time progresses，the role of archives management foundation work in modern archives management is becoming more and more outstanding. Therefore，from the archives information of handwritten method into computer input key and is particularly important，because only in this way，can further improve the efficiency and quality of archives management work. Now this paper is a fundamental work of archives management in detailed analysis，this paper discusses the role of modern archives management，the purpose is to provide effective reference for later file management，promote the steady development.

【Key words】File management，Basic work，Modern file management

1　前言

现代化档案管理的完善是促进档案管理发展的基础，它能够为人们查找和搜索信息提供帮助。管理部分必须要学会创新，积极促进现代档案管理工作的系统化、合理化和现代化 ［1］。同时因为档案管理基础工作是现代化档案管理工作的基础。所以管理部门必须要摒弃陈旧落后的管理方式，推动档案管理基础工作的进步，使现代档案管理适应于新时期的发展。

2　档案管理基础工作的重要性

档案的注销、查询、分类、登记、装订等都是档案管理工作当中的基础工作。档案的分类指的是按照档案整理规范，把档案的内容、来源以及用途等进行有效分类。通常来说，在装订档案的时候，多使用三点一线的方法。而在档案登记的时候，经常使用单、表、册等方式对档案的利用、保存、整理、进出等方面进行记录，这样整理出来的资料是原始档案，可以保证档案的完整性和安全性。健全档案管理的基础工作，可以让人们在使用档案时更加便捷，同时可以节省大量的人力物力 ［2］。因为档案的内容是单位活动或者企业经营的重要记录，所以档案具有重要性、独特性和时效性的特点。同时档案管理的运作，可以更好地为客户提供帮助。所以在对档案进行管理时，要加强对档案的归档和分类管理，促进基础工作的完善，提高现代化档案管理的水平。同时因为现代计算机技术已经在档案的管理工作广泛使用，所以要加强档案的基础工作的管理，从而促进后续工作的顺利进行，同时也降低档案检索存在的问题，推进档案检索效率的提高。

3　档案管理基础工作在现代管理中的作用

3.1　做好档案管理工作才能促进提高档案管理的标准化

对现代档案管理工作的要求之一是规范化和标准化，因为现代档案管理工作的发展速度在不断加快，而部分档案管理工作人员的能力还无法达到现代档案管理的要求。所有需要培养管理人员重视基础工作的意识，认识到提升档案管理基础工作的重要性，同时也要注重自身能力的提升。在档案保管工作中，相关的工作人员要增加保管力度，对保管工作实施科学全面的管理，使档案可以得到稳妥安全的保管。管理层应该制定责任制，提升工作人员的积极性，实施奖惩方式，并不定期的对工作人员进行监督检查 ［3］。

3.2　做好档案管理基础工作才能够去除杂劣

在进行档案的管理过程中，常常会存在未编页面、组卷过厚以及资料信息杂乱等不足。所以需要对档案资料信息进行重新整理，大幅度减少内容混杂或者组卷过厚的情况。一旦发现一些标题、目录、件号、项目号、类别号、案卷号、页码等方面存在不完整的情况，要立刻进行再次备注和填写，这样不仅可以提高档案的可扩展性，保持适度的档案容量，还可以能使得档案更加规范化和科学化 ［4］。

3.3　做好档案管理基础工作才能促进档案规范化

档案管理人员要加强档案管理，就要在案卷要求、归档要求以及归类要求等方面进行完善，促进标准化工作的发展。如果档案不齐全、信息不正确，就算信息技术化广泛运用在档案管理的工作之中，也无法提高现代管理档案的水平 ［5］。所以档案管理者要根据有关的规章制度，并结合具体操作情况确定管理标准，确保管理工作有序进行，同时也要对管理工作进行监督控制，确定档案基础工作顺利完成。最后要注意归档后的合理保存，方便后期对档案信息的搜索和使用。

3.4　做好档案管理基础工作才能确保准确的检索档案

档案的归档和输入是档案管理的基础工作之一，只有在做好基础工作的情况下，才能帮助人们进行检索和查找档案资料。随着时代的不断进步，信息技术化广泛运用到档案管理的工作之中，所以需要完善基础工作的管理，才能方便人们对档案的使用。同时档案管理应该构建专门的信息收集小组进行信息的总结工作，收集小组要完成各项档案的整理加工，编制成目录然后保存。这样调查资料时就能够直接的从目录中找到需要的资料，节约工作人员花费在寻找资料上的时间。

4　结束语

虽然目前我国档案管理工作中还存在较多问题，但伴随档案管理的改革，现代化、系统化、科学化的档案管理模式逐渐形成。管理单位应不断创新工作方式、提高管理人员的专业素质，将现代档案管理提升至一个新的高度 ［4］。同时健全档案管理的基础工作的各项内容，方便人们对档案的搜索和使用，并且可以节省大量人力物力。所以要想使现代档案管理工作效率得以提升，就需要从档案管理基础工作出发，大幅度提升档案管理基础工作的管理水平，从而促进现代档案管理的发展。