医院后勤行政办公管理的信息化建设

■ 李 莹鹿 澎金克荣

医院后勤行政办公管理的信息化建设

■ 李 莹①鹿 澎①金克荣①

信息化 后勤管理 软件平台 无纸化办公

我国医疗卫生事业的飞速发展对医院后勤行政办公管理提出了更高的要求，因此需要通过引入信息化建设，以提高精细化程度和工作效率，为医院后勤保障工作打下良好的基础。通过列举北京大学第一医院后勤行政办公管理中信息化建设的具体应用，分析如何利用信息化手段提高后勤行政办公管理水平，提高精细化程度和工作效率。

Author’s address：Peking University First Hospital, No.8, Xishiku Street, Xicheng District, Beijing, 100034, PRC

医院后勤行政办公管理工作内容分散、信息量大的特点和我国医疗卫生事业的飞速发展，对医院后勤行政办公管理提出了更高的要求。为不断实现工作制度化、流程化、规范化和精细化的目标，需要通过引入信息系统，提高精细化程度和工作效率，为医院后勤保障工作打下良好的基础。

1 传统模式下医院后勤行政办公管理的特点

医院后勤工作的服务对象是临床一线的工作人员和就医的患者，是整个医院正常运行的保障[1]。医院后勤涉及的工种多、技术强、范围广，包罗万象。医院后勤行政办公工作包括招投标管理、合同管理、收发文件管理、办公设备档案管理、财务管理、库房管理、会议纪要、工会工作、档案管理、后勤宣传工作、协调各个科室的日常工作以及院、处领导交办的临时性工作等，内容琐碎而复杂。

在实际工作中涉及的资料复杂且多为纸质版，导致查询、归档、保存十分不便，常会出现无管理痕迹可查、数据不准确等问题，不利于工作的交接和延续。同时，不同的工作习惯和方式会造成工作内容上的不规范，影响工作效率[2]。

2 开展医院后勤行政办公管理信息化建设的关键因素

2.1 行政管理工作规范化是开展信息化建设的先决条件

所谓的行政管理信息化，是指将日常的行政管理用现代化的手段加以丰富，通过电子化、批量化处理，提高效率，因此，“行政管理”才是根本目的，而“信息化”是手段。这就要求我们的行政管理工作首先要具备系统化、规范化、流程化和精细化的特点，采用严谨的行政管理方法，才能够借助“信息化”将工作更好地完成。因此，规范化的行政管理工作是我们开展信息化的先决条件和重要基础之一。

2.2 收集基础数据是确保信息化建设的基础

信息化中各个模块的内容，需要大量原始数据的支持，在这一过程中，表格、文件、数据等基础信息，将被大量地导入信息化系统中，并在今后的工作中被不断地使用，为开展日常工作和领导决策提供依据。因此，基础数据的收集、整理、录入需要十分严谨地去完成，做到专人负责，确保准确。

2.3 选择合适的软件平台

为满足我院总务处办公室日常工作的需要，办公软件需包括提供各类信息、文件录入、统计、分类、查询、输出和打印等功能，以达到录入方式简单，分类合理，多条件搜索查询，文件输出打印方便的目的。

经过对办公室日常行政办公工作量的统计、分析，并进行反复论证，最终确定利用《行政办公管理信息系统软件》平台，通过网络和软件，为院内外交流提供一个强大、畅通的信息共享平台，以便科学、规范、灵活、快捷地开展监督管理工作。

3 后勤行政办公管理信息化建设的方案

根据医院后勤行政管理的实际工作需要，后勤行政办公管理信息化软件系统设置了6大模块，各模块及实现

的主要功能如下：

3.1 人事档案管理

总务人员的信息采集包括所在科室、姓名、性别、年龄、身份证号、参加工作时间和联系方式等内容，必要时还需要上传人员照片等多媒体资料。此模块设有总务人员的信息采集、查询、统计、打印和数据导入等功能，不仅可以通过查询条件来筛选需要的人员信息，还可以通过分类统计及打印功能选取需要统计或打印的内容，其结果可以直接输出到EXCEL表中，可与医院OA系统和电子报告等连接起来，这样就大大满足了日常管理中的不同需求，可以实现对总务人员的信息管理。

3.2 日常工作文件管理

此模块设有日常工作中形成的各类报表、通知、申请、函件、介绍信、会议纪要、邀请函、物品领用记录等文件的分类、查询、统计和打印功能，可以详细地记录日常工作中的文件流转过程，方便日后查询和备案。系统提供模糊和精确两种查询方式，同时可以实现一键查询，更加快捷方便。

3.3 合同转签登记

合同转签登记模块可以详细记录合同的转签登记信息，方便地输入和查询文件收发，转签的时间、人员等信息，支持分类统计和关键字查询。

3.4 待办事项管理

此模块主要记录待办事项的标题、日期、内容、状态等信息，具有新建待办事项、办事项提醒、会议室预约和安排等功能，可以简单明了地查看会议的各项安排，实现待办事项72小时自动提醒。

3.5 招投标管理

此模块包括招标申请、招标公告、招标文件、开标申请、投标报名表、招标会邀请函、投标方签到表、评标专家签到表、专家评分表、招标会议纪要及中标通知书等内容，详细记录各招标程序的工作流程，方便查询、管理、备案。

3.6 行政审批工作流管理

此模块包含如下功能：（1）方便地设定多级领导审批模式，包括逐级审批模式和可同时批示的传阅模式；（2）对各个模块分别设定权限；（3）对上传和批示时间有明确记录；（4）审批事项进行分类统计，并生成Excel表格和图形，便于进行报表工作；（5）可打印审批单，生成有效的纸质文件，方便下发传看；（6）可以对申请信息进行精确和模糊查询。

行政审批工作流有效避免了手工审批周期长、纸质申请丢失和审批不规范等问题，具有自动流转和实时查看的特点，实现了后勤行政办公流程的标准化，提高了工作效率。

4 后勤行政办公管理信息化系统建设的优势

4.1 提供了一个通畅、及时、远程的信息发布平台

信息化系统以其特有的运行方式，解决了内部信息流通不畅的问题，通过自动的工作流程，确保工作信息及时在每一个环节传导，减少了沟通中存在的障碍，降低了因人与人之间实际距离造成的时间成本。

4.2 实现无纸化办公

通过使用后勤行政办公信息化系统，能够更好地推行无纸化办公，减少办公开支，降低管理成本，节约时间、纸张、电话费、复印费用等。与此同时，无纸化并不代表粗放式管理，通过系统管理，还能够减少错误，提高整体的工作效率[3]。

4.3 提高决策审批工作效率

通过公文流转的自动化，避免了传统公文流转时由于手工递送而带来的工作延误以及人员、时间的浪费，保证了工作能够快捷、准确地进行。各类数据的综合查询、分析为各类工作的决策提供了最为便捷的依据。明确工作岗位与工作职责，减少工作中的推托、扯皮等现象，能够有效地监管每一项工作的执行，使执行力得到极大的提高。借助后勤行政办公信息化系统，加强了PDCA循环的执行力度，提高了服务和管理的品质，调动了员工的积极性，使医院后勤部门从被动接受监督到主动寻找机会，进入管理的良性循环。

5 展望及总结

5.1 建立全面的后勤信息化管理平台

通过不断完善后勤行政办公信息化系统，使之囊括行政、房产、修建、设备等各个方面，实现工作、信息、反馈等各个流程的全面管理，并且能够推广到医院系统的各个方面，使后勤管理工作更上一层楼。

5.2 构建全院范围的行政管理信息平台

在实现后勤管理信息化的同时，将现有的与其他职能处室挂钩的工作，例如资产上报、合同结算、审计、人员信息管理等，利用信息系统对接，使各项行政工作都能够更加快捷、准确地开展，提高工作效率。

5.3 管理与服务分离

从可持续发展的角度考虑，将后勤管理平台和服务平台分而治之，专门建立针对服务对象的服务平台，从而更好地开展各项服务工作，提高服务质量，将科学管理落实到实处，进而提升服务对象的满意度。

[1] 曹荣桂,刘晓勤,王树峰.医院管理学（后勤管理分册）[M].2版.北京:人民卫生出版社,2011:1-5.

[2] 李玮,梁昶.医院后勤信息化建设实践[J].解放军医院管理杂志,2008,15(8):786-787.

[3] 施鹏,汪昕.医院后勤信息化管理的现状与发展[J].中国卫生质量管理,2011,18(5):78-79.

OA information system construction in administration and logistic departments in hospital

/ LI Ying, LU Peng, JIN Kerong// Chinese Hospitals. -2015,19(3):62-63

informatization, logistic management, software platform, paperless office

The rapid development of healthcare system requires more efficient administration and logistic management. It needs to introduce information system to improve lean management and work efficiency. By introducing the application of OA information system in administration and logistic management in Peking University First Hospital, how to improve management and efficiency by information system are analyzed.

2014-07-09](责任编辑 鲍文琦)

①北京大学第一医院，100034 北京市西城区西什库大街8号

李 莹：北京大学第一医院总务处职员、初级工程师

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