数据分析在预算执行管理中的应用

狄亚秋

（冀东水泥吉林有限公司，吉林 吉林市 132002）

进入21世纪信息化时代，传统意义上的经济、管理和投资金融等学科和电子信息技术发生了不可分割的交融。作为先进生产力代表的电子信息技术，成为经济、管理和投资金融等领域创新变革的支撑和动力。数据分析以专业技术的身份出现在经济、管理和投资金融专业等领域，是信息化时代发展的必然结果。以科学定量分析的项目数据正推动着世界经济一体化进程和全球投资市场的蓬勃发展。

在预算执行中，常常会找问题、分析问题、再解决问题，如何在预算管理中利用预算管理所建立的数据库，分析经营中存在的问题，提升预算管理水平，是我们今天研究的课题。

1 量化管理中的问题

用数据来量化问题，能将问题落在实处。例如：某单位的厂长向总经理汇报，在管理过程中感觉人员少、工资低、工人工作积极性差。总经理指导他说，目前的平均工资是多少，与谁相比，工资低，低多少，人员目前有多少，正常的配置是多少，缺多少名，询问了一系列的数据，使这个厂长认识到自己所反映的问题不具体、不清晰。本文重点是以某矿山钻机油耗的效率谈数据分析在预算执行管理中的应用。

是否存在问题应考虑3个方面：一是通过与自身不同时期的数据对比，明确目前的指标处于怎样的位置，自身的变化趋势如何；二是收集同行业数据，与其对比，确定自己是否还有进步空间；三是提出改进措施，提升钻机的使用效率。下面以实例图形方式说明如何做好数据分析（以下均用此例说明如何分析和解决问题）。

以曲线图表示一年内不同月份的指标情况，条形图表示不同分厂的指标情况来展现问题的程度，形象直观。从图中可看出三分厂与同行业对比，该项指标处于中游位置，还有进一步上升的空间；与自身对比，体现了夏季指标较低，冬季较高的特点。以上的例子进一步说明了在预算执行管理中，收集数据资料反映问题，用适当的方法，可以表现出更好的效果，尤其是采用数据图表方式量化问题，更直观、清晰，具有说服力。

图1 某矿山钻机油耗的各月指标

2 分解指标，找到关键性指标

利用数据分析解决管理中存在的问题，首先要对问题进行细化分类，将指标按不同的角度进行分解，只有细化分解问题，才能将复杂的问题简化，逐一解决。接上例，对钻机油耗的数据按其数据关系可分解为柴油消耗与有效进尺两个指标。

表1 钻机油耗数据按数据关系分解

指标之间的关系为每米进尺柴油消耗＝柴油总消耗／有效进尺。

然后我们进一步分析和细化这两个指标，对有效进尺又可分解为发动机运转时间与每个台班进尺量两个指标，指标之间的数据关系是有效进尺＝发动机运转时间／6×每个台班的进尺量。

表2 2个指标的归化

通过分解我们找到了控制钻机油耗的关键指标为每个台班的进尺量。

3 找同行先进水平进行比较，实现预算管理中找差距的步骤

经了解，钻机油耗指标的经验值，应在1～1.5 kg／m为合理，某公司指标为2 kg／m，说明该公司在控制这个关键性指标上还有潜力。通过第2步骤的分析，我们知道影响钻机油耗高低的关键要看“每个台班的进尺量”与“发动机运转时间”这两个指标。经了解，在同行业先进领域，为了保证工作效率，对钻机的考核是约定每个台班的进尺量必须保证在140 m以上，才能保证每米进尺柴油消耗控制在1.4 kg以内，进而保证钻机油耗降低，而该分厂台班的进尺量平均才120 m，这是他们与先进水平的差距，也是以前没有注意过的地方，改进与降低油耗关键要从该项指标入手，找到了控制问题的核心与关键性指标，那么解决问题已迈出了关键的一步。

4 通过调查了解，分析影响问题的主要因素

在预算管理中，整理与收集数据，只是预算执行管理工作中的一部分，只有与实际工作相连接，深入现场管理中去，进行技术上的分析，才能使问题的解决有可操作性。仍以如何提升三分厂的钻机油耗指标为例，经过现场的调查了解，影响这个指标的原因主要有以下3个方面：一是钻机液压设备发生空运转情况，这种情况多发生在冬季，需进行设备的预热，或者是钻机进行了频繁的移动以及非生产时间开车产生的，这些都会导致油耗上升。二是出现二次打孔情况，俗称投孔，原因是第一次打孔完成后，受地理层面的影响，可能在地理层面出现积水，冲出一些石块，将已打好的孔堵住，另外也不排除地面的石块，掉入后而造成堵孔，这就需二次打孔穿透，导致油耗上升。三是打好的孔发生塌陷现象，俗称抹孔，经了解，主要是发生在刚开始打孔时，铺垫后不实的地方出现塌陷，需要不断用黏性较大的黑泥或黄土抹孔壁，保证孔壁光滑，既费时又费油。通过了解，主要是这些因素带来的油耗损失。调查清楚了各项原因，也就可以针对原因找到降低油耗的措施。

5 学习先进经验

接近先进行业人士，学习先进经验，可以大幅提升管理水平。关于降低钻机油耗的关键，具有资深阅历的管理专家介绍：一是钻机的维护要到位，钻机操作员对工作风压一定要控制在正常值范围内，不能低于标准值。保证风压在17，最低不能少于14。二是保证操作平台的平整度，便于钻机快速调整方向。三是有效降低投孔与抹孔的方法，保证操作平台不能有虚料，要求铲车一定要铲到底部，彻底清除虚料，最好有专门的班组来管理清除虚料人员，使操作平台的平整度达到规定标准，这样投孔与抹孔的发生率能降低到0%。四是对钻机操作员要有很好的培训，提高钻机操作员的操作水平。

通过量化问题、细化指标、深入调查了解、学习先进经验几个步骤，基本解决了如何降低钻机油耗的问题。通过以上实例，说明做好数据分析可以提升管理水平，同样在预算管理中运行相应方法可以更好发挥预算管理的作用，提高预算的管理水平，提升预算管理在企业管理工作中的地位。

预算管理的内涵是指企业在战略目标的指导下，对未来的经营活动和相应财务结果进行充分、全面的预测和筹划，并通过对执行过程的监控，将实际完成情况与预算目标不断对照和分析，从而及时指导经营活动的改善和调整，以帮助管理者更加有效地管理企业和最大程度地实现战略目标。

预算管理在实际执行中，涉及企业各个部门的活动，需要全员参与完成，全面预算管理的实施需要各个环节的通力配合，才能达到整体目标。

在执行控制分析中，采用科学合理的数据分析模式，会有效地提升预算执行管理水平。预算的执行与控制是全面预算管理系统的核心环节，推动各预算执行部门严格以预算为标准从事各项生产经营活动，在预算执行前、执行中和执行后的3个基本阶段采取一系列控制方法和措施，在执行过程中，通过不断分析、调整，逐步趋于完善，使预算既保持一定的灵活性，又不失控制力，保证了预算的顺利执行。

在实际工作中，推动预算执行较为困难，科学地利用数据分析方法，将预算管理执行融入到管理中去，不仅可以提高管理水平，同时也会大幅提升对预算管理的认知度。