高职院校科技档案管理探究

摘要：本文首先结合实际工作分析了目前高职院校科技档案管理中存在的问题，然后提出了相应的管理措施，最后阐述了如何加强科技档案的开发利用，更好地为学院科研教学的发展服务。

关键词：高职院校科技档案开发利用

0引言

重建丝绸之路，加快西北战略通道建设，具有战略性的意义，对职业人才的培养提出了新的要求。当前，随着高职院校办学规模不断扩大，教学设施不断完善，实训条件不断加强，各专业科技活动的领域越来越广泛，如何在民族地区利用科技档案的开发，适应我区经济工作发展的人才培养重要性日益凸显。

1高职院校科技档案管理中存在的问题

宁夏职业技术学院肩负着我区培养面向生产、建设、服务和管理第一线需要的高素质技能人才的重要使命。加强高职科技档案的整理、编研、综合管理，能够科学设定专业人才培养的方向，调整高职院校与企业的合作模式，为地方经济、社会发展提供人才支撑。但目前，我校科技档案管理中还存在很多不完善的地方，比如科技档案管理意识薄弱、科技档案管理内涵缺失等。

1.1科技档案管理意识薄弱。科技档案是科学技术研究和实践的直接记录，是文化活动的客观反映。随着生产力水平的不断发展，有的民族工艺技术和产品必将逐步退出历史的舞台，建立相应的科技档案，用最新的科技手段进行记录发掘，建档留存，是传承和保护民族文化遗产最有力的措施，但是科技档案管理意识薄弱阻碍了这一事件的实现。科技档案管理意识薄弱主要体现在以下三个方面：一是学院领导层档案意识淡薄。很多学院领导认为高职院校的主要任务和工作是教学和学生就业两大方面，而对科研的投入和关注较少。二是科技档案管理部门对法律法规学习和宣传力度也不够。三是科研人员自身对科研档案管理不重视，仅仅把科技档案工作当成是一项繁琐的行政事务，没有意识到建立科研档案是科技人员完成科技工作必不可少的一项工作。

1.2科技档案整理内涵缺失。科技档案中储藏着无数的科学技术成果、技术秘密、原始数据、工艺方法和经验教训。很多尖端技术、新兴科研领域、重大技术项目的成果，科技档案最完备地储备了当代最新的科学技术，必须保证科技档案的完整性。但是现阶段很多高职院校都存在科技档案内涵缺失严重的现象，主要体现在以下三个方面：一是缺乏对科研档案内涵的认识；二是归档的材料中一般性材料多，能反映和评定一项科研成果水平的关键性技术材料少，能体现科研人员在科研过程中解决技术难题的新思想、新概念和新方法等技术创新的核心材料更少；三是收集整理材料形式单一。

1.3科技档案机构和制度不健全。科技档案机构不健全主要体现在：现阶段高职院校中科研档案工作办公室一般是2人编制，却承担着400～700人的教职工科研档案资料的收集、整理、编研和归档。并且除了档案管理人员的编制不足以外，还存在档案管理人员一般不是学档案专业的，而是其他专业转行的。

科技档案制度不健全主要体现在：对科研档案的认识淡薄，致使多数院校没有健全的科研档案管理制度，在科研档案归档管理方面缺少行之有效的制约手段。

2科技档案管理的应对措施

高职院校科技档案是在长期办学实践中形成的，承载着不同专业的实践教学历程，是一本无声的教具。高职院校科技档案涉及到教学、管理、技能、服务等各个环节，能否有效提高高职学生的职业能力和职业素质，结合我区的经济环境，紧密依照我区经济发展规划，打造丝路经济带，加快中阿自由贸易区建设，直接关系到我区高职学院人才培养的质量和院校自身的生存与发展。因此做好高职院校科技档案管理工作是很有必要的，具体应做到以下几个方面：

2.1明确高职院校科技档案的管理范围。科技档案是人们从事科技活动的历史记录，是知识形态的历史记录，是具有保存价值的历史记录。就高职院校而言，科技档案管理对象是指学校在开展科学研究管理实践活动中，直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像等各种载体的材料，是学校科研活动的真实记录和历史凭证，是重要的信息资源和科技财富，并具有职业教育的特点。

2.2强化高职院校科技档案管理意识。高职科技档案是科研及教学工作的重要组成部分，是科研教学活动的重要环节，高职院校全体人员，都应该充分认识学校科研档案管理工作的作用和意义，认识到科研档案在科研活动中的凭证作用和情报价值，认识到科研档案管理是指导、督促和保证学校各类科研工作有序、正常开展，以及提高科研管理工作效率的重要意义。

2.3注重科研档案收集的完整性、真实性。只有内容完整、准确及成套的科研活动档案才能准确记录科研的全过程，才能为开发利用提供可靠的档案资料。职业教育的特点就是要求学生对所学专业有一个全面的认识，对工艺流程有充分的了解，具有发现问题，分析问题、解决问题的能力。因此，注重科研档案收集的完整性、真实性，具有现实的意义。

2.4合理设置科技档案管理机构。高职科技档案具有专业性、多学科性、分散性和更新性等特点，必须安排专人去收集整理和立卷归档，设立专门的组织机构和专职的档案人员，科技档案管理机构是搞好科研档案工作的组织保证。高职院校应将科研档案作为学校全部档案的一个重要组成部分，实行集中统一管理，统一提供利用。

2.5建立健全科技档案管理制度并规范管理工作。科技档案质量的一个重要指标就是成套性。只有内容完整、准确及成套的科研活动档案才能为开发利用提供可靠的档案资料。因此，高职院校需建立一套规章制度，确保科技档案在保管、借阅、利用过程中做到层层负责，有条不紊。科技档案的保管工作需切实做到安全、不遗失、不泄密，定期进行安全检查。科技档案的借阅、利用需严格履行签批登记手续，归还时需按规定步骤仔细查验是否有遗缺、损毁现象，确保科研教学服务机制的运行。

3科技档案的开发与转化

高校科技档案中的显性知识和隐性知识包含着很多重要的信息资源，科技档案信息在科学研究领域通向生产领域的过程中，起着将现有科技成果转化为经济效益、转化为生产力的巨大作用。所以，不仅要把档案资料收集整理好，也要把科技档案中有实用价值的技术信息开发出来。

3.1提高科技档案信息的利用率。根据我区经济发展的趋势和现状，改革服务方式，更新服务观念，档案部门不能仅停留在对档案的实体管理，也不能只是安于现状，必须改变单一的查找借阅利用方式，创新科技档案信息的借阅方式，推动档案信息的开发利用。另外，相关工作人员应该努力提高自身的知识水平和管理能力，树立一种创新的、主动提供服务的新观念。

3.2提高科技档案检索的查全率、查准率。高职档案部门要逐步建立各类档案资料目录数据库著录工作的工作方式，逐步适应采用计算机代替人工编制目录，这样才能极大程度地提高检索的查全率、查准率，帮助查阅者方便快捷找到所需资料。因此，积极推行档案现代化管理是搞好高职院校科技档案信息资源开发利用的有效手段。

3.3加强科技档案科技平台建设。要想实现档案信息资源的快速共享，必须加强科技档案科技平台建设，推进高校档案信息管理的系统化。一是运用先进的计算机技术，特别是计算机网络技术，加快档案资料的传输效率，建立一套完整的自动化档案检索系统，真正实现文档一体化和资源共享。二是要确保档案的安全性、保密性，构建高校档案管理安全系统，对信息内容进行加密处理。

4结语

在信息公开背景下，高职院校的档案服务不能永远停留在传统的思想和工作方式上，必须与时俱进，如何开阔档案工作者的视野，拓展档案服务方式和途径，以更好地满足需求者的利用需求，提高档案工作服务质量和效率，是摆在高职院校档案工作者面前的一个课题，同时也是高职院校管理工作提高的途径。

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作者简介：马景（1956-），男，宁夏人，本科，馆员，宁夏职业技术学院科技开发处，研究方向：档案管理。