高校收费精细化管理模式探讨

●涂淑娟 黄厚生 周 鸣

高校收费精细化管理模式探讨

●涂淑娟 黄厚生 周 鸣

高校收费是在教育成本分担理论指导下，按照《高等教育法》有关规定实施的筹集教育资金的经济行为。当前，我国高校办学资金来源越来越多样化，但对于大多数高校来讲，还是以财政拨款和学费收入为主。因此，收费工作是高校财务部门的一项基础性但却极其重要的日常工作，也是财务部门的一个重要风险控制点。同时，收费平台也是服务学生的一个重要窗口，需要规范、高效、周到。文章从几个高校收费案例中梳理出管理漏洞，分析原因并据此建立一套收费精细化管理的模式。

高校 收费 精细化管理模式 流程设计

一、案例分析

某高校学杂费收取采用银行代扣和银行刷卡两种方式。该校在处理日常收费情况时，发生以下几个情况：

1.一毕业生返校反映他已交清所有学杂费，但却因欠费不能领取毕业证，通过回忆确定当时是通过刷卡交费，并提供了当时的银行流水。经核查当时的收费单，证实该生确实已交费，但当时收费员在输入收费单时，将交费学生的学号输错了一个数字，交费的学生也未认真核对就离开了。

2.一学生到收费中心反映，他已经通过银行代扣交了学费，但系统中还反映他欠费，经核查，他的扣款信息导入收费系统后产生错误，将收费信息匹配到另外一个学生信息上。

3.该校某日实施银行批量代扣，结果代扣了往届毕业生的教材费，经核实，该校所有毕业生在毕业时均已结清教材费，但学校收费系统却未及时更新，核销应收款。

从该校的收费实务中，可以看出在收费精细化管理方面还存在一定的问题，主要表现在：

1.内部控制不严。该校在日常收费的整个过程只有一个收费人员参与，录入、审核、当日结账均由一个人完成，结账时只要求做到当天的收费总额与银行收入总额一致，缺乏审核人员对每一笔收费信息的核对，造成了收费信息的错误未及时发现。

2.操作规范性不强。收费人员在收费录入时只录入了学生学号，未向学生核对姓名、班级信息，造成了人为的输入错误，在给学生学费收据时也未提醒学生核对票据信息；在实施批量代扣时，导入批量收费信息系统生成收费单后，未将收费单与导入数据进行对比核对；在每年生成新年度收费信息时未对历史收费信息进行清理，造成了历史信息的沉淀，也使得应收费信息不准确。

3.服务精细化不够。从以上案例中可以看出，学生的缴费信息公示服务做得不够精细，未及时公示收费信息，以方便学生核对，对欠费学生也未做到及时催缴，造成收费错误不能及时发现。

二、收费精细化管理

高校收费精细化管理是指树立精益求精的理念，以规范化为前提，系统化为保证，数据化为标准，信息化为手段，将高校收费管理责任具体化，对收费活动的每一内容、每一岗位、每一环节，建立具体、明晰的工作流程和业务规范，努力使收费管理和服务达到精确、高效、规范，实现管理高效、服务优质、学生满意、形象良好的要求和“精，准，细，严”的收费目标。

要做到收费管理精细化，需要对高校目前的收费行为进行梳理分析，对收费各个阶段的工作进行流程再造，突出细节处理。在建立收费精细化管理的模式过程中需要遵守以下原则：

1.内部控制原则。高校收费精细化模式的建立首先要遵守的原则就是内部控制原则，这是保证收费安全，防范资金风险的关键。要做好内部控制，需做好两项工作：一方面，按照不相容职务分离的原则设置岗位，做到授权审批与业务经办、业务经办与会计记录、业务经办与稽核检查、授权批准与监督检查互相分离。根据这个原则，按照收费流程，收费管理岗位一般应设置系统管理岗、信息操作岗、收费岗、审核岗、票据管理岗、会计核算岗分别对收费的各个环节进行复核与控制。另一方面就是要做好内部管理制度建设，建立并完善稽核审核制度、备查登记制度、票据核销制度、收费公示制度。通过制度的建立，明确工作职责，提高工作效率，防范财务风险。

2.操作规范原则。科学管理之父泰勒通过对工人操作动作的研究和分析，消除不必要的动作，改正错误的动作，确定合理的操作方法，选定合适的工具总结出来了一套合理的操作方法，大大提高了工作效能，这种方式可以作为规范操作的典范。当前，精细化理论已深入到各行各业，规范操作也成为了提高效率，规避风险的重要手段。因此，高校财务人员的收费行为也必须统一规范，注重细节，做到全过程精细化操作。

3.高效服务原则。高校财务处的一个基本职能就是服务，达到快捷、方便、公开、透明的要求。要做到这点就要做到在日常工作中树立服务理念，在基本操作时做到准确无误，在事后反馈时做到及时沟通。收费信息要保持与各收费相关部门，比如教务处、招就处、学工处及各学院的无缝对接，保证收费信息的准确无误。在收费业务处理过程中要保持与学生沟通，并提供查询平台及时反馈收费情况，便于学生核对。

4.信息化原则。精细化管理的方法就是要把复杂的事情简单化，简单的事情流程化，流程化的事情定量化，定量的事情信息化。信息化数字化是实现收费精细管理的重要手段，是信息共享的需要，是公开透明的需要，也是减少收费风险的需要。

三、收费精细化管理流程设计

1.精准确定应收款信息。应收款的生成是学生收费工作中一个最为关键的环节，准确无误的应收项目标准，直接关系到收费工作的正确与否。因此，高校应制定收费基础信息与收费标准导入的稽核制度，确保应收款信息准确无误后才能进行下一步的收费操作。应收款的生成主要分以下两种情况：（1）学生信息初始化。学生应收款信息包括了学生基本信息、住宿信息、代收款信息等。从学生学籍管理部门获得学生基本信息，从学工部门获得住宿信息，从教材管理部门或其他部门获得代收款信息。在这过程中包括了对学籍（学分）标准、住宿标准、代办费用标准等综合后形成收费标准信息流。所有信息必须提供有部门盖章签字的纸制稿和与纸制稿一致的电子稿。信息操作员将信息对比后导入学费管理系统生成应收款。审核员对照有关部门提供的原件核对系统生成信息，准确无误后再审批通过。由于高校会计制度还是收付实现制，在实际财务账中不登记学费应收款信息。为了进一步核算学费情况，会计核算岗应根据原始数据建立学杂费收缴备查账。在这个过程中实施了从基础信息的获取，到学生收费信息的加工，到转入收费系统的核对，再到会计核算的建账，最后收费员的收费实施，这是应收款信息生成的主要流程。这个流程做到了信息导入、信息复核、结算稽核的过程控制，保证了应收款的准确性。（2）收费信息的变动调整。应收款信息生成后，还会存在以上信息的变动调整，主要包括专业分流、转专业、降级、转学、复学、出国、毕业等学籍异动情况，学生减免费情况，还有就是按国家规定的收费标准的变动、代收费标准的变动等。出现这种情况财务部门必须依据这些原始凭证进行增减、调整、变动，而且信息的变更应当及时准确。同样，这一系列的调整过程不能全部落实在一个人的职责之内，还必须按照学生信息初始化的工作流程进行，操作、复核、稽核的内部流程一个都不能少。

2.强化收费日常管理。日常收费业务是收费管理的基础性工作，相对于收费的其他各流程环节，日常收费工作相对简单，但重复又繁杂，需要更多的耐心与细心。具体的收费操作包括银行代扣和银行刷卡缴费，根据缴费方式的不同，具体流程如下：（1）银行代扣。学校实施银行代扣之前，需要与学生签订委托扣款协议或者通过公示告知学生银行代扣学费的事宜，让学生享有充分的知情权。银行代扣一般有系统自助和人工导入的方式，无论是哪种方式，首先由收费员向银行申请扣款，将学生应收信息通过某种媒介传送给委托银行，委托银行根据学生姓名（学号）、卡号，核对相符后进行扣款。扣款后将扣款信息返回给学校，学校生成缴费单。为保证银行扣款情况与学费收缴情况一致，收费员需将双方数据导出，用excel等软件将两方数据进行对比，保证数据的一致性。这项工作虽然繁琐但却非常必要，能帮助收费人员及时了解收费情况，发现问题并及时解决问题。复核人员需按照收费员的操作重新操作一遍，再次验证收费信息的正确性。（2）银行刷卡。这种收费方式也是学生现场缴费方式，学生向收费人员提供需缴费人员信息、学号或姓名；收费员录入缴费人员信息，并就学生学号、姓名、学院、班级、欠费金额等基本信息向学生核对，这一步相当重要，是防止手工输入错误或同名同姓错误的关键；信息核对一致后，询问本次缴费金额；接收学生提供的银行卡，并询问是否为缴费人员本人银行卡，这一步骤是为了确保本人缴费的真实性，如果非本人银行卡一定要在POS机收费小票上由缴费人员注明XXX代XXX缴费的字样；缴费收据打印后，收据联与银行小票交学生，并请他再次确认所有的收费信息。复核人员复核时，需将银行刷卡小票与收费单逐一核对，再将收费报表的总额与POS机的收费汇总数核对，保证单项和总额的正确无误。

3.完善结算公示与档案管理工作。收费结算、公示与档案整理工作在日常收费中是一项最容易被忽略的工作，但这项工作却是最能体现精细管理和服务水平的工作，也是内部控制的最后一个关口。为了进一步体现内部控制要求，这项工作一般应由收费中心之外的科室承担。工作的主要内容有：首先，处理退费问题。学生退费应实行“收支两条线”管理，退费应遵守学校制度规定，按照一定的审批流程审批后，由会计人员按“报账”程序处理；其次，收费信息的会计处理。收费人员将复核过后的原始单据交会计人员进行结算，同时登记收费备查账，做到日清月结；再次，收费的及时公示。由信息管理员利用校园网络资源，通过学生收费系统向学校分管领导、学生工作部门、院系分管领导、班主任及其学生个人提供信息共享平台，让他们及时掌握缴费、欠费信息，以及时核对、催缴学费；最后，收费档案的整理。在收费管理过程中，信息记载和传递形成的档案和资料除了电子的还有纸质的。从来源上看有外部获取的，有财务内部制作的。从制作到使用，再到保管，有一定的规范要求。收费档案的整理的主要对象有相关部门的收费基础信息、银行代扣数据、POS机收费小票、收费报表及收费单存根等。这些收费档案要按照会计档案管理办法进行装订归档备查。

[1]郑涛，陈凌.高校收费内控制度的研究.教育财会研究，2011，22（1）：43－45

[2]陈海平.高校学费收费问题探讨.经济研究导刊，2014（6）：259-260

[3]马祥兰.高校收费工作创新研究.会计之友，2013（26）：97-99

（作者单位：江西中医药大学 江西南昌 330014；第一作者简介：涂淑娟，江西中医药大学计划财务处副处长，会计师，研究方向：财务管理）

（责编：玉山）

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1004-4914（2014）12-193-02