浅谈供应商财务协同平台的构建和应用

●公诚管理咨询有限公司 陈洁敏

浅谈供应商财务协同平台的构建和应用

●公诚管理咨询有限公司 陈洁敏

当下，企业供应链管理进入供应链整合协同阶段，供应链的各参与方通过网络和平台，分享战略规划、行业风险、产业资讯等信息，交互供应链上的物流、信息流、资金流，寻求内外部战略协同发展和价值共赢，从而提高工作效率、降低财务成本、提升服务质量。中国电信广东分公司（简称广东电信）财务共享中心搭建供应商财务协同平台（简称“SUS”平台），实现了企业与供应商在采购、财务、信息等方面的协同管理，本文主要介绍该“SUS”平台的功能和应用成效，以期为其他企业供应链财务管理提供一定的借鉴。

供应商 财务 SUS平台

引言

目前财务管理工作已经发生巨大的变化，跨地区、跨企业使得现代化财务管理工作不再局限于传统简单的财务管理范畴，财务管理对企业控制、经营和管理起着越来越重要的作用，因此财务管理活动已经渗透到了公司经营管理的每个环节。随着电子化、信息化、智能化的较快发展，繁杂的财务管理工作中引入信息化管理成为迫切需求，与财务管理水平的提升相对应，要求有更加先进的管理软件或管理技术相适应。因此构建和应用财务协同管理平台以提高财务管理的效率成为财务信息化管理的必然要求。

广东通信服务有限公司与中国电信广东分公司是关联方企业，每年关联交易超过50亿元，为了核准双方关联交易数据、加快资金回笼速度，中国电信广东分公司财务共享中心于2012年着手搭建供应商财务协同平台 （简称“SUS”平台），向供应商提供一个基于网页交互的订单采购、收货、发票、付款和报表查询的全流程闭环管理平台。公诚管理咨询有限公司作为广东通信服务有限公司的控股子公司，被选为第一批系统试点单位，应用推广至全国所属11家分支机构使用，至今已实施了近三年，在信息核对、收入确认、发票管理、款项回收等各方面都取得明显效果，现将“SUS”平台构建及应用情况归纳总结如下。

一、财务管理系统的缺陷及构建“SUS”平台的意义

（一）效率比较低。以往财务管理系统对财务管理信息的处理缺乏全面动态管理和控制，也缺乏过程监督，仅仅是对财务信息的简单归纳和处理，管理者无法及时掌握公司的各方面动态信息，财务管理的效率水平是比较低下的。

在供应商财务协同平台（SUS）上线前，中国电信广东分公司供应商款项支付流程为：（1）电信业务部门创建采购订单；（2）确认订单收货后，供应商寄送纸质发票至电信财务共享中心；（3）电信财务共享中心负责将纸质票据扫描至影像系统，财务人员根据该发票金额进行发票校验；（4）满足合同付款条款时，供应商通过电信业务人员在共享报账服务平台系统发起付款申请，经过财务共享中心审核通过后制证对供应商进行付款。该流程容易出现发票管理缺失的问题，供应商不清楚发票是否正常被收到及是否符合要求，如果产生退票，也不能跟踪退票过程，还可能发生发票丢失情况，降低了效率水平。

（二）风险大成本高。以往的财务管理系统成本偏高主要体现在沟通和时间成本上，由于供应商自主开票直接寄至共享中心常会出现因订单未列账、订单号填错或发票金额与电信方系统金额有差异等导致无法校验的情况，容易发生问题发票积压，反复沟通或回退花费较多的时间和成本，另外供应商无法维护电信订单对应本公司合同、发票信息，应收、应付往来信息不透明，导致往来款因双方确认口径不同而难以核对一致。另外也不利于资金支付风险管控，付款后未能有系统对用户收到款项情况进行记录，缺少供应商确认是否收到款项的节点，未形成资金支付的闭环管理。由于传统财务管理系统带来的信息不完整和失真情况，传统财务管理系统在面对高效率、跨地区、跨行业、跨企业的新的财务管理形势时，难以满足财务信息实时性、低成本的要求，限制制约了财务管理效率的提高。

基于上述弊端分析，构建和应用供应商协同管理平台显得意义重大，通过加强企业与供应商跨地区、跨行业、跨企业之间的财务信息管理水平，通过加强模块化管理，激发协同化管理效应。为此，中国电信财务共享服务中心自2012年开始，重新梳理优化供应商采购订单收货列账、发票校验、付款等流程，打造供应商财务协同平台，作为与供应商网络沟通的桥梁，以期实现电信运营商与供应商的实物流、资金流及信息流协同管理，提高信息沟通效率，降低企业管理成本。

二、“SUS”平台的功能特点

（一）实现采购协同。广东电信业务部门在集成供应链系统创建的订单会发送SUS平台，同时发邮件通知供应商。供应商对接收到的订单信息进行查看，确认发货后，对订单创建交货通知。供应商发货后，在系统上载供货信息及电子发货单，业务部门通过SUS平台接收相关信息，与实物核实无误收货，供应商在SUS中可以查询订单收货情况。另外，还应用于询报价管理，业务部门提交电子询价单，供应商查看进行报价反馈。通过采购协同优化了企业采购流程，同时也加强了企业和供应商财务管理的紧迫感，提升了交易运行的效率。信息交互详见图1。

图1 SUS平台采购协同示意图

（二）实现财务协同。发票管理上，一方面，供应商通过SUS平台获取广东电信订单的收货列账信息，由系统根据订单的税码信息判断是否需开具增值税专用发票，通过核对项目的价款、税款、合计金额等来校验控制发票开具，并自动生成发票寄送单，然后进行发票扫描、打包、提交发票寄送申请，录入实际寄送的邮包及发票信息，大大提高了寄送单填列和发票开具的准确性；另一方面，通过SUS平台，供应商可跟踪发票接收、扫描、校验、专票抵扣联认证结果等各环节状态，如发生退票，可直接获知退票原因以及退票回寄的邮包号，对退票进行确认接收，提高了发票传递的安全性，同时减少了电话咨询量。

应收管理上，供应商提交付款通知申请，跟踪后续处理状态，对付款金额进行确认。供应商查询订单收货、发票寄送状态、发票校验以及订单付款状态等信息。查询订单的付款状态和支付状态，执行确认收款的操作。具体信息交互详见图2。

图2 SUS平台财务协同示意图

（三）实现信息管理协同。业务部门在SRM发布的信息会同步到SUS系统，发布的信息包括：采购信息、绩效评估、澄清答疑、接待日以及投诉建议等，供应商可以查看发布的信息，并维护反馈意见。业务部门查看供应商反馈的信息，及时与供应商沟通。另外，供应商可维护发票号码、本公司合同号等自定义关键信息，便于按自己习惯的维度进行信息查询和核对，保证了双方应付应收信息的有效传递。通过行之有效的数据实时查询和统计以及信息的动态跟踪管理，发挥信息管理协同的效率。

三、“SUS”平台推广应用的成效

“SUS?±”平台历经三年多的开发、推广和完善，有效集成财务核算系统（SAP）、共享财务报账平台、供应链系统（ISCM）等多个业务财务系统相关信息，并引入影像系统实现发票传递电子化，实现票据传递及资金支付的闭环管理，提高付款申请、应付款确认和支付处理的效率和效果。主要取得以下几个方面成效:

（一）实现业务财务信息集成，提高了供应商服务满意度。通过SUS平台，供应商可自主查询、跟踪多维度信息。通过订单收货查询，有利于供应商沟通服务接收确认或货物收货列账；通过发票信息查询，有利于供应商掌握纸质发票收寄情况和发票校验应付确认情况；通过支付信息查询，有利于供应商掌握支付报账发起、银行支付和汇票开具情况，准确预测现金流入时点，解决了供应商最为关注的到款时间问题；通过关联校验信息查询，有利于供应商与广东公司进行交易事项的事前核对。因此SUS平台的构建和应用，可以将企业与供应商之间许多现实的业务移植进入财务协同管理平台中去，极大地减少了供应商和企业之间的通信成本和时间成本，通过获取第一手成本信息，杜绝了传统财务核算管理带来的信息延迟问题。针对汇票结算量逐年增大的情况，2014年SUS平台增加了票据开具情况的查询，结合报账平台汇票管理功能的实现，将开票时间传送SUS平台，提醒供应商及时领取票据。值得一提的是，借助供应商财务协同管理平台的优化应用，财务管理部门和供应商以及企业高层可以协同参与到管理过程当中，不仅提高了供应商服务的满意度，也提升了企业财务管控的执行力。

（二）借助供应商财务协同平台，提高了会计处理效率。一是减少了扫描和发票加计工作，发票由供应商自行扫描上载，广东电信财务共享服务中心只需对纸质发票进行稽核。二是提高了会计核算处理效率，基于系统数据开具的发票数据更规范，SUS发送的发票一次成功处理率为98%以上，降低无法校验的异常发票率。三是提高了往来未清项清理效率，尤其是抬头费用未清项的清理，账务更清晰。四是提高了沟通效率，供应商使用SUS自助查询发票到达和校验、退票情况、报账单进度和到款情况，大幅减少咨询电话量。五是保障关联交易账务的一致性。关联交易核对不一致时需要咨询业务端查找原因，工作被动且发现问题滞后，因此需要推动前端先进行业务核对。通过在SUS平台展现关联交易情况，SUS每天凌晨定时从SAP获取前一天的SAP关联交易报表数据，便于业务人员及时核对确认，从源头保障关联交易账务的核对一致。同时供应商财务协同管理平台能够提供多视角的统计查询，通过诸多业务角度和财务科目进行组合查询，无需掌握复杂的财务核算方法，就可以获取全方位动态会计信息。

（三）提高了核算质量，防范了资金风险。供应商财务协同管理平台通过对企业和供应商之间财务的动态管理，可以做到事前、事中、事后全过程控制，同时也便于加强全方位监督和控制，使企业对采购和财务状况有效把控。一是供应商由结算单发起付款申请，杜绝重复统计订单并发起报账。二是供应商对支付信息进行确认并反馈，实现资金支付的闭环管理，控制错付风险。三是提高开票的准确率，发票寄送单自动生成，信息准确可靠，减少人为错误，同时应用开票金额系统校验控制，提高开票与订单收货金额匹配性，减少退票。四是供应商可对实际银行收款或收到票据情况进行确认并反馈报账平台，广东电信可根据确认情况复核支付的正确性，提高资金支付安全性。同时供应商财务协同管理平台按照预算安排和要求，通过在预算执行过程控制中及时将采购预算和供应商提供的货物报价成本进行对比，在关键的决策点提供自动提醒，保障预算管理得到贯彻执行，从而降低了财务风险，提高核算质量。

（四）与供应商共担风险，深入合作，搭建了共赢发展模式。信息化技术的不断发展，不仅仅要求企业建立财务协同管理平台来提高财务管理的效率，也要求供应商适应市场形势变化，积极主动地参与到协同管理平台中来。SUS平台的构建与应用体现了企业与供应商之间不断加深的合作关系，进而共享市场信息，共担市场风险，共同收益。在市场竞争白热化的今天，企业寻求和选择具备优势互补的供应商，供应商财务协同管理平台有利于加深企业与供应商之间的信任度，加强信息共享和协同管理，同时实现高效率、低成本的目标要求，符合双赢的目标。因此构建和应用供应商财务协同管理平台，促进了企业和供应商的交流联系，更利于建立战略伙伴关系，进行深度的合作，搭建互惠互利的共赢发展模式。供应商财务协同平台获得了供应商的广泛认可和应用，截至2014年底，262家供应商通过SUS平台寄送发票，2014年度通过SUS平台的发票寄送量近3万份，占全部发票寄送量42%，SUS发票寄送金额52亿元，占全部发票寄送额49%。其中公诚管理咨询有限公司2014年使用SUS平台寄送发票5572份，寄送率高达90%。■

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