高校固定资产网络化动态管理平台之优势分析

张思佳

（宁夏大学资产管理处 宁夏·银川）

一、高校固定资产管理及其意义

高校固定资产主要包括土地、房屋及构筑物、设备、家具、图书、文物和陈列品以及其他固定资产。高校固定资产占高校资产的比重极大，是高校资产的重要组成部分，也是高校开展高等教育的重要物质保障，是衡量高校办学实力和办学水平的主要标志之一。

随着我国高等教育事业的不断发展，高校固定资产的数量及质量都有了明显的增长和提高，固定资产项目的构成日趋复杂。与其他类型企事业单位相比，高校拥有较多技术含量高、种类繁杂的教学、实验仪器设备，各种大型精密仪器设备的数量也较多，加大了管理过程中的难度。

所谓高校固定资产管理，就是对固定资产从取得到使用，再到维护和处置等各个环节的管理。固定资产管理的意义在于保障国有资产的安全，提高固定资产的使用效率和效能，为高校的教学与科研提供坚实的物质保障。

二、目前高校固定资产数据信息管理中存在的问题

高校固定资产管理的基础要求是要建立固定资产明细账目，构成高校固定资产数据库。资产数据及数据库的管理效率直接影响着整个资产管理的效率，固定资产账目情况也直接影响着学校主管部门、领导及上级部门对资产采购、使用及处置的决策。

如今，大部分高校已经脱离了固定资产手工建账建卡的原始阶段，改为使用计算机软件登记和处理固定资产的数据及信息。随着高校规模的扩大，高校固定资产管理逐步呈现流程化、规范化特点，但这类以单机使用为主的资产管理软件由于缺少动态管理功能，已与先进的资产管理方法脱节，在高校固定资产数据信息管理中，主要表现为以下几个问题。

1.数据库数据精确度差

高校固定资产管理单机版软件需要管理员手动输入资产信息，由于固定资产种类繁多，资产的名称、型号等个性化信息很难进行同类别、统一名称的管理，仅能通过资产分类号进行初步归类识别。

单机版数据库软件的字典库无法及时更新并实现每台计算机上信息的共享，导致使用人、存放地点等字段的名称不规范，存在同一个使用人的名字录入为同音不同字，或同一个存放地点录入的名称不完全一致等情况，对后期数据的检索及处理造成极大的麻烦。

2.数据库数据整合困难

由于单机版软件的数据修改仅能改变当前计算机软件上数据库的数据信息。因此，若当前数据要在其他电脑中进行数据合并或修改操作，仅能先将该数据库数据进行备份，然后利用数据传输软件传送到其他电脑上，再在其他电脑中安装单机版软件，才能进行数据的合并或修改。即是说，这种固定资产的数据管理采用的是一台电脑一个软件一份数据库的工作方式，某台电脑上的数据更新，并不能实时在其他电脑上反映出来，因此，数据库数据转移麻烦、不便于统一管理、数据整合工作量大，给时效性要求高的数据查询及处理工作带来极大困难。

3.无法实现与其他信息数据的共享

高校资产管理是从采购到使用、处置的全流程化管理。在各个环节中，只有依托与其他系统数据的共享才能达到高效全面的管理。例如，采购阶段需要与采购系统数据共享，实时了解采购数据，用以作为资产验收入库的基础，也可以将目前已入库资产情况处理后反馈给采购部门以便进行决策参考；与财务数据的共享可以实时了解入库资产的报账情况；与高校办公系统的共享可以实时更新使用人字典库，实现数据的精准化等。但由于单机版数据采用数据库静态管理的方式，无法实现与其他系统信息数据的共享，给资产管理的效率带来一定影响。因此，高校资产管理中对数据信息管理能力的提高，直接关系着高校资产管理的效率。

三、高校固定资产网络化管理平台框架

早在2006 年5 月颁布的《事业单位国有资产管理暂行办法》中已明确要求，建立和完善事业单位国有资产管理信息系统，对事业单位国有资产实行动态管理。2013 年12 月，财政部印发了《行政事业单位国有资产管理信息系统管理规程》，制定了各级财政部门、主管部门和行政事业单位利用资产管理信息系统进行的资产管理工作以及资产管理信息系统运行、维护和管理的相关要求。2014 年，财政部在全国范围内推广行政事业单位资产管理信息系统二期，由于这次系统推广工作的对象是全国各级行政事业单位，高校也面临着系统实施和升级的问题。高校固定资产网络化及动态化管理已成为趋势。

高校固定资产网络化管理平台是一个以满足高校固定资产动态管理为主导，以监督管理与操作执行相结合的统一平台，由高校固定资产主管部门及各院系用户根据权限分别使用，通过实现互联互通，信息共享，业务协同的功能，提高高校固定资产管理的质量、效率和效益。高校固定资产管理网络平台的主要功能板块如图1 所示，平台采用网站式结构体现，平台首页信息门户可披露资产管理动态、大型精密仪器动态、闲置资产等信息，并提供用户登录界面和相关表格下载区域。该平台可与学校办公系统共享员工信息，如用户需要进行名下资产新增、变动等申请操作，可用员工工号登录该资产管理平台进行相应操作。凡是已提交的资产日常变动申请，系统会按照后台设定的审批程序发送至二级管理员（学院/部门管理员）或一级管理员（资产主管部门管理员）处进行审批。平台内置字典库、并支持更新修改，支持报表查询及下载，支持超级管理员进行平台首页内容及各类用户的权限管理等。另外，该平台将不同固定资产项分板块整合在同一个系统中，实现高效便捷的管理模式。

四、高校固定资产网络化管理平台的优势

1.实现了资产数据的联网，优化了资产管理流程

与单机版软件一台电脑一个数据库的静态数据处理模式不同，资产管理网络平台通过网络将服务器与终端机联通，实现数据在平台数据库中的实时修改、更新及查询。通过网络化平台，数据库数据统一存储在平台的网络服务器中，具有相应权限的操作者可以登录平台中进行数据的修改、更新及查询等操作，并且其他使用人也可以通过登录网络平台，在自己的权限内查看到其他使用人对数据的操作结果。同时，数据的联网使得资产申请、入库、变更、处置、清查都实现了数据的统一化，进一步优化了资产管理流程。

2.整合了资产管理信息，提高了资产信息传播效率

固定资产网络化管理平台提供的首页信息门户相当于一个综合的资产管理信息发布平台。在首页上，资产管理主管部门的管理员可以发布资产管理动态信息、大型精密仪器使用信息、资产管理表格下载等信息。甚至可以开发互动板块，使其他资产使用人或部门也可以发布本人或本单位资产闲置信息或资产需求信息。这样，既实现了资产动态信息的整合，又提高了资产信息的互通与传播。

图1 高校固定资产管理网络平台结构图

3.实现了资产的分层级管理，提高了资产管理效率

在传统的资产管理方式下，资产使用人需要将申请表格等资料递交至二级管理员即各学院、部门的管理员处，由二级管理员统一上报资产主管部门进行入库验收。这一流程较为繁琐，如若验收入库过程中有问题，也无法与资产使用人及时取得沟通，往往费时较长。而通过资产管理网络平台多用户分权限的管理模式，可实现由资产使用人自行登录平台提交资产登记及变更申请，再由具有相应权限的二级管理员或主管部门管理员进行审批。这一模式省去了资产使用人到资产主管单位提交申请表的过程，缩短了资产管理链条中资产使用人、二级部门、资产主管部门间的物理距离，进一步提高了资产管理效率。

4.提供了与其他部门的数据共享接口，实现全流程动态资产管理

随着计算机网络技术的深入应用，在资产管理网络平台的框架下，可以进一步提供与学校财务系统、采购系统、房屋管理系统、办公系统的数据接口，从而实现财务部门资产已报账数据、学校后勤管理部门资产采购数据、基础建设部门房屋土地处置信息以及校办教职员工信息数据与资产网络平台资产数据的共享与交互，对各类资产从采购、使用到处置实现真正的全流程管理与监控。另外，还可以与学校上级部门，如教育主管部门、财政主管部门进行数据的实时对接，按上级要求提交学校资产管理的动态数据信息，实现与财政部门、教育主管部门的系统衔接，全面实现高效固定资产的全流程动态管理。

当然，高校固定资产网络化管理平台在建设与使用过程中也存在着一些问题，需要引起重视并加以解决。网络化管理平台建设相比单机版软件，其建设周期长，前期资金投入量大，有可能会制约一些单位的使用；网络化管理平台对专业技术设备与技术人员的要求较高，必须配备相应的专业技术设备，同时需要专业技术人员进行管理维护；网络化管理平台一旦投入使用，对系统使用的推广、管理员培训需要全面持续的进行，否则将影响网络化管理平台的正常、准确使用；网络化管理平台的后期系统升级改造及相关技术需求，需要系统提供方（即第三方软件公司）继续给予技术支持。同时，高校各部门与资产管理部门之间应积极配合，相互支持协调，高校领导及上级部门更需要在政策与资金方面给予大力支持。只有多方的通力合作、加强协同，才能使固定资产网络动态管理平台在高校固定资产管理中发挥出最大效用。

1. 财政部. 事业单位国有资产管理暂行办法.2006-05-30.

2.财政部.关于印发《行政事业单位国有资产管理信息系统管理规程》的通知（财办[2013] 52 号）(2013-12-25).

3.北京久其软件股份有限公司.新形势下高等院校资产管理信息化解决方案.行政事业资产与财务，2014(9).