信息时代高校档案资源的开放和共享

何 黎

（西安医学院，西安 710021）

1 高校档案资源开放和共享的必然性

1.1 信息时代的必然要求

信息时代的迅速发展，人们对获取知识和学习知识有了新的要求；同时，学习的速度也在逐渐加快，这就要求提供上要更多的信息，而信息资源的公开与共享在信息时代尤为重要，是社会民众获得更多知情权的重要方法。在这种情况下，高校档案资源的开放和共享是必不可少的，对高校档案信息资源进行合理的调整分配，让广大社会民众都能获取到自己想要的信息。

1.2 社会发展和高校进步的共同要求

在经济全球化的时代，虽然文化差异越来越小，但是来自全球信息化的挑战和竞争却越来越大。高校想要在这样的环境下寻找适合自己的发展道路，就必须顺应时代。而开放和共享高校档案资源就是一项重要的措施。高校档案资源从原有的单一封闭的模式改变成综合开放的模式，可以充分发挥其应有的作用，促进高校的发展。

2 实现高校档案资源开放和共享的局限因素

2.1 高校档案资源信息化建设基础薄弱

高校档案资源开放和共享具有一定的操作局限性。首先，高校档案资源是以纸质信息为主。但在信息时代，纸质信息已不能满足人们的需求，究其原因是不仅读者在借还流程中要耗费一定的时间，而且工作人员在人工维护上也占据大量精力。这样带来的结果就是高校档案资源信息开放与共享实施起来有一定的困难，怎样利用信息时代的科学手段与高科技设施让高校档案信息化建设完善起来是值得深入研究的。

2.2 高校档案资源信息化建设隐患多

随着教育的发展，许多高校都进行了生源的扩招，学校扩招带来的就是学区的增加，这样无形中给高校的档案资源信息建设增加了压力。要实现高校档案资源的开放和共享，最重要的是实现高校档案资源的信息化建设。目前，许多高校的档案资源信息不能统一规划，馆与部门之间没有联系，资源较分散，不能有效调控，甚至重复建设，大量耗费资源，这样不仅为统一、科学、有效的进行高校档案资源信息化建设留下隐患，也不利于信息时代的高校档案资源开放和共享。

2.3 高校档案资源信息服务手段落后

虽然大部分高校已经配备计算机等先进设备，个别高校已经形成了高效的借还服务体系。但这样的情况仅存在于个别学校，大部分学校在服务上还是利用人工来操作，自动化办公的程度并不高。大部分高校公开自己的档案管理系统信息查阅权限有限，无形中为高校档案资源的开放和共享增加了一定难度。

3 实现高校档案资源开放和共享的有效途径

3.1 更新服务观念

档案资源一直是国家和人民的文化财富，而高校档案资源就是其中的一部分，只有真正实现高校的档案资源的开放和共享，才是社会民众最大知情权的体现。部分高校认为，高校档案资源是属于自己学校的私有物品，只有特定的人群，如本校师生才能借阅，这种思想就要发生转变。再次，实现高校档案资源的开放和共享必然是受社会实践活动的影响，要求高校在服务方式上要进行优化，健全相关制度，真正实现高校档案资源的开放和共享。

3.2 用数字与网络化的技术保障

信息时代，数字化和网络化未来在各领域中都被逐渐运用，而高校档案资源开放和共享工作，运用高科技的数字化和网络化的技术手段是必不可少的。不难发现，传统的档案管理工作有着一定的局限性，如大部分高校都是重藏轻用，大大限制了现代档案管理的发展。如果采用数字化和网络化的技术手段来实时高校档案资源的管理工作，一方面，可利用数字化和网络化手段让更多人看到珍贵的档案原件，避免重要文书损坏的情况；另一方面，减轻了档案工作者的负担。运用这样的科学手段，不仅读者和工作人员对档案资源的查找更加方便，还打破了借还的时间与空间限制。

3.3 确保档案资源信息安全性

高校档案资源开放和共享的实施也存在一定的风险，即资源信息的安全性。开放和共享就代表着社会民众都有权利去查阅高校档案资源，档案资源的安全性尤为重要。首先，要对数字档案的网络安全进行有效维护，网络中时刻有安全隐患，这就要求涉及到保密性的档案资源不得共享（或设置一定的权限与安全保障手段）。其次，要增加档案管理人员的从业水平，档案管理人员直接接触这些档案资源信息，一方面要让他们快速熟悉信息化的档案管理工作；另一方面，加强他们对知识产权的认识，在最大程度上确保高校档案资源的安全性。

［1］王良城.档案安全保障体系建设基本任务探析［J］.中国档案,2010(4).