高校档案信息化应用研究

王 晶

（陕西中医药大学，陕西 咸阳 712046）

高校档案信息化应用研究

王 晶

（陕西中医药大学，陕西 咸阳 712046）

高等学校档案管理是高校管理的重要组成部分，也是高等院校开展“数字化校园”的重要组成部分。21世纪是知识经济和信息技术的时代，高等院校档案信息化的建设，对促进高等院校的创新改革具有十分重要的意义，本文通过对高校档案信息化的内涵认识，分析高校档案档案管理信息化的现状，探索如何更好地构建高校档案信息化建设。

高校；档案管理；信息化；建设

1　高校档案信息化的内涵和作用

高校档案信息化，指的是在档案管理活动中充分利用计算机技术、网络技术和数字化技术等信息技术手段，对档案信息资源进行处理、分析、管理和档案的利用服务。简言之，档案信息化就是从传统以纸质等实体档案保管为主档案管理模式向信息化管理为主转变。

高校档案信息化，是对高校传统的档案管理工作的创新和变革，在很大程度上，促进了高校档案管理水平的提升。传统的档案管理工作是一项耗时长、影响广泛的工程，从档案的收集、整理、装订到保存，涉及人员众多，信息容易出现错误，严重影响档案管理工作的效率，降低档案管理工作的质量，增加档案管理工作的难度。高校档案信息化的开展，有利于提高高校档案工作的效率，通过计算机来进行档案的采集、整理、归类和保存，提高了档案管理的自动化程度，同时对于高校人才资源的科学调配，具有重要意义。

档案的信息化管理就是用科学的思想、组织方法和先进的技术手段对档案信息工作进行有效管理，以取得最佳的工作效率和社会效益。实现档案的现代化管理也可以解决传统档案管理中难以解决的问题，比如可以自动控制档案库房的温度、湿度；防止档案受到虫、霉的侵害；减缓档案材料的老化，改善档案的保管条件，利于档案保管，实现自动传输档案信息，自动检索档案以及档案信息网络化共享，提高档案的利用效率。

2　高校档案信息化建设工作中存在的问题

在高校档案信息化建设中，还存在一些问题。如何解决这些问题，提高档案信息化水平，是高校档案管理工作者需要思考的问题。只有找到解决这些问题的方法，才能更好地提升高校档案信息化水平。

2.1思想认识不到位

传统封闭的工作管理模式在档案工作人员的头脑中根深蒂固，使得部分高校档案部门工作人员缺乏时代感和历史紧迫感，安于现状、思想守旧，在工作中得过且过，缺乏开拓创新的干劲，对档案信息化的重要性认识不够，缺乏对档案信息化建设必要性的重视，由此可见，观念落后是导致高校档案信息化建设发展迟缓的主要原因。

2.2管理机制不协调，缺乏相应的规范制度

目前，对大多数高校而言，受管理和运行体制的影响，高校各部门的档案管理工作各自为政、自成系统，没有统一的组织机构来规划、构建、管理学校的档案信息化工作。有的学校没有把档案信息化建设列入学校的“十二五发展规划”中，在政策、资金、技术上缺乏强有力的支持。

高校的档案信息化往往都是各自为政，但档案信息化建设不能仅局限于某一高校，应涵盖全国各个高校。由于高校的信息化建设缺乏国家级统一标准的规范制度，所以高校信息化工程在档案管理这方面难以实现资源共享，档案利用率提升难度大。

2.3技术问题制约档案信息化发展，档案工作人员综合素质有待提高

当前很多高校把大量的资金、人力、技术以及设备投入到学校的教学科研信息化建设中，对档案信息化建设不够重视，难以满足符合档案信息化要求的软硬件设备需求，有些高校的档案管理系统和档案电子化信息存储仅在一台普通的计算机上安装，给档案信息化建设带来很多问题。

3　构建高校档案信息化建设的措施

当前，各大高校必须要做的工作是统筹学校各类资源，推进高校档案信息化建设。

3.1保障基础工作建设

首先，把档案信息化建设纳入学校的“十二五”规划中，加强基础设施建设，包括计算机、交换机、大型的存储设备以及数据管理系统等，最重要的是计算机网络，它是档案信息传输、交换和档案资源共享的基础条件。在此基础上，要搭建好软件运行环境，为高校档案信息化建设做好基础保障工作。

3.2丰富档案信息资源建设

高校档案信息化建设的重点是档案信息资源建设，主要内容包括档案馆藏资源的数字化、电子文件的采集和接收档案资源建设。首先，建设档案目录数据库。建设档案目录数据库就是对档案进行主题词、关键字、文号、类别以及时间等标引项的输入，方便利用者通过计算机准确、快捷的找到所需档案。其次，档案内容的数字化建设。档案内容的数字化建设是档案信息资源建设最重要也是最繁重的工作，包括文本内容的输入、图形图表或照片的扫描、音像和影像资料的模数转换、实物档案的拍摄以及光盘刻录等。利用计算机系统管理，形成一个有序的档案信息库，及时提供利用信息，实现档案信息资源的共享。

3.3推进档案管理规范化建设

使用标准的管理程序，制定一套规范的档案管理工作标准，促进档案管理工作的规范化、标准化。首先，建立一套全校统一的档案目录标准。其次，建立一套完整的、规范的档案管理制度，比如档案管理安全保密运行制度、档案利用制度以及无纸化档案管理制度等。

3.4加强档案管理人员综合素质建设

档案工作者在档案信息化建设中起到非常重要的作用，是档案信息资源和档案利用者之间的桥梁和纽带。档案信息化建设不仅要求档案工作者有牢固的专业基础知识，还要求掌握现代化的信息技术。在人才结构方面，不仅要注重引进既具有计算机知识又掌握档案管理的复合型人才，改善人才结构，还要注重加强现任工作人员的培训，以加快档案信息化建设进程。

高校档案信息化建设面临着很多挑战和困难，要充分认识档案信息化建设的作用和意义。档案信息化必将成为档案事业发展的大趋势，只有积极推进档案信息化建设，各大高校才能获得长足发展。

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.16.159

G647；G270.7

A

1673-0194（2015）16-0216-01

2015-06-09