杨 莉
(西北妇女儿童医院财务科,西安 710061)
2014年05月28日,国务院办公厅发布了题为《深化医药卫生体制改革2014年重点工作任务》(国办发〔2014〕24号)的通知,强调了当前公立医院改革的重点是建立和完善现代医院管理制度。应该加快推进政府职能的转变,完善医院的法人治理结构,落实公立医院法人主体地位,政府和公立医院应当合理界定其在人事、资产、财务等方面的责权关系,决策、执行、监督等不相容职务相互分离、相互制衡。同时,建立院长负责制,明确院长选拔任用制度、任职资格和条件,建立问责机制。加快推动公立医院去行政化,逐步取消公立医院行政级别,严格执行医院财务会计制度和内部控制制度。
医院内部控制,是指医院为了实现其经营目标,保护各项资产的安全完整,保证医院财务信息的真实可靠,确保国家相关法律法规的贯彻执行,通过建立和完善医院内部的一系列制度、方法与措施的总称。
医院内部控制在医院的经营管理中占据着举足轻重的地位,主要表现在:规范财务部门的各项工作,确保财务信息的真实完整;有效控制医院的经营活动,纠正失误和弊端,防止出现偏差;保护医院各项财产物资的安全完整,防止贪污、盗窃、滥用、毁坏等不法行为;促使医院管理层和有关人员贯彻执行国家方针、政策,为审计工作提供良好的基础,降低医院成本费用,提高医院的经济效益和社会效益。
为了进一步提高行政事业单位内部管理水平,规范内部控制,加强廉政风险防控机制建设,根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国预算法》等法律法规和相关规定,2012年11月29日,财政部制定了《行政事业单位内部控制规范(试行)》,该《规范》分总则、风险评估和控制方法、单位层面内部控制、业务层面内部控制、评价与监督、附则6章65条,自2014年1月1日起施行。
医院内部控制要素,与企业内部控制要素基本一致,主要分为以下五部分。
控制环境是医院内部控制要素的基本组成,它提供了医院的整体框架以及组织纪律,塑造了医院的文化,并且影响了医院所有员工对于内部控制的认识程度。控制环境的因素具体包括:诚信的原则和道德价值观、评定员工的能力、董事会和审计委员会、管理哲学和经营风格、组织结构、责任的分配与授权、人力资源政策及实务。
企业在生产经营过程中会面临来自其内部或是外部的各种风险,随着我国市场经济体制以及医疗卫生系统改革的不断深化,各类医院正在逐步转型,医院在经营过程中也会像企业一样,面对来自各方的压力,因此医院必须对这些风险加以重视,并且正确评估其所面临的风险,采用适当的措施规避或分散风险,以及动态监控风险的变化,实时采取行动。
管理的控制职能是对绩效进行衡量与矫正,以确保企业目标以及为实现目标所制定的计划能够得以完成。计划与控制这两项职能是密不可分的,离开了控制,再完美的内部控制制度也无法得以实施,控制存在于企业经营过程中的任意一个环节,任何阶层以及职能中也都离不开控制。
医院在其经营过程中,将计算机技术应用于管理所建立的信息系统,是医院进行信息收集、传递以及沟通的主要工具。不仅处理医院内部产生的信息,同时也与外部进行沟通。通过沟通,员工们不仅了解了自己在医院内部控制实施过程中所应承担的责任,同时还能够与患者、政府有关部门、药品供应商等一系列利益相关者进行很好的交流。
内部控制系统一旦建立并且运行,其顺利实施需要严格的监控手段。由特定的人员在特定的时间,对医院内部控制系统进行评价,既有动态的持续监控,还要做到对于重点环节、重点人员的个别评估,以确保医院内部控制的有效实施。
首先,内部控制是医院管理的重要内容,而由于我国医院的公益性质,医院长期没有对成本约束的要求,也不需要追求高额的利润,医院享受着国家的各种补贴,长期处于“安逸”的状态,所以使得医院有关人员特别是会计人员缺乏内部控制意识,医院内部控制制度无法有效实施。[1]
长期以来,医院重视的是其医疗水平的提高,而忽略了财务管理的重要性,医院内部普遍认为只要医生具有精湛的医术,就会有人看病,医院的收入也就有了保障,而内部控制的实施反而会使办事手续复杂,影响效率。由此使得内部控制制度成为一纸空文,只是为了应付上级的检查,甚至有医院将医院的预算管理视为内部控制,使其作用大打折扣。
其次,内部控制管理人员缺乏专业素质。医院内部控制制度的设计、执行以及评价都是通过人来实现的,从业人员的职业素养以及知识水平往往决定了内部控制的实施效果。当前,由于医院缺乏对内部控制的重视,使得医院缺乏对内部控制专业人员的培训和教育,随着我国经济形势的不断变化,医疗体制改革不断深化,医院面临的内外部环境都发生了深刻的变化,只有持续的继续教育,才能不断提升从业人员的专业素养,促使医院内部控制的有效实施。
同时,会计人员是内部控制的主要执行者,财务部门在医院内部控制中发挥着巨大的作用。当前,一些医院的用人机制存在问题,一是会计人员缺乏专业的从业资格,也没有会计专业职称,导致会计人员综合素质不高,弄虚作假的行为时有发生,使医院财务信息失真,更谈不上内部控制的建立以及实施。
目前,我国各医院均尚未制定健全的医院内部控制制度,大都是采取财经规则制度代替医院内部控制制度来实施,以至于我国各医院在进行实施内部控制时无章可循无法可依,不能够充分发挥其内部控制制度应有的作用。[2]制度是基础,只有先建立了规范、完整的制度,相关人员才能遵照制度去执行。
同时,有些医院的内部控制只是整体指导,缺乏详细的实施细则,以及制度执行上的约束、激励机制。[3]例如:各科室职责权限划分不明确;各类药品的保管缺乏合理的分类;会计部门做账不及时,报账过程问题较多等。这些都使得医院的内部控制制度成为摆设,无法真正的落实到行动上。而且对于医院来说,不需要自负盈亏,利润并不是管理层关注的重点,长此以往,养成了医院员工的惰性,他们长期处于所谓的“安乐”状态,对于现今医院所面临的各种风险(例如:医患关系紧张)没能很好的认识和处理,使医院的顺利发展受到了一定的影响。
严格的监管是制度得以实施的重要保证。医院内部控制在实施过程中缺乏有力的监管措施导致了医院内部控制流于形式。首先是内部审计的缺乏。在我国现行体制下,医院内部审计弱化,有些医院甚至没有设立内部审计机构,同时还有些医院总会计师同时分管审计部门和财务部门,审计人员依赖医院发放工资、福利,独立性较差,更有甚者,一些医院的审计人员是由一些年龄较大的、无法继续进行临床治疗的老医生担任,内部审计机构没有起到应有的监督作用。
再者就是外部审计的缺乏。由于医院所具有的行政性,致使医院缺乏有效的外部监督,没有监督,医院的内部控制各项政策、措施无法落实到实处,个别医院没有将不相容职务分离,记账人员、保管人员都没有专人专岗,采购员可以兼保管员,重大事项没有进行集体决策等。由此可见,缺乏严格有力的监管机制,再完善的内部控制制度都无法有效实施。
要从根本上改善当前我国医院在内部控制方面存在的问题,首先要改变的是全体医护人员的观念,通过加强内部控制教育等方式,让医院管理人员充分认识到医院内部控制是保证医院财务信息准确可靠、经营合法合规、资产安全以及经营战略顺利实现的坚实基础,是医院各个单位顺畅运行的重要保障。[4]只有思想态度发生转变,才能营造良好的内部控制环境,为内部控制在医院的顺利实施营造良好的氛围。
1.强化领导层的内控意识,提高医院内部控制人员素质。领导层是医院的灵魂人物,其对内部控制的态度往往决定了整个医院对于内部控制的态度,只有首先转变领导层对于内控的态度,强化领导层内控意识,才能转变其他例如财务人员对于内控的态度。加强医院领导对于内部控制的重视程度,改变其“轻视管理、重视医疗”的传统观念,不断更新内部控制知识,才能适应现代化管理模式,促进医院内部控制的良好运行以及医院整体效益的提高。
2.调动全体员工的积极性,形成全员参与的良好氛围。管理的本质是管人,内部控制涉及到医院经营管理的各个方面,每个人既是内部控制的客体,但同时也是内部控制的主体。每个人在医院里担任不同的角色,承担不同的责任,都是内部控制不可或缺的一部分。只有全体员工树立起强烈内部控制意识,并在其工作中落实内部控制制度,才能保障医院内部控制的顺利实施,实现内部控制目标。
3.加强医院人力资源建设,强化文化建设。人是管理中最活跃的因素,内部控制的实施依赖于优秀的人才队伍。医院应该重视医院人力资源建设,根据医院的发展战略,结合人力资源现状和未来需求,制定人力资源总体战略规划,优化人力资源整体布局,避免人力资源缺乏或过剩,明确人力资源的引进、开发、使用、培养、考核、激励以及退出等管理要求,制定一套科学的人才引进、任用以及培养机制,将高素质的人才纳入到医院的人才队伍中,运用全方位的管理人才,定期对员工进行培训,深化内部控制意识,提高执业能力。[5]
同时,医院应强化文化建设,培育内部控制文化,将员工利益与医院利益结合起来,使员工认同医院文化,营造良好的人文环境,保证医院内部控制制度的顺利实施,强化员工的自律意识,降低违法违纪行为发生的可能。
根据全面性原则,医院的内部控制应当涵盖全体员工,覆盖医院各项业务和管理活动,涉及到计划、决策、执行、监督以及反馈的各个环节。同时,基于重要性原则,对于医院一些重要事项以及核心环节,应当有具体的实施细则相匹配,使得医院内部控制能够有章可循,有则可依。
医院在构建内部控制制度的过程中,还应该建立完善的评价与考核机制。医院应当建立一套科学、完整的内部控制实施绩效考核体系,尽量将考核指标量化,定期对全体员工进行考核,并将考核结果作为员工晋升或是奖金发放的依据,调动全体员工的积极性,促进内部控制在医院的顺利实施。
首先,医院应重视内部审计机构的建立及其独立性。内部审计是独立于领导层以及执行层外的独立监督机构,是内部控制的重要组成部分,通过对内部控制制度建设以及执行过程的动态监督,发现医院存在的诸如贪污腐败、职责不清等问题,及时纠正偏差,确保医院的正常、有序运行。
在加强审计力量建设的过程中,还应引入外部审计的力量。医院可以借助第三方审计机构在年终对医院的各项业务进行监督鉴证,强化监管机制,促进医院内部控制的顺利实施。
通过分析医院内部控制的五要素,得出了医院在内部控制的建立与实施中存在的主要问题:首先是控制环境不理想,内部控制意识淡薄;其次医院内部控制制度不够完善,缺乏风险评估:最后就是相关机构以及部门的监管力度不够。针对于医院在控制环境、风险评估以及监控方面存在的问题,提出了从强化医院全体员工内部控制意识,营造良好内控环境;完善内部控制制度,建立评价与考核机制以及内外部监督相结合,实现动态监管三方面改善医院内部控制现状的措施,以期促进医院内部控制的顺利实施以及医院管理水平的不断提高。
[1]段丽丽.加强医院内部控制管理探析[J].会计之友,2012(12):46-47.
[2]孙 红.现行医院内部控制中存在的问题及对策[J].财经界,2012(3):63-65.
[3]陈新友.公立医院内部控制体系研究[J].财会研究,2013(3):67-69.
[4]滕兆霞.新医院会计制度下如何加强医院内部控制[J].行政事业资产与财务,2014(3):110-111.
[5]张 朋.公立医院内部控制环境现状及优化[J].财务与金融,2012(6):72-74.