影响企业使用电子发票的关键因素分析

影响企业使用电子发票的关键因素分析

艾雨婷

（中南财经政法大学会计学院）

【摘要】我国电子商务的迅猛发展催生了国家对电子发票的探索和推广，自2009年起，我国推出了一系列的政策法规，鼓励条件成熟的行业地区进行电子发票的试点。使用电子发票具有诸多好处，但是由于受到不少因素的制约，电子发票在我国的推广应用遭遇瓶颈。本文以欧盟成员国西班牙的企业为研究对象，试图从企业层面寻找影响其使用电子发票的关键因素所在，为电子发票在我国企业间的推广应用提供借鉴。

【关键词】电子发票推广应用关键因素

【中图分类号】F81/F279

一、电子发票

电子发票是指单位和个人在购销商品、提供或者接受劳务服务，以及从事其他生产经营活动中，以电子方式开具、收取、存储并通过网络传递的收付款凭证。电子发票是纸质发票的替代品，在形式上是纸质发票的电子映像，是一连串的电子记录。他具有同纸质发票一样的法律效力，可以作为会计核算的原始凭证和税务稽查的重要依据。与传统的纸质发票相比，电子发票加速了信息的传递，能够适应电子商务的跨国界、无纸化、快速化和实时性要求，在未来，他很可能成为财务供应链上的重要组成部分。目前，国际上并没有电子发票的正式统一格式，但是通常习惯使用的软件格式有PDF、XML、EDIFACT、html、doc、xls、jpeg和TXT。推广使用电子发票的一个重要原因是他能保证信息的真实性和完整性，使得传统的偷漏税手段走入了绝境。为了达到这一目的，电子发票需要通过使用数字签名、CA认证技术和网络安全技术来确定其合法性和安全性。

使用电子发票有诸多好处，能够降低操作成本，减少管理失误和消除传递延期，仅通过减少使用每年生产的数以百万计的纸质发票这一项，电子发票就极大地降低了社会总成本。然而，即使电子发票能够带来如此多的好处，在许多国家，只有不到20%的企业使用电子发票。我国目前正处在推广使用电子发票的初步阶段，通过研究西方国家在推广应用电子发票时遭遇到的阻碍因素，寻找影响企业使用电子发票的关键因素，能够为电子发票在我国的顺利推广提供有用的借鉴。

本文就影响企业使用电子发票的因素进行了研究，着重分析了4个关键因素：感知的易用性、感知的有用性、与企业活动的兼容性和电子传输数据的安全性。本文通过将企业分为两类，一类为已经采用了电子发票的企业，另一类为未使用电子发票的企业，来验证这4个因素在这两类企业中的重要性。了解企业为何采用电子发票以及未采用电子发票企业的期望，帮助作为供应商的企业更好的吸引新客户和留住现有的客户。由于采用电子发票的不同国家

之间缺乏同质性和可比性，因此本文选取西班牙这个国家的企业作为研究对象。西班牙采用电子发票的企业大约占所有企业的12%左右，而且最重要的是，西班牙公共管理部门（Spanish Public Administra⁃tion）将电子发票的推广作为重要的任务目标之一。因此，对西班牙企业的研究结果将对同样意图在国内推广电子发票的中国提供借鉴作用。

二、理论基础

不同的学者建立了不同的行为模型来解释企业和个人采用新技术的行为。其中最重要并且最为广泛使用的两个模型是创新推广理论（Innova⁃tion Diffusion Theory, IDT）和技术接受模型（Tech⁃nology Acceptance Model, TAM）。

（一）创新推广理论

1962年，罗杰斯在其著作《创新推广》（Diffu⁃sion of Innovation）中提出了创新推广理论（Rogers, 1962），后来的学者将这个理论广泛地应用于各种实证研究之中。该理论从过程导向的视角解释了创新是如何被接受的以及创新是如何在用户中传播的。罗杰斯认为，创新推广是指一项新事物通过特定的传播通道，经过一定的时间为某些特定社群成员所了解与采用的过程，也是推广作用的应用。他还指出，创新推广总是借助一定的社会网络进行，并且需要一定的时间，而信息技术能够有效地加速其传播。创新的推广过程包括5个阶段，依次为：获知（Knowledge）：接触创新并对其如何运作有所了解；说服（Persuasion）：有关创新的态度形成，接受或者反对；决策（Decision）：进一步思考、讨论和寻求有关的信息，确定是否采用该项创新活动；实施（Implementation）：投入创新的运用；确认（Confir⁃mation）：寻求与之相关的补充情报，强化或者改变原有决定。同时，罗杰斯总结了被采用的创新的特征有：相对优越性：该项创新优于其所取代的旧观念的程度；兼容性：该项创新与现有的价值观、以往经验预期采用者的需求同存的程度；复杂性：该项创新被理解和运用的难度；可实验性：该项创新在有限基础上可被实验的程度。

（二）技术接受模型

1989年，戴维斯运用理性行为理论研究用户对信息系统接收时提出了技术接受模型(Davis, 1989），这个模型最早被他用来解释计算机广泛接受的决定性因素，即：感知的易用性（Perceived ease-of-use，简称PEOU），他反映的是用户认为容易使用某个特定系统的程度；感知的有用性（Per⁃ceived usefulness，简称PU），他反映了用户认为使用某个特定系统所带来的工作绩效的提升程度。

电子发票的出现本身就可以看作是一项技术上的创新，因此，企业是否采用电子发票可以理解为企业是否接受这项技术创新活动。国外学者研究结果表示，采用ICT的企业对其带来的影响和益处有更好的理解，而且他们发现采用者相比不采用者有不同的处理信息的方法（Bhattacherjee & prem⁃kumar, 2004; Michell & prince, 1993）；当企业拥有使用ICT的经验并不断获取关于它们的知识时，企业表现得到改善（Karahanna et al., 1999; Lankodd, 1995; Thompson, Higgins & Howell, 1994; venkatesh & Morris, 2000）。

三、典型案例

（一）背景资料

2003年，西拔牙采用了欧洲理事会指令（2001/ 115/EC），允许企业使用电子发票，确定了电子发票的合法地位，使电子发票在法律上具有了同纸质发票同等的效力。根据西班牙税务机关（Spanish Tax Agency）的规定，如果一个企业想要采用电子发票，只需做到：接受欧盟颁布的相关法律条款，以及拥有一台能够连接网络的计算机。西班牙税务机构和银行业协会（Banking Association）还精心设计了被称为“Factutae”的统一电子发票软件系统，该系统可以被企业免费下载。但是尽管使用电子发票具有诸多被广泛认可的好处，但是电子发票的广泛推广使用却成为一个遥远的目标，特别是在中小企业中。目前，西班牙企业的电子发票采用率只有

12%左右。学者研究发现，其主要阻碍因素有：大多数企业已经建立了令其满意的复杂企业流程，在线技术的安全性问题以及电子发票系统的不兼容问题（Arrieta, 2010）等。

为了研究阻碍西班牙企业采用电子发票的关键因素，有学者进行了一项基于计算机辅助电话访问（Computer Assisted Telephone Interviewing，CATI）的问卷调查。调查问卷的对象包括使用了电子发票的企业和还未使用电子发票的企业。研究结果显示：企业在使用电子发票的前后都感知到了电子发票带来的好处，特别是使用电子发票以后，企业活动得到了改善；在企业使用一项新技术之前，必须察觉到应用这项新技术不会与企业的日常活动、价值观发生冲突，兼容性使得企业能够从自己的企业结构中获得比较优势，这给了企业更好地评价应用新技术结果的能力和理解力，而且兼容的程度越高就越能提升电子发票的工作绩效和企业的效率；除了可以预见到的益处以外，企业也必须感知到新技术对企业来说是合适的，而且能够很好的与企业的工作程序相适应；企业在首次采用电子发票的时候，安全性是一个重要的考虑因素；当企业采用电子发票并感受到电子发票的易用性之后，企业持续使用电子发票的意图会增强，这加速了学习进程，并且使得企业通过使用电子发票带来的好处会被高度重视。

（二）案例分析

根据上述案例，使用IDT和TAM的相关理论对影响企业使用电子发票的关键因素进行分析。

PEOU被定义为反映用户认为容易使用某个特定系统的程度，这个因素同罗杰斯提出的复杂性特征所表示的含义是一致的。采用一项复杂的新技术更需要操作上的努力和技术上的能力。根据欧洲理事会（European Commission，2009）电子发票系统需要容易安装、使用和维护。事实上，使用电子发票并不需要很复杂的程序，国际上也并没有电子发票的正式统一格式，通常习惯使用的软件格式有PDF、XML、EDIFACT、html、doc、xls、jpeg和TXT，这些都是广泛使用的软件格式，这意味着使用电子发票并不复杂，感知的易用性程度较高。而且，易用性也是管理部门为了提高电子发票使用率而在制定相关政策时会仔细考虑的一个方面。

PU被定义为反映用户认为使用某个特定系统所带来的工作绩效的提升程度。由于他导致用户认为某项新技术是不可缺少的，从而对用户的行为起到一定的修正作用（Klopping and McKinney, 2004; Liao, Palvia & Che, 2009）。他与罗杰斯提到的相对优越性相类似。一方面，如果用户认为某项新技术是有用的，那么采用这项新技术会变成一项有吸引力的选择，从而使得这项新技术很可能在近期被采用。另一方面，如果使用一项新技术给企业带来了很高的满意度，那么企业将会更频繁的使用这项新技术。在这里，PU指的是使用电子发票所带来的好处。使用电子发票能够极大地提高企业的人工效率，它将企业从繁琐的纸质开票程序中解放出来，在买卖双方完成交易时即时开具，并可以实时在企业各部门或者企业之间快速传输，节约了时间和成本，如果电子发票同企业的ERP相整合，那么数据的产生和传输就会变得更加便捷。一旦电子发票开出，信息接收的实时性使得企业验证发票的真伪也变得十分简单。同时，电子发票还可以降低传统纸质发票的出错率，减少企业的额外损失。电子发票的诸多优点增强了企业使用电子发票的意愿。

兼容性被定义为一项创新与现有的价值观、以往经验预期采用者的需求同存的程度。一项新技术能够被企业采用并持续使用，就必须与企业偏好的工作方式、企业价值观以及企业文化相适应。在这里，兼容性指的是企业认为电子发票能够适用于他们自己的业务。一旦企业意识到电子发票缺乏兼容性和随之可能带来的相关问题，他们将决绝使用电子发票，也会大大降低企业在以后的实践中使用电子发票的意图。

安全性是财务工作中必须考虑的最重要因素之一，他反映了企业对支付方式可靠性和数据传输、存储机制的观点。调查结果显示，企业对同供应商和客户的网上交易仍然心存担忧，安全性成为

推广电子发票最大的障碍之一。企业对安全性有着严格的要求，一部分来自于企业同其利益相关者（如供应商、客户等）进行联系所需要的安全保障（如保密性，隐私性，真实性等要求），另一部分则来自于相关的企业文化（例如安全政策，电子储存要求等）。电子发票的无纸化以及修改的不留痕迹性，使得电子发票相对于传统发票而言，面临着一个更严重的安全性问题，即如何防止电子发票被篡改。而且，电子发票的实施，要涉及到政府、商家、消费者，而交易又都是在网上完成的，这就需要各方的身份认证，而这正是电子发票的第二个安全性问题。此外，电子发票在传输的过程中也可能被人修改，这是其另外一个安全隐患。因此，为了达到安全性，相关管理部门需要使用更有效的技术手段来保障电子发票的合法性和安全性。

四、推广使用电子发票的建议

（一）相关管理部门需要考虑已使用电子发票的企业的相关经验

率先使用电子发票的企业能够用他们获得的经验来评价使用电子发票的结果，他们可以作为技术上的创新者来不断提升电子发票在其企业中的应用环境。后续用户和相关管理部门可以鼓励他们分享使用经验和相关有用信息。这些率先使用电子发票的企业可以作为各行各业中的“变革者”，并以自身的经验来帮助其他企业发现使用电子发票的优势。而且，他们可以将使用电子发票的好处实实在在的传递给他们的客户、供应商和合伙人，减少他们的犹疑并获得支持。

（二）相关管理部门需要充分宣传使用电子发票的益处

对使用电子发票的好处进行大力宣传，能够使潜在用户真正明白什么是电子发票以及明确电子发票对企业来说是机遇（opportunity）而非威胁（threat），以使企业真正获得电子发票所能带来的效率的提升。相关管理部门可以通过向对电子发票感兴趣的企业提供针对性培训课程等手段与企业进行面对面的交流与沟通，也可以通过在相关报刊杂志上发表评论文章等途径进行宣传。

（三）相关管理部门在推广电子发票的同时需要大力投入以保障电子发票的安全性

企业使用电子发票需要对安全性方面有所投入，不仅要能保障数据的正确传输，还要保障企业其他方面的技术能够对使用电子发票起到必要的补充和支持作用。企业对收到的电子发票要能明确其来源，并且要能保护数据不受篡改。相关管理部门也需要大力投入电子发票的安全性建设，以消除潜在用户对安全方面的疑虑。此外，相关管理部门可以设计一套包括安全建设问题在内的，与电子发票实践相关的“良好规范”（Good practice）。同时，对现行法律法规规范或者条例进行相应的调整，补充电子商务的有关条款，特别是关于安全方面的条款，以便相关部门在实际工作中有法可依。以法律来保障电子发票的合法性和安全性也能够增强企业对使用电子发票的信任感。

（四）相关管理部门在设计相关系统时，应该考虑其易用性和应用规则的统一性

国际上针对电子发票数据传输有不同的标准，有美国指定的标准，也有欧盟指定的标准，还有联合国的标准等，但是标准的不同会极大阻碍国际贸易的开展，我国实施电子发票，也会面临着标准的选择问题。一方面应尽可能采取国际上通用的标准，另一方面也应该与我国的国情相适应。此外，还要积极致力于建立国际统一标准，而不是止步于专有的解决方案，以促进国际贸易的发展。

（五）相关管理部门需要考虑兼容性问题

电子发票的应用应该符合大多数公司的商业惯例，否则，应用电子发票给企业所带来的改变会导致企业决绝使用电子发票。为了更好地推广电子发票的使用，应该设计能与所有企业兼容的通用软件，不论企业的大小如何。如果企业认为电子发票能与企业活动相兼容，而导致能够降低应用电子发票所产生的风险，那么这将极大地减少企业对未知的恐惧。

责编:杨雪