加强科研机构外协业务管理的思考

○崔惠绒 梅东滨

（1、中国科学院光电研究院 北京 100094

2、北京市准分子激光工程技术研究中心 北京 100094）

科研外协指科研院所将自己承担的科研项目中的一部分设计、加工、测试等业务委托给其他有能力完成的单位。随着我国科技事业的大力发展及国际市场多元化的激烈竞争，科研院所完全依靠自身能力已无法满足当前科研项目研发周期短、技术高精尖的新要求。因此，整合社会资源，进行科研外协将是大势所趋。然而纵观众多的科研外协单位，技术水平参差不齐，许多中小企业由于技术能力和管理水平相对比较薄弱，常常存在科研外协质量隐患，延缓甚至阻滞整个科研工作正常开展的问题也时有发生。面对此现状，如何加强科研外协管理，有效整合社会资源，用最短的时间周期、最低的经济成本，完成科研外协业务，将是科研院所现阶段乃至未来一段时间内亟待开展的重点工作之一。

一、现阶段科研外协存在的主要问题

1、科研外协管理意识薄弱，普遍不够重视

随着经济全球化的发展，许多科研院所为了提高管理水平，已建立了比较完整的管理体系。然而由于传统机制的一些固有特点，不少科研院所还存在着管理意识不强、管理工作不科学、风险认识不足的现象。科研外协发生问题时往往就事论事、表面化处理，缺少深入分析和严肃整改，致使同类问题反复出现，管理体系处于非常不良好的运行状态，为科研外协业务埋下了风险隐患。同时一些科研外协业务承担单位（以下简称“供应商”）对科研外协业务的高技术要求认识不足，对如何控制管理更是没有较系统的认识，致使科研外协过程失控，指标和性能无从保证，很大程度上又进一步加大了科研外协风险隐患。

2、科研外协技术指标不清晰，协调沟通不畅

一般而言，科研外协是由具备一定资质的外单位供应商承担。实际实施中，由于受到空间距离、时间协调、人员素质等多种主客观因素的影响，往往出现双方理解偏差，科研外协交付验收后才发现存在质量问题，只能返工修补。这在很大程度上影响了科研工作进度，无形中也增加了科研外协的经济成本。

一方面，由于科研工作的专业性和不确定性，在研发之初，科研人员往往也不能很精确地把控科研外协的每一个性能和技术指标，这自然而然在很大程度上造成供应商的理解差异。再加上科研外协的高要求和保密性，供应商承接的只是整个系统很小的一部分，其在不了解整个系统特性的情况下，很难对科研外协进行透彻的理解和过程分析，对风险及难度亦认识不足，编制的工艺文件也不够明确、清晰，无法对科研外协业务实施全过程的管理和控制。另一方面，没有建立有效的沟通机制，科研院所与供应商，科研院所各部门间，供应商各部门间的信息交流不畅。具体表现在供应商与科研院所之间没有及时沟通，理解出现偏差；科研院所内各部门没有有效协调，科研外协疏于管控；供应商生产工人没有及时将信息反馈，延误了及时分析处理的时机等方面。

3、科研外协内控制度不健全，过程监督不到位

一方面，科研院所对供应商的资格评审和专业能力的确认没有给予足够重视，甚至一些科研院所在经费不足的情况下，为了尽可能降低成本，将一些管理体系不健全的民营小企业纳入合格供方名录，致使科研外协业务管理处于失控或半失控状态。同时，大多数科研院所一旦将科研业务外协给供应商后，很少会对其生产过程进行严格管控，致使外协供应商管理不规范。由于科研外协单件、小量生产的特性难以为供应商带来规模效益，因此有的供应商为了追求利益最大化，往往采取了量化考核措施，对科研外协设计、生产、工艺、操作等没有相应的控制要求和规范，甚至对关重工序和特殊过程都没有进行控制。员工们也往往为追求眼前利益，不按工艺要求完成，在时间参数、温度参数、应力参数、工艺环节方面偷工减料，无法保证科研外协质量要求。另一方面，科研院所内部各部门职责分工的不同，也未尽到对科研外协全过程严格监督管理的责任，再加上科研院所全成本核算的压力，一些科研院所为了节约人员成本，尽力压缩管理人员编制，致使科研外协业务管理无法有效实施，过程监督不到位。特别是当出现质量问题时，只能是能修复就修复，能返工就返工，实在不行，就只好报废，对出现的问题也不认真进行分析整改、总结经验、采取措施等一套完善的手段，根本没有办法溯源，更无从改进。

二、加强科研外协管理的思考

1、全员参与，增强管理意识

加强科研外协管理，首先要发挥每一位相关人员的主观能动性。要求科研院所与供应商全员参与，从一线职工到单位领导都要从自身做起，从小事做起，逐步增强管理意识。在开展科研外协业务时，不仅仅需要科研院所和供应商双方领导的重视，管理人员的专业管理，更需要广大一线职工的正确认识、全员参与，每一位员工都要树立正确的思想意识，踏踏实实、尽职尽责做好本职工作，积极参与科研外协业务管理，确保科研外协满足项目研发需求。同时，科研院所和供应商在日常工作中也要注重科研外协业务管理的宣贯培训，将管理体系作为科学管理的平台，结合单位实际情况，逐渐建立起科研外协控制标准及程序，有意识地引导一线职工认真学习、深入领会科研外协质量标准和控制体系文件，逐步加强实践应用，并不断持续改进。

2、明确需求，加强协调沟通交流

明确科研外协需求，是加强科研外协管理的先驱条件，科研院所提供的外协技术要求越详细、清晰，供应商制定的实施方案才会越合理、可行。但科学研究未知因素较多，研发之初不确定性较强，科研院所不可能提出非常具体的需求，而是在双方不断沟通、协调、探索的过程中逐步明确。

一是科研院所应综合考虑项目总体方案、研究目标、研究内容、发展应用等多方面因素，对系统指标参数进行详细分解，尽可能制定详细、完善、准确的外协技术要求及验收准则。继而在双方协商达成共识的基础上，签订科研外协合同及其附加协议，详细明确双方的职责和考核指标，包括技术参数、性能要求、数量、价格、交货期、付款方式、验收依据、验收准则和验收方式等，确保科研外协顺利交付。

二是双方应针对科研外协具体实施的全过程进行深入沟通与协调。首先，科研院所应协助供应商对外协技术细节的理解，积极介入和跟踪外协过程，了解供应商的技术水平、工艺工装和设备投入等情况，对供应商反馈信息及时进行指导，使其能够对外协重点及难点问题进行识别及控制。其次，供应商也应逐步规范自身的信息沟通反馈机制，针对科研外协的具体特点，创建协调交流管理平台，发现问题及时沟通并解决问题，逐步完善自身的科研外协控制手段。最后，随着研发工作的逐步深入，科研外协的具体需求也会有不断的更改，科研院所与供应商双方应在原型科研外协基础上，通过定期或不定期召开座谈会等多种形式进行有效沟通，深入探索讨论变更后的需求及其实现途径，逐步明确外协具体需求，推进科研工作。

3、完善内控，强化全过程管理

一是在开展科研外协业务之初，科研院所应严格选择合格的供应商，加强外协前的审批管理。科研院所外协管理部门、质量管理部门和科研技术部门应依据科研外协具体要求和单位内控程序，从合格供应商目录中选取并确定满足要求的供应商。具体地，当科研工作需要外协时，应综合考虑科研项目研制目标、研究内容、项目周期、项目经费等各方面因素，重点关注供应商的专业资质、技术水平及供货业绩等，考核其是否具有满足技术要求的能力，初步确定满足要求的供应商。特殊情况下，若要选取合格供应商目录以外的临时供应商需按程序进行审批，临时供应商除提供具有能力、质量资质证明的相关文件外，还应有良好的技术服务，能确保科研外协全过程处于受控状态。

二是在实施科研外协业务之中，科研院所应对供应商实施动态管理，充分发挥外协管理部门、质量管理部门和科研技术部门的作用，加强科研外协过程监督管理。具体地，科研院所应加强各部门之间的相互配合，如外协管理部门负责合格供应商评价与科研外协流程审核，质量管理部门负责供应商质量保证能力的考查及科研外协过程质量跟踪，科研技术部门负责明确具体的技术指标与要求等。同时科研院所还应加强对供应商的监督管理，外协管理部门应会同质量管理部门、科研技术部门定期或不定期对供应商进行管理、质量、技术等方面的能力检查。

三是在交付科研外协业务之时，科研院所应按标准程序严格组织验收工作。科研院所应详细规范科研外协验收制度，编制验收大纲，对供应商交付的科研外协进行全面复检，确认其合格后才能用于科学研发工作。首先，应按合同要求进行外观、数量、文件资料（供应商提供的使用说明、检验报告、检测数据、出厂合格证等相关证明文件）的检查。然后，由专职的检验人员按照验收大纲，对合同技术指标、功能性能、规格尺寸、外观和缺陷等内容逐项检查，做好原始记录并存档，经验收人员验收合格及签字后方可办理出入库手续。最后，经验收确属不合格的，应视情况做出退货、局部返修后回用等解决方式。同时将验收信息反馈给供应商，要求供应商分析原因，限期整改，杜绝此类问题再次出现。

三、结语

科研外协作为研发工作的重要组成部分，对科研项目能否顺利实施起着关键性作用，加强科研外协管理对于推进科研院所各项工作、促进国家科技事业的健康持续发展具有重要的战略意义。加强科研外协管理工作需要科研院所和供应商二者密切配合，只有从全员参与增强管理意识做起，加强执行协调沟通，强化科研外协科学管理和过程监督，才能使科研外协全过程处于持续受控状态，确保科研外协满足项目研发应用需求。

[1]李先林：军品科研外协加工管理特点与质量控制措施[J].管理观察，2014（ 7）.