浅议信息技术外包项目的风险管理

黄长松

浅议信息技术外包项目的风险管理

黄长松

信息技术外包是社会化分工的产物。信息技术外包也存在风险。信息技术外包的风险使得外包的预期收益可能难以实现。所以必须对信息机技术外包的风险进行分析。本文探讨了信息技术外包的风险、特征及其防范的方法。

信息技术；服务外包；风险

一、引言

信息技术外包作为社会化分工的产物，是指企业在生产经营过程中专注于自己的核心业务，而将其信息系统的全部或部分通过外包的方式输出给专业的信息技术服务公司。在信息外包的过程中，企业通过长期合同的方式来委托信息技术服务商向该企业提供部分或全部的信息功能。常见的信息技术外包项目包括“信息技术设备的引进以及维护、通信网络的日常管理、企业数据中心的运作、信息系统的开发和维护、备份和灾难恢复以及信息技术培训等。

但是不论是何种形式的外包都会存在风险，信息技术外包也存在风险。信息技术外包的风险使得外包的预期收益可能难以实现。所以必须对信息机技术外包的风险进行分析，如果风险较高，造成预期损失过大，则应避免进行外包。在实际运行过程中，也要注意防范和控制风险。因此探讨信息技术项目的外包风险具有十分积极的意义。

二、信息技术外包及其特点

（一）概念界定

信息技术外包是指非专门从事信息技术产业的企业，出于提高自身营业效率的因素考虑，专注于自身的核心经营业务，把主要的资源以及精力配置放在核心业务上，而将企业的全部IT或者部分IT外包给专门从事信息技术业务的服务提供方，这样企业就可以一方面专注于自身的核心和主营业务，另一方面又可以从IT服务方那得到企业需要的管理信息系统信息和技术支持。

（二）信息服务外包的特征

IT外包有其自身的特点，首先外包本身就决定了这个过程自身特点很明显，因为使用方和具体的创建方是不同的主体，这样就存在“自己的事情不能自己办”的特点，但是由于IT外包的特殊性，使得IT外包的特点既有其优势所在，又存在一定的劣势。优势主要体现在可以解决企业IT专业人才不足和专业素养欠缺的问题。IT外包能在一定程度上给企业带来很大收益，这是企业IT自我研发和管理所不能比拟的。IT外包能满足业务需求，能改善企业的财务状况。在IT外包过程中，企业可以降低成本增加效率，还能获得信息技术能力和经验。IT外包还能增加企业组织的灵活性，提高企业员工的学习能力，节省人力成本等等。但是IT外包的缺点也是不能忽视的，因为外包的本身操作所决定的，IT外包存在一定的风险，这些风险也就变成了IT外包特点的劣势部分，其劣势主要体现在，由于存在信息不对称的情况，企业在选择服务提供方时就很难判断对方的专业胜任能力和诚信程度等等条件，如果在选择服务方时就出现了错误，这将给企业带来很大的风险和损失。服务方在提供服务是由于是与企业主体脱离的，所以在整个过程中缺乏服务的灵活性。企业选择IT外包就会存在损害自身企业文化的风险，会造成企业与服务提供方的矛盾加剧。为了更好的将IT外包的项目融合进企业，企业必须做单独的预算和单独的人员与资源安排对之做专门的管理。另外IT外包其实相当于是引进了一个外部主体，这样就涉及公司内部的信息泄露的风险，而且在竞争如此激烈的时代，信息至关重要，如果泄露了关键的信息将会使得企业遭受巨大损失，造成致命的打击。

三、信息技术外包的风险及其特点

（一）信息技术外包的风险概述

信息技术外包项目风险管理的概念就是指在企业将IT外包给服务方过程中，针对IT外包的特殊性进行的一系列风险识别、评估和风险控制以及风险追踪和检测过程。

（二）信息技术外包风险的特点

信息技术外包的风险管理的特点主要还是集中体现在IT外包的独特性问题上来。首先信息技术项目的特殊性，体现在信息技术对专业性和专业人员技术素养的要求就都很高，如果要进行IT的开发和维护就会对从事这方面的人员提出很大的要求，这样当企业对IT项目面临不同的选择时，通常也奠定了不同选择的一定特殊性。例如，如果企业选择自行开发和维护，就会比其他项目投入更多的财力物力，单独招募专业素养高的人才，这些相较于其他项目而言会投入更多。如果企业选择将IT外包，也会与其他项目的外包有很大的不同，因为在IT外包的过程中发包方相对于服务方来说较其它项目两者之间的关系更加处于劣势，应为在IT外包过程中，专业的服务方对IT的专业开发和维护等更具有发言权，即使在有的情况下发包方对技术提出一定的异议服务方可能也会置之不理，这也造成了IT项目在进行风险管理时的特点。

再者就是外包本身具有一定的特殊性，外包和自我生产和开发有很大的区别，在外包过程中主要会涉及一种两方的关系，这种关系给IT外包带来了特殊性，关于发包方和服务方之间关系的维持构成了IT外包的另一特点。而且这种关系的维持具有持久性，因为如果一个服务方为某一企业提供了从开始就需要的IT，那么以后IT的维护、更新等等方面都会对这家服务方产生很大的依赖，于是两者的关系就会趋于长期和持续。这也是IT外包的一大特点。

四、防范信息技术外包风险的策略选择

（一）选择合适的外包商，做好对外包商的管理

从企业角度来看，是否选择一个较为合适的服务接包方对于信息技术的外包是否成功是相当关键的。企业在外包之前，应当通过各种方法来达到充分了解、评估并确定合适的接包方来达到促进外包管理的目的。企业在外包之前要从技术实力、经营管理的状况、财务的状况以及信誉程度等方面对接包方进行综合的评估。

（二）重视对外包的过程管理

在选择了比较妥当的信息服务的接包方之后，企业在外包合同的执行期间，仍然要重视对接包方的管理，而不能放任不管。必须密切注意项目的发展动向，并通过成立监管小组来实现这一目的。监管小组需要及时对合约的执行情况进行监督和反馈，通过修改合同的方式及时补充修改企业的业务需求，要与接包方进行谈判、磋商、对接等活动等等。另一方面，在对外包商进行风险管理的同时，也要积极发展同接包方的关系，与接包方一起建立良好的合作关系，与接包方建立其基于信任、交流和满意与合作的、长期互动的关系对于软件外包的成功与否是至关重要的。

（三）实施外包的成本核算，控制额外成本

从成本的角度考虑，外包成本一般包括显性的成本以及隐性成本，相对于显性成本，隐性成本非常不容易被估计，而隐性成本的出现会造成外包的成本大大多于最初的预估成本。企业进行信息技术服务外包成本的计算时，必须考虑到各种隐性成本和或有事项发生的概率，从而避免高成本风险对外包的冲击。此外，企业还必须核算非外包时的成本，一般来说精确、全面的成本核算之下，节省30%以上的成本是进行外包的决定性因素。

（四）签订完整而灵活的外包合同

外包合同是规范外包行为的法律性依据。一份完整但灵活的外包合同是信息外包项目能否成功的最基本条件，不同的外包项目，需要不同类型的外包合同，在外包合同中，必须明确规定提供的服务、合同的期限、所需要的费用、移交以及绩效的标准、争议的解决、保证和责任、合同的终止和其他条款。除了以上这些必要的内容，企业还需要依据情况设置保密条款、知识产权等补充条款，这对于保护企业的商业泄密和知识产权不被盗用是相当重要的。

在长期的外包项目进行期间，企业也会经历自己独特的增长和变化，产生不同的需求，因此合同条款的签订应该具有一定的灵活性并留有一定的余地。企业必须通过后续管理的需求分析来补充所需要的需求。制定合同时可通过一定的方式来增加合同的灵活性：如增加需求变更、价格调整方法、有关额外服务的内容等条款。

（五）企业仍需不断学习与创新

信息服务外包并不意味着企业可以高枕无忧，从此对信息技术不管不问。相反，企业更应该加强对信息服务的管理和研发。这是因为信息外包服务并不是仅仅为了把一个软件项目外包出去，企业必须根据自身的发展需求，向接包公司进行新的需求。为了信息技术项目的日常运作能够更有效，选择了把项目外包出去的同时，企业也必须学习所处领域的最新技术、发展及其应用，即使信息部门整体外包出去以后，也要保留一部分优秀的信息技术的专门工作人员，应对各种突发事件，并有效监督信息服务的外包公司。企业相关高层也应该在企业内部倡导良好的信息技术学习氛围，以使企业更好的适应外界信息技术的变化与变迁。

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[3]孙雯.IT服务外包动因及风险问题研究[D].东北财经大学,2006.

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黄长松，安徽安庆人，东华大学旭日管理学院2009级项目管理专业研究生，研究方向:项目管理。

F062.4

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1008-4428（2015）02-12-02