信息时代开发利用高校档案资源服务社会公众需求

牛函娟

[摘 要]档案资源服务社会已是当前信息化社会发展的必然要求，高校档案部门必须适应新形势，适时开发利用高校档案资源服务社会公众需求。文章针对我国目前社会公众档案需求特点及影响社会公众档案信息需求的主客观因素进行了分析，提出了开发利用高校档案资源服务社会公众需求的途径。

[关键词]信息时代；开发利用；高校档案资源；社会公众需求

高校档案是指高校及个人在从事教学、科研、党政管理过程中形成对学校和社会有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。与其它档案相比，高校档案具有重复性、连续性、专业性、学术性的特点。作为国家信息资源重要组成部分的高校档案，只有通过高校档案机构对档案实体所蕴涵的信息进行科学分析与研究，找出其发展的内在性和规律性，才能更好地为学校各项工作和社会公众需求提供参考。开发利用高校档案资源包括开发和利用两方面，二者互为因果，相辅相成。开发是基础，是通过信息的生产来确保信息的供给；利用是目的，是实现信息的价值。随着社会进步，社会大众对档案需求更加迫切，合理开发利用及优化配置高校档案信息资源，提高利用率，实现其价值，更好地满足学校和社会公众的需求已成为每个档案工作者肩负的责任。

一、社会公众档案需求特点

当前，随着知识经济时代的到来，社会公众获取知识（包括档案信息）的愿望十分迫切，但不同层次、不同年龄、不同职业的个人对档案需求存在较大差异，总体呈现以下几个特点：

1、需求动机的潜在性

社会公众档案需求和人类其它需求一样往往是以人的意向、愿望、动机等形式表现出来，和专家学者、组织机构人员的档案需求相比，其需求具有极大的潜在特点，即当社会公众因某种实际需要产生档案利用动机时，这样才可能使需求者由潜在的档案利用者转变为实际的档案利用者[1]。

2、需求目的的专指性

社会公众需求档案信息是为了实现知情权、解决问题、完成工作目标[2]。对于社会公众而言，他们对档案需求的目的非常明确，即通过查阅所需的记录事实清楚和做出详细结论的档案材料[3]来解决现实问题，以正当的手段来维护自身的合法权益，利用档案的目的性、专指性强。

3、需求内容的民生性

社会公众对档案需求要求档案资料具有真实性和完整性，主要体现在与其切身利益密切相关的涉及房地产档案、婚姻档案、社保档案、人事档案等方面的民生档案，其档案需求在内容上具有很强的民生性。

4、需求形式的单一性

随着信息化时代的发展，公众对档案的需求利用形式不断向多元化趋势发展，由于目前的公共档案馆仍以现场服务为主且数字化服务水平低，没有真正做到服务“民生化”、“普及化”，结果导致社会大众档案利用仍比较单一，即通过复制、摘抄或复印这样简易、原始的方式来获取档案资源。

二、影响社会公众档案信息需求的因素

高校档案信息资源具有信息含量高、信息利用广的特点，使档案的开发利用工作越来越受到高校档案部门的重视，这不仅是学校自身发展的需要，也是社会公众迫切获取高校档案信息需求的需要。目前在档案信息传播过程中影响社会公众对档案信息需求的因素主要分为主、客观两类：

1、客观因素

馆藏因素：多数高校档案馆因馆藏资源有限，内容陈旧、信息量小，从而影响公众对档案信息的需求。社会环境因素：档案是人们在社会实践活动中形成的最原始的资料，直接影响社会公众档案信息需求。早在43年前瑞士的奥斯卡·高耶就指出：“档案馆今天所面临的挑战，使其所担负的职责与所拥有的资金差距越来越凸出，而且越来越严重”[4]。一般来说，社会经济文化环境越高，社会档案信息需求就越大。近些年，虽然我国社会经济文化环境水平在逐步提高，但整体上层次不齐，存在差异，使得社会档案信息需求受到了限制。语言因素：档案信息是通过档案语言展现出来的，各国档案基本上是用本国语言进行编辑而建立的，如果在档案信息流动传播过程中，利用者和档案机构之间缺少共同语言，势必阻碍档案利用需求。

2、主观因素

思想观念因素：长期“重保密，轻开放”、“重保管，轻利用”的思想观念，使得档案中大量有价值的信息未被科学利用，加之档案人员缺乏积极主动服务意识，在一定程度上挫伤了档案利用者的积极性，进而影响公众的信息需求[5]。利用者心理因素：不同年龄、不同性格、不同职业档案利用者的主观心理对档案信息需求有着很大的影响，若科学利用将促进利用者对档案信息的需求，若被忽视则伤害利用者对档案信息需求的主动性，以此影响公众对档案信息需求。

三、开发利用高校档案资源服务社会公众需求的有效途径

随着社会的不断发展，社会各领域对高校档案资源需求呈现多样性，主要体现在了解和研究高校历史、提供甄别鉴定查证咨询、素质教育和德育实践、公众休闲利用等方面。与社会其它信息机构相比，高校档案具有得天独厚的信息资源优势，如其蕴藏大量的具有很高价值的教学、科研及优秀科研成果等档案信息，这些都可为开展社会化服务提供有力保证。在新形势下，要想更好地服务社会公众需求，高校必须积极拓展有效服务途径。

1、丰富优化馆藏，建设具有高校自身特色的数据库

馆藏是高校档案馆开展服务工作的物质基础，没有丰富优化的馆藏资源而要做好服务社会公众需求都是纸上谈兵。因此，在保证接收档案完整的同时，认真做好鉴定工作，并根据形势的发展适时调整档案接收范围，把在生产过程中产生的有价值档案纳入接收范围，用以丰富优化馆藏资源。要想更好地服务社会公众档案需求，高校档案部门就应主动地向社会开展档案资源调研工作，根据调研情况和学校专业特点，有选择、有重点地建立、健全能从不同层面反映学校历史全貌的形式完整、内容丰富的如鉴别学生毕业证、学位证真伪的学籍档案数据库；建立学生成绩档案数据库；建立高校科研成果档案数据库等各类数据库，这样使馆藏信息资源更加丰富，更好地为社会化服务提供信息保障。

2、充分利用网络提供社会化服务

共享作为信息社会和网络时代的重要特征之一，档案信息资源只有通过共享，才能最大限度地快速传播和有效利用[6]。因此，高校档案部门应积极建设体现服务意识、提供公益性信息服务的功能齐全、内容丰富、充满个性化的网站，最大限度地实现档案信息的共享，满足公众需求。

3、重视横向交流，加强纵向协作

各高校在档案服务方式、管理制度、人才资源、技术手段上都有自己的特色和亮点，高校档案要更好服务社会公众需求，就必须拓展档案服务功能，积极与其他信息机构、政府部门、科研机构开展协作服务，取长补短，资源共享，不断提高本单位的对外服务能力和水平，共同解决面临的信息需求问题。

4、正确处理利用和保密的关系，适时加大开放档案力度

保存档案就是为了利用，但在档案利用的同时要坚持保密原则。依照高校开放档案的相关规定和保密原则，在应当开放的档案及早做好开放工作的同时，采取积极有效措施，制订具体的开放查询目录并加大宣传力度，让社会公众更好地利用档案。

5、完善档案信息资源管理制度，提升档案管理者素质

目前，高校档案信息建设工作正处于一个逐步完善的阶段，与之相应的制度还不健全，另外高校档案管理者的结构不完善，这些不利因素直接制约了高校档案事业发展。因此，高校档案管理部门在不断完善档案资源管理制度的同时，提升档案管理者素质，转变服务理念，以积极进取的心态，不断接收新知识，提高专业水平，通过创新，拓展形式多样的服务手段，提高档案在社会各行业的流通。

总之，随着高等教育体制改革的进一步深入，在档案利用的数量、范围及内容上都在不断增加，做好档案信息资源的开发利用，创造良好的社会效益，增强档案信息资源开发利用能力，既是高校发展与档案建设工作的要求，又是档案工作适应信息化社会发展的必然趋势。作为高校档案工作者，应积极响应这一新的发展趋势，不断更新业务知识，强化服务观念，创新服务方式，运用现代服务手段，适应新的服务需求，为高校及社会提供丰富的信息资源和最优的服务，满足社会公众需求。

参考文献：

[1]马文洁.档案利用者需求动机实用性浅析[J].黑龙江史志，2011，5：56～57

[2]曹树金，杨涛.国外用户信息需求及满意研究进展[J].图书馆论坛，2006，26（6）：70～75

[3]王宇晖.档案用户群体需求特征研究[J]，湖北档案.2008，4：11～13

[4]《第十四届国际档案大会报告集》，北京：档案出版社，1986，pp20

[5]巩宝荣.论档案信息传播的障碍[J].档案管理，2001，1：6～7

[6]张文亮.网格技术在档案信息资源管理中的应用[J].云南档案.2009，5：23～25