综述档案的形成

王英

(湖北职业技术学院,湖北孝感 432000)

综述档案的形成

王英

(湖北职业技术学院,湖北孝感 432000)

档案是社会组织或个人在工作活动中采用书写,绘制,拍照,录音,录像等方式记载,并保存下来供查考的原始信息,档案的历史可谓源远流长。

人事档案 档案管理 真实性

根据考古证实，我国现存最古老的甲骨档案出现在公元前14世纪前后的殷商时期，至今存在了四千余年。千百年来，随着生产的发展和技术的进步，档案的载体由早期的龟甲兽骨，青铜器皿，竹简木牍，石料，兼帛等材料等发展为纸张，现代以后又出现胶卷，磁带，计算机磁盘，光盘等为载体的新型档案。与此同时，档案形成者的范围不断扩大，从以官方机构为主要形成者，发展到各类企业、学校、医院以至于家庭或个人都形成档案；档案的内容从主要记载国家事务，逐渐扩展为即在各种社会生产，生活和自然现象，档案因此成为一种全面记录和反映国家和社会历史发展状况的宝贵的信息资源。

1 何谓档案

档案是各类单位或个人在社会活动中直接形成的供保存备查的各种形式的原始记录。

所谓原始记录，是指首次生成并以一定方式记录在某种载体上的信息。它包括行政文件，经济文件，科研设计材料，手稿，日记，书信，家谱，照片，录音，录像，数字化信息等。比如:单位在行政管理工作中形成并保留下来的决定，会议记录，在生产活动中形成并保留下来的生产计划，产品设计图纸，在商务活动中形成的客户信息记录，销售情况记录，在员工聘任和考核中形成并保存下来的表格，在财务管理中形成的会计凭证，报表，等等。

2 档案从何而来

2.1 档案形成者的类型

档案形成者的类型非常广泛，就组织的角度而言，档案来源于依法成立并能以自己的名义行驶权利和承担义务的各种组织，即“法人”。它包括各级党政机关、各种工商业、金融保险业、房地产业、信息产业、服务业的公司、各类教育、科研、卫生、文艺、体育、社会福利机构，还有学会、协会、商会、等社会团体，档案在这些单位内是按照职责分工连续地，有规律地形成的。

2.2 档案与其形成者的关系

档案是形成者的自身活动中的形成的，属于同一个形成者的档案之间存在着不可分割的密切联系。比如；一个企业进行管理，开展经营活动形成的工作制度，操作流程和规范，各种会议记录，各种合同和客户等级，产品生产或销售记录，产权证明，财务账目等，这些文件既是这个企业开展工作的工具，有记录了其活动的实际过程，能够全面、系统的反映这个企业的历史活动面貌，是一个有机的整体，因此，这些档案不能分散，应集中管理。

3 档案如何形成

档案是单位或个人在现实工作中形成和使用的各种文件的转化物。由于单位和个人的社会职能、活动方式、沟通渠道不同，因此，其档案在形成过程上也存在一定的差异。单位档案的形成过程比个人档案要复杂一些，它们一般都要经过一系列的工作程序之后才能形成。在这里我们以单位的档案为主描述和分析其形成过程。

3.1 处理完毕的文件才能成为档案

档案是从文件转化来的，档案与文件是同一个事物的不同运动阶段。文件是单位开展各项工作的办事工具和沟通媒介，具有时效性。而档案的主要作用是备考。所以，只有当文件处理完毕以后，不需要在单位的现行工作中运行了，才可以作为档案保存。

3.2 文件能否转化为档案需要人们通过鉴定来决定

文件的查考利用价值主要是指其在事实、证据、知识等方面对人们和社会的有用性。在文件向档案转化的过程中，查考利用价值是档案形成的关键因素和条件。只有具有查考利用价值的文件才有必要作为档案保存。

3.3 经过立卷归档集中保存起来的文件,才最后成为档案

从档案形成的过程看，档案与文件之间有着天然的密切联系.也有着明显的区别，具体表现为:文件是档案的前身，档案是文件的归宿:文件是档案的基础，档案是文件的精华；文件是档案的因素，档案是文件的组合。档案是由各种文件有条件地转化来的，这就是档案形成的一般规律。掌握档案的形成过程和条件，是我们正确地处理文书工作和档案工作之间的关系，科学地开展档案管理工作的前提。

4 档案的外在形式

档案的外在形式是指其外貌特点。社会活动中原始信息记录方式的多样性决定了档案形式的多样性。

4.1 档案实体的构成要素

档案实体的构成要素包括档案的载体、档案信息的表达方式和档案信息的记录方式三个方面。

档案的载体是指承载档案信息的各种物质。我国从古至今使用过的档案载体材料有甲骨、青铜、石材、竹简木牍、缣帛、纸张、胶片、磁带、磁盘、光盘等；从发展进程来旨，档案载体制造工艺中的科技含量越来越高，体积越来越小，越来越轻便.而它们所承载的的信息量则越来越大。档案信息的记录方式，包括文字、图示、图像、声音四种类型，例如，行政文化多采用文字表达方式，产品设计文件多采用图示或图像的表达方式等。

档案信息的记录方式是指档案信息与档案载体结合的手段，包括刻铸、手写、印刷、晒制、摄影、录音、录像、录入、刻录等方式。

4.2 文件用途的表示方式

文件有不同的用途，文种名称则是文件用途的表示方式。时代不同，文件种类以及名称也各不相同。例如:现代社会，各单位在行政管理中有章程、条例、命令、决定、意见、请示、意见、请示、报告、通知、通报、公告、计划、总结等。

5 档案的本质性质

档案握原始的历史记录，这是挡案的本质性质，也是档案区别于其他信息的主要特征。原始记录性作为档案本质属性的根本原因在于，档案是其形成者在工作活动中形成和使用的原始记录的转化物。首先，档案是原生的或首次生成的信息而不是时候编写或制作的再生信息，因而具有原始性的特点:其次，档案的内容直接记载着其形成者工作活动的“现场”情况，可以客观地再现当时的情形，因而具有记录性的特点。在我国，档案的原始记录性受到国家法律的保护。《中华人民共和国档案法》规定，对损毁、涂改、伪造档案等行为，根据情节轻重，给与行政处分，直至依法追究刑事责任。因此，各单位的工作人员以及每个公民必须依法保护档案的原始面貌，维护好历史真实性的源头。

[1]肖秋惠著.《档案管理概论》.武汉大学出版社,2009年8月出版.

[2]张虹著.《档案管理基础》.中国人民大学出版社,2013年1月出版.

[3]朱玉媛 著.《人事档案管理原理与方法》.武汉大学出版社,2011年11月出版.