试论科技资料及科技档案的管理

李丽

摘 要：随着科学技术的发展，在人们的生产和科技活动中，将会产生为生产和科技活动本身服务的科技档案与科技资料，两者都是为企事业单位提供科技情报信息和交流的重要工具。然而，在新形势下，对于如何加强科技资料与科技档案的管理仍然是一个国家和企事业单位所面临的问题，分析科技资料与科技档案的管理，使科技资料与科技档案在生产和科学活动中产生巨大的经济和社会效益。本文对科技资料及科技档案的管理进行分析探讨，希望对科技资料及科技档案的管理起到积极的促进作用。

关键词：科技资料 科技档案 管理

中图分类号：s882 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2014）10（a）-0000-01

所谓科技资料，是指前人在生产和科学活动中所记载的理论、实验方法、经验总结等，而科技档案是指本单位中科技人员所记载的科学技术及劳动成果等，其是一种特殊的科技资料，该两者都具有能转化为物质生产力的共性，在一定条件下，其是可以相互转化的。本文对科技资料及科技档案的管理进行分析探讨。

1 科技档案资料管理的作用分析

众所周知，科技档案资料是记载人类在改造和征服自然所获得科学技术的劳动成果，其具有存储和历史鉴证的功能。在现代的科学技术中，由于科技档案资料是提供科技情报信息交流的重要工具，对于一个企事业单位的档案资料管理部门来说，其拥有大量的科技资料、文献、科技档案及产品样本等资料，在这些科技档案资料中，不仅可以反映出同行所用的先进的科技成果，也可以成为企事业单位科技情报交流的重要源泉。因此，加强科技档案资料的管理是非常重要的。提高科技档案资料管理人员的业务水平，在收集、整理和检查上，应提高科技档案资料的管理手段，从而有针对性地整理出企事业单位生产和科技活动所需要的情报信息[1]。

2 科技档案和科技资料的管理

由于企事业单位拥有大量的科技资料和文献等资料，在信息时代下，加强科技档案和科技资料的管理具有十分重要的意义。因此，在科技资料及科技档案管理中，应从收集、整理、设备技术、规章制度和服务措施方面入手，下面对科技资料及科技档案的管理措施进行分析：

（一）科技资料管理

1、资料收集。在科技资料收集中，可以通过网上订购、现场收集、交换等方式，根据企事业单位的实际情况收集相关资料，例如某检验检疫局通过建立基层单位资料室为本单位检验检疫工作服务，收集的科技资料主要包括科技图书、技术标准及专业期刊等，其主要通过科技情报部门、书店及网络查询等途径收集的。该检验检疫局每年通过实施专项资金进行各种期刊杂志、图书的购买，并采用统一集中订购的方式，将收集的资料储存于图书资料室。

2、科技资料分类。根据科技资料的来源，可以将科技资料分为科技图书、专利文献、科研技术档案、电子信息产品、科学报告、会议文献及期刊等几类。分析该检验检疫局的图书资料室中各类图书整理，据资料统计，该图书资料室有各类图书3万余册，其中，各类科技期刊就有100多种，中外文如英、俄、德等期刊有50多种，标准汇编有1万多册。该检验检疫局为了充分发挥馆藏文献的作用，其将馆藏资料分为了科技图书、期刊、技术标准及网络查询下载资料等几类，第一，科技图书，以《中国图书资料分类法》为依据，采用微型计算机进行分类、编目和排架；第二，期刊，分为专业期刊、检索性期刊，将中外文期刊分开，过刊和现刊分开，对于过刊的处理，按年度装订成册，并分类存放；第三，技术标准，根据使用范围分为国家标准、行业标准、国际标准；第四，网络技术，图书资料室配置用于图书编目、资料检索和网络资料查询的微型计算机。

3、规章制度和开展咨询服务。为了保证图书资料规范，建立了图书室管理制度，同时也开展了咨询服务和馆际互借服务，帮助科技人员及时查找所需要的资料，通过办理大型综合图书馆和部分大专院校图书馆等单位的公用借书证，不仅方便了科技人员图书资料的借阅，也弥补了本单位图书资料的不足之处。

（二）科技档案的管理

科技档案是按照本单位归档制度，记录真实历史信息和劳动成果，并集中保管的技术文件材料，具有真实性、专业性、保存性的特点。科技档案具有现实使用价值、历史鉴证和长期工作考察的作用，因此，在科技档案管理中，应注重资料收集、整理、保管和鉴定等方面的管理。分析科学技术研究文件材料档案的立卷范围，主要包括科研准备、研究实验、总结鉴定验收、成果登记和奖励申报及推广应用等五个阶段，其中，在研究实验阶段，主要包括原始记录、实验报告、技术标准编制、专利申请材料等内容，在科技档案管理中，只有确保了科技档案的内容质量和案卷质量，才能保证科技档案管理到位。

因此，在科技檔案管理中，应做好档案资料质量管理，在科研档案立卷归档制度基础上，第一，做好归档前控制，包括准备建档和进档的科技文件，当科技人员申报科研指标项目和填写计划任务书后，有科技管理部门对申报的文件进行审查，注重重要材料的审查，安排专门人员负责科技文件收集、整理、保存等工作，以保证归档材料的正确性和完整性；第二，归档时控制，在资料档案归档管理注重，一方面，采用集体审查的方式对科技文件材料进行审查和鉴定；另一方面，做好科技文件材料的归档整理，尤其是科技材料的真伪鉴别、内容质量的鉴别和检查书写是否已符合档案要求，安排专业的专家鉴定委员会对科技文件材料进行审查和鉴别，由于科技档案的专业比较广泛，技术也较复杂，为了方便技术领导及专业鉴定委员会审查和评价，也可以采用科技成果查新检索，以保证科技档案的质量；第三，反馈控制，档案管理部门安排专业人员对科技文件档案进行检查和评价，若发现科技档案有问题，应及时纠正，使科技档案更富有成效性。

结束语

随着生产技术和科学工作的不断发展，各行各业都实现了大量的科技成果，为了有效记载本单位科学技术的劳动成果，做好科技资料和科技档案的保存和管理是非常重要的，充分利用计算机技术来加强科技档案与科技资料的管理，做好科技资料与科技档案的收集、整理、保存和归档管理，使科技资料和科技档案有效转化为物质生产力。

参考文献

[1] 孙晶. 浅谈加强科技档案管理服务于工程建设的有效途径[J].科技致富向导，2013，18：312.

[2] 韩秀丽.加强企业科技档案管理[J].科技致富向导，2013，23：118.

[3] 闫宝霞.浅谈信息时代科技档案管理工作[J].黑河学刊，2013，02：175-176.

[4] 王毅，张景娥，张铁桦，刘凡，祝茜.加强农业科技档案管理更好地服务农业科技创新[J].农业科技管理，2013，05：60-63.