基建工程档案资料整理与管理研究

贾佩

摘 要：随着高校基建管理工作及基建审计工作的日趋繁重，与此同时形成了大量的基建工程资料。如何对基建过程中形成的有关档案进行制度化、规范化的管理并从中提取相关信息进行再分析与研究、产生更多价值以及通过档案管理与应用研究对提高工作质量和工作效率有着重要意义，同时对于上述问题的深入研究已成为摆在当前广大高校基建工作者面前的重要课题。

关键词：基建项目;工程档案资料;整理与管理研究

中图分类号：G271文献标识码： A

基建档案在整个企业档案中有着非常重要的地位,对档案资料进行管理与监督,虽然对工程建设没有直接影响,但是却贯穿于整个建设过程中的方方面面。将基建档案管理好,能够为企业之后工程扩建、设备检修、技术改造等提供齐全并且真实的资料。因此,对基建中档案的管理以及监控加以重视十分必要,想要提高档案的真实性与可靠性,应当与基建进度保持同步对项目中涉及到的环节采取高效监控,确保档案资料的管理以及监控紧跟工程建设的步伐。

一、基建项目工程档案资料整理与管理现状总结

（一）基建工程档案资料内容类别繁多、形成过程复杂，导致收集整理困难。

基建项目从立项到竣工验收时间跨度长达多年，涉及的经办人员和行政审批单位及业务实施单位众多，期间形成的档案资料种类繁多，品目繁杂。例如有项目立项资料（项目可行性研究报告、环境评诂报告、投资概算、项目立项审批文件等）、项目建设前期准备资料（选址方案规划红线图、初步设计方案、初步地质勘察资料等）、建设项目前期实施资料（设计施工图、施工图审查文件、消防审查意见、建设工程规划设计许可证、人防费、城市配套设施建设费税支付资料等）、施工招投标资料、施工合同资料、设计变更资料、隐蔽记录资料、现场签证资料、市场材料设备调查资料、竣工结算资料等。如果一个基建项目案卷中再将相关法规、章程、机构管理文件制度、工作计划总结等都资料装入档案，势必造成一个工程项目的案卷，少则七八本，多则几十本，加之经办人员及机构调整给基建档案的整理、收集、利用造成诸多不利因素。

（二）基建审计人员档案整理收集管理专业知识欠缺及档案重要性认识不全面，导致基建审计档案资料整理欠齐全、欠规范。

1、按照《湖南省教育系统内部审计工作实施办法》第三十三条 “被审计单位应在收到审计报告之日起三十个工作日内将审计决定执行情况和审计意见、建议的落实情况，以书面形式报告内部审计机构。审计报告经领导批准后，可在一定范围内实行公告。”但目前绝大部分被审计单位未能按时报送审计意见、建议的落实情况，造成审计档案无法按时归档。

2、在审计工作实践中，目前还存在部分单位及个人对审计认识不够，在提供材料时不愿签名，盖章，造成审计证据材料不完整。审计人员在审计项目完结后，未能及时对审计档案进行整理，整理时未能按《审计档案管理办法》要求排列文件材料的顺利，增加了审计档案整理的手续，延长了审计档案归档的时间，也增大了事后查阅审计档案的难度。

二、高校基建工程档案管理所存在问题的归因

（一）基建审计档案管理人员因素

当前，我国高校审计部门普遍存在审计人员少、日常任务繁重的情况，这在客观上造成了“重实施而轻档案”的思维形成。这些反映在一些高校领导和基建审计工作的审计人员对于档案工作不能很好地理解，只注重基础设施项目的审计实施，产出结果只需要出具的审计报告、提出的审计意见及做出的审计决定，审计工作便结束了。忽略文档的收集、整理和归档，甚至认为档案整理工作就是整理了大量的原始凭证，是浪费时间和精力来做一个“证书原件”，而根本不把审计数据的整理归档提上议事日程。

另一方面，基建审计档案管理职位对于基建工程、审计和情报学等方面知识均有一定的要求，具备以上知识技能或符合岗位设置需求的人员稀缺且培养周期长，这导致了高校基建审计档案管理人员大都是兼职且未接受系统的专门业务培训。许多单位没有专职的内部审计档案管理人员，很多重要的审计工作数据存储在个人手中，随着时间的推移和人事变动，资料随之散失；一些单位虽然有专职档案工作人员，但并没有经过专门培训，业务不熟悉与文件归档范围和标准不清，随意性较大，资料收集不齐备。这些都导致了整理所得档案无法妥善保管并难以查找、少有利用价值的现状。

（二）基建工程档案管理的技术因素

基建工程档案管理的技术因素，笔者主要通过两个层面来进行考量。

首先，关于基建工程档案管理的理论研究还比较薄弱。利用中国知网（CNKI）的学术文献网络出版总库，以主题为检索途径，以“审计档案”为检索词，匹配方法为“精确”，得到检索结果仅为553篇。尽管这并不能体现出全部数据，但是也可以从某种程度了解到，审计档案的理论研究文章数量较少，而且研究深度也有待深入。若用“基建审计档案”及相关词汇进行检索，仅仅只有一篇文章。这些审计档案的文章，大部分是探讨审计档案的收集、整理等比较浅显的若干问题，理论深度与广度都有待提高。

其次，关于基建工程档案管理的方式较为陈旧。尽管高校内部审计在职能或功能上不断丰富，审计档案的量与信息量也越来越大，但是，审计档案管理如果仍旧停留在纸质的手工阶段，这不仅是体现在效率上的低下，也体现在审计档案的记录范围与记录方法上的落后。

三、加强高校基建工程档案整理收集管理应用的建议

（一）提高基建工程档案管理人员的认知水平

1、注重基建工程档案管理人员知识面的拓宽。

基于上述表述，可以提出如下解决对策：首先，高校要大力培育专门知识人才。新思路、研究能力强、爱岗敬业的人员，可以提供源源不断的人才和智力支持，这也是工程档案管理工作可持续发展是实现的根本源泉。

其次，加强在职人员的培训，处理好档案工作与业务学习之间的关系。档案管理人员要继续加强学习，培养自己良好的理论基础和基本技能的能力，尤其是跨学科学习。审计档案管理人员通过培训，促进更新他们的知识、拓宽视野、掌握先进的文件技术。此外，还要重视职业道德教育，努力提升档案工作者的使命感和责任感。

再次，与时俱进、更新知识结构。档案管理人员不仅要有档案管理的专业知识，还要掌握计算机技术、充分利用网络资源、不断提高他们的创新能力。同时，要积极开展审计档案管理经验交流会，邀请专家进行业务指导，大力开展学术研究。

2、加强对基建工程档案管理重要性的认知

加强工程档案管理工作不仅仅是内容和方法的问题，更重要的是人的问题，工程档案管理应采取以“人”为本的思路。要建立主审人员立卷负责制、审计项目与审计档案同步完结制、按时按质按量定期归档制等档案管理制度，制定合乎实际、能够执行的审计文件质量激励制度，丰富完善审计文件的质量问责制，加强审计文件规范工作的检查、严格的审计文件质量检查，对由于工作马虎而导致文件的质量变差，并导致严重后果的人员，应该被追究责任。

（二）提高基建工程档案管理的理论与技术水平

在学科重大理论与基础理论研究方面，研究人员的匮乏与研究能力不高，是导致学科理论多年来没有创新与突破的重要原因之一。同样，很多时候工程档案管理利用涉及到的具体问题要求管理人员具备除了专业素养外，还要具备其他方面的知识，如：建筑学、经济学、政治学、情报学等等。此外，开展计算机管理档案工作是大势所趋，这对档案的保管、利用其效率会越来越高。如果能把高校中理论研究工作者的优势与基建部门档案管理人员的实践优势结合起来，发挥“两个优势”，形成一门学科，不仅将对工程档案管理的理论和实践都会产生积极的影响与推动作用，也将为此类领域源源不断地提供人才。

参考文献：

[ 1 ] 科学技术档案案卷构成的一般要求

[ 2 ] 建设工程文件归档整理规范

[ 3 ] 建设工程造价资料积累与运用