浅谈加强和改进对企业档案工作的监管

严　方

（淮北矿业集团公司档案馆，安徽　淮北　235006）

浅谈加强和改进对企业档案工作的监管

严方

（淮北矿业集团公司档案馆，安徽淮北235006）

摘要：各级档案部门应适应政府职能转变、企业改革与发展的形势，及时改变管理手段，根据档案法律法规的授权，加强对企业档案工作的监管，引导企业依法开展档案工作，提高企业档案工作法制化、规范化水平。

关键词：企业档案；法律法规；目标管理

企业档案工作目标管理是根据国家有关企业档案工作的法规、标准及企业档案工作现状和近期发展计划，制定出企业档案工作评估标准，并按规定的办法、程序进行考评、认定等级的一种档案工作管理方式。通过开展档案工作目标管理活动，许多企业明显提高了档案管理水平，增强了档案服务能力。

但是，随着国家改革发展和政府职能转变，在国务院决定取消的第一批行政审批项目中，就包括取消国家档案局对企业档案工作目标管理等级的审批。这样一来，不少地方的档案部门和企业感到措手不及，企业档案工作似乎一下子失去了一个重要的抓手。在此情况下如何进一步加强企业档案工作？笔者认为，各级档案部门应当适应政府职能转变、企业改革与发展的形势，及时改变管理手段，根据档案法律法规的授权，加强对企业档案工作的监管，引导企业依法开展档案工作，提高企业档案工作法制化、规范化水平。

1　建立直接监管关系

档案部门以前对企业档案工作进行业务监督指导，一般通过企业主管部门联系。经过近年来的政府机构改革，企业主管部门转变职能、撤销或合并，通过主管部门联系企业的途径已不现实，档案部门必须直接面对企业。《档案法》第六条规定：“县级以下地方各级人民政府的档案行政管理部门主管本行政区域内的档案事业，并对本行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作实行监督和指导。”据此，国家档案局与中央企业、安徽省档案局与安徽省属企业已分别建立档案业务监督指导关系，明确了档案部门监督指导的具体内容、企业开展档案工作的主要义务。市、县档案部门也应参照这种做法，在同级国有资产管理部门的配合支持下，分别与市、县所属重点骨干企业建立业务监督指导关系。要保持监管渠道的畅通，并以监管重点企业为突破口，研究尝试逐步将更多的企业纳入档案行政管理范围。

2　引导企业规范档案行为

无论企业如何发展变化，其各种行为必须符合国家法律、政策的规定，这一点随着依法治国国策的深入实施已被普遍认同。作为代表政府主管档案事业的档案行政管理部门，其对企业档案工作进行管理的最重要职责，就是监督、指导企业贯彻执行国家档案法律法规和有关方针政策，引导企业规范档案行为。过去推行的企业档案工作目标管理，是把档案法律法规、标准规范的要求细化为具体条款，企业据条款执行，现在企业自主权扩大，应该允许企业在法律许可的范围内有更大的操作空间。因此，档案部门的工作重点应放在政策引导方面，而不是具体操作层面。要有系统地向企业发送、传达、宣传国家档案法律法规、方针政策，结合本地实际制定关于企业档案工作的办法、规定、标准、规范，让企业及时知晓国家对档案工作的最新要求，使企业档案工作有法可依、有规可循。

3　加强执法检查

做好档案工作虽是企业的一项法定义务，但也有少数企业片面追求经济效益，忽视基础管理，档案法制意识淡薄，以致档案工作不作为，甚至不同程度地存在档案违法行为。《档案法实施办法》第八条已赋予县级以上地方各级人民政府档案行政管理部门依法查处本行政区域内档案违法行为的职责。档案行政管理部门对企业档案工作的管理，要变以行政手段为主为以法律手段为主，辅以经济、宣传教育等手段。要立足档案行政执法主体地位，理直气壮地开展档案执法检查工作，加强对整改工作的监督，做到执法必严、违法必究，体现法律威严。要围绕具体档案违法行为的查处，大张旗鼓地进行宣传，扩大社会影响面。此外，可以考虑结合安徽省推行的档案年检制度，将省、市、县所属企业分别纳入省、市、县直属单位档案工作年检范围；加强与同级人大有关工作部门、政府法制部门的联系、协调，定期或不定期对企业贯彻执行档案法律法规情况进行专项检查。

4　坚持分类指导的原则

由于企业所有制性质、生产经营规模、涉足行业等的不同，企业档案工作管理模式、发展水平等也不尽相同，对企业档案工作的具体要求应尊重个体差异，坚持实事求是、分类指导的原则。对大型企业和企业集团，特别是经济效益好、工作积极性高的，应坚持高标准、严要求，除了指导其做好自身档案工作外，还应要求其指导所属单位（包括驻外机构）做好档案工作。对关系国计民生的企业，应加强对其新建项目档案工作的指导，确保项目档案的完整、准确、系统。对非国有企业，要重点研究对其形成的对国家和社会具有保存价值的档案进行监控的范围、方式，指导其管理好这部分档案，自我完善档案工作，对各类中小企业，要特别注意发挥工商业联合会、行业协会、中小企业协会、个体私营者协会等民间组织的作用，协同引导这些企业的档案工作步入法制化、规范化轨道。

5　发挥典型示范作用

安徽省企业档案工作经过多年的发展，出现了许多亮点。笔者所在的淮北矿业集团有限责任公司，档案工作始终坚持以服务企业安全生产为宗旨，积极参与、融入、渗透到矿井各项工作中去，切实发挥了档案应有的作用。档案人员经常深入基层进行调查研究，了解其需要，以此来确定工作的重点和服务方向，努力做到超前编研，充分挖掘档案的内在潜能。目前，淮北矿业集团档案馆共有案卷目录285本，全引目录134本，归档文件目录29本，机读案卷级目录17777条，机读文件级目录94859条。由于企业档案工作水平不断提升，淮北矿业集团档案馆于1991年晋升为国家一级档案管理单位；并先后被煤炭工业部、安徽省评为“七五”、“八五”、“九五”档案工作先进单位；多次被评为全国煤炭档案工作先进单位；2003年被评为全国档案工作优秀集体；2005年至2008年连续被评为安徽省档案先进单位。

除此之外，安徽省有的行业内企业档案工作齐头并进，整体发展水平高；有的企业依法行使档案管理职能，收效显著；有的企业档案业务建设基础扎实，在纸质档案整理、电子文件归档管理、照片档案管理等方面有特色；有的企业综合档案室建设规范，档案保管条件好；有的企业开展档案信息服务，取得了明显的经济效益和社会效益；有的企业宣传档案工作，深入职工人心。档案部门要充分发挥先进典型的示范作用，保持敏锐的洞察力，善于发现典型、总结典型经验、提升典型档次，把一些企业档案工作的好做法、好经验推广到更多的企业中去。

6　组织交流与协作

企业档案机构之间进行档案工作经验交流，可以取长补短，少走弯路，达到事半功倍的效果。档案部门应了解企业这一需求，协助、指导企业成立档案工作协会或协作组，为企业顺利开展档案工作搞好协调和服务。近年来许多地方都成立了企业档案工作协作组。协作组是研究、评价、服务创新型企业档案工作的平台，是档案行政管理部门的助手，应在省档案局的监督指导下，开展档案工作协作交流，组织档案工作理论研究，创新企业档案工作手段，提高企业档案工作管理水平和服务能力。

协作组要宣传贯彻《中华人民共和国档案法》《企业档案工作规范》等档案法律法规，促进企业档案工作依法健康发展。在坚持服务、创新、开放、协作、务实的工作原则下，可通过研讨座谈、现场观摩、咨询交流、撰写文章等多种形式，汇集企业档案工作信息、交流企业档案工作经验、推广企业档案工作先进典型，提高企业档案工作整体水平。要反映企业档案工作中存在的问题，研究企业档案工作对策，提供咨询与政策建议，为制定相关政策措施提供依据。协作组组长单位作为协作组的召集单位，应当制定协作组的活动计划，并组织实施；各成员单位应积极参加活动。政府档案部门可以适时召开会议，总结交流协作组的工作经验，推广好的做法，表彰先进，促进国有企业档案工作同步协调发展。